电子文件管理范文第1篇
一、对高校档案电子文件管理的必要性
(一)提高了高校档案管理的质量和效率
随着信息量不断增加,高校档案管理工作越来越繁杂,传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大,在纸质档案管理中,管理员每天都要机械性的做重复的动作,而且单从一项档案管理的步骤来看,从编制目录到整理完毕,需要进行十多项管理程序,这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化,从而提高了档案管理的效率。
(二)有利于档案管理、保护和利用
高校档案的电子文件管理,减少了繁杂的工作量,让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理,因此档案管理的科学性更高,有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理,在翻阅时容易破坏档案,不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理,方便查阅,且安全性高,也有利于保护其档案不被损坏。
(三)适应现代化档案管理的进程
随着信息技术的不断发展,很多档案都通过网络进行管理,现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统,将档案的信息录入电脑,人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料,方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂,管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理,而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁,因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术,简化了以往管理的复杂程序,从而让管理者很快就接受管理工作。
二、高校如何加强对档案的电子文件管理
随着信息化技术的不断发展,各大高校都建立了自己的校园网络,使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用,可以提高了高校整体工作效率与工作水平,高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。
(一)建立档案电子文件管理制度
高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度,把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来,对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定,要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理,将归档后的文件交给档案部门,保证电子文件的完整和正确性,在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中,档案部门应该建立严格的归档流程,并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程,物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。
当对网上形成的电子文件进行归档的时候,电子文件的实体应该归档在档案部门,这是为了保证电子文档的安全性和完整性,交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器,也可以用储存载体,最后再实施物理归档。
(二)采取现代化的信息管理技术,对电子文件档案进行归档
在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物,它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性,防止泄密,同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权,这是最基本的,只有正确的用户名称以及密码才能进行访问,同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证,保障电子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作,只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分,例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。
(三)将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理
档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术,尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识,同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的,为了解决这一问题,可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理,这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时,计算机技术人员来组织实施,把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划,使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。
(四)对电子文件进行前端控制
文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程,我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制,电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术,对文件的管理工作进行统筹规划,使整个管理更加系统化和规范化,优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作,将档案文件管理工作的需求嵌入软件,在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要,在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训,在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记,使电子文件归档的质量得到保障,实现文档一体化。
对高校档案电子文件的管理,有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况,提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中,要注重科学管理档案,保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物,因此管理者要不断加强自身的素质,提高计算机技术以及信息管理技术,完善管理方法。
摘要：随着经济不断发展,高校对档案的管理也提出了新的要求,以便适应繁杂的档案管理事宜。由于学生信息量不断增加,传统的纸质档案管理已经不能适应人们工作的需求,采用现代化的档案管理方式,提高档案管理效率,方便建档管理工作有序进行。本文将对高校的电子文件管理的特点和工作进行简单的分析,为提高高校电子档案管理工作提供参考。
关键词：电子文件,档案管理,高校
参考文献
[1] 王燕.电子文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2014,20(06):63-64.
[2] 徐晓华.档素工作中的电子文件管理浅析[J].邢台学院学报,2013,26(02):45-46.
[3] 粟竹英,雷志萍.高校电子档案的管理特点与要求[J].黑河学刊,2014,11(172):56-57.
电子文件管理范文第2篇
电子政务包含多方面的内容, 如办公自动化、部门间的信息流转、电视会议、公民网上信息公开、电子化社会经济统计等等。很显然, 电子政务不是简单的“上网”, 而是要利用电子手段将政务工作进行重组和再造。电子政务的目标是为了提升运行效率, 增强服务功能。
机关文件, 是指党政群团等社会组织在工作中形成的各种文本。比如, 《国务院关于进一步推进相对集中行政处罚权工作的决定》《关于公布2015年度全省水路运输诚信企业名单的通知》《洋浦区出租汽车经营服务管理规定》《关于公布起重机械制造、安装改造维修鉴定评审人员考核结果的函》等等, 都属于机关文件。
机关文件管理就是指这些文档、电子表格、图形和影像扫描文档的存储、分类和检索。文件管理的关键问题就是解决文件的存储、文件的安全管理、文件的查找、文件的在线查看、文件的协作编写及发布控制等问题。
二、电子政务下的机关文件管理问题
目前, 通过电子政务提高政府管理质量和创新效率, 已成为国内各级政府的共识。但实际上, 随着电子政务的推广, 机关文件管理越来越受到政府的重视, 但是经常会碰到以下的问题:纸质文档保管难, 海量信息无法全部电子化;文件检索系统不科学;归档文件版本不一;网络文件安全问题出现;部门文件无法共享等。
总结来看, 出现这些问题的原因主要有三个方面:
(一) 文件管理滞后。电子政务在建设初期的资金投入很大, 业务应用的广度和深度却有限, 机关文件工作是作为档案公共事业的组成部分, 却由机关档案室来独立承担管理工作不尽合理, 满足公众需求水平的内动力不足。有些机关只强调近期固定资产投资, 马上投资建设文件库, 短时间内采购设备, 却没有专业人员维护, 同时缺乏后期更新的远见卓识, 这都严重影响了电子文件中心的效率和质量。
(二) 文件标准弱化。目前, 我国电子政务标准化建设滞后, 很多地方只能制定符合本地实情的规范, 各部门做电子政务的时候都有自己的思路和方法, 根据分工和预算安排, 文件管理标准不尽相同。特别是长久保存和方便利用这方面, 标准不一, 这些标准的科学性、通用性有限, 使电子文件遭受失真、失存的危险。
(三) 文件安全凸显。文件的管理要创新, 采取的工作方式之一就是电子化, 但是如果文件安全得不到保障, 网络泄密甚至犯罪就可能出现, 导致政府的管理效率和公众形象受到损害。很多机关的文件管理系统不具备电子文件自动归档并安全保管与提供利用的功能。突出问题不能得到解决, 即电子文件的集中、规范管理以及加工利用问题尚未解决。如果不能及时与政务协同办公系统同步实施运行, 将会造成大量珍贵、重要的电子公文遗失, 给保管、保存、开发利用以及为领导决策、各部门提供利用服务等带来极大隐患。
三、创新机关文件管理体制的对策
时至今日, 电子政务的本质就是及时把政府的决策、服务内容、工作程序和办事方式向社会公布。我们应在国家层面上开展国家级文件管理工作, 积极摸索一个可行的标准, 统一技术上的问题, 在细节上由使用者来把关, 甚至可以修改, 为地方机关文件管理提供示范。为推动电子政务的发展, 创新机关文件管理, 应该采取下列策略:
(一) 定位明确。当前必须认识到电子政务与办公自动化的差别, 档案文件管理的目标就是实现电子文件长久存储和便于利用。有的机关档案室把电子文件中心功能定位于长久保存和利用, 而有的则暂时存储, 有的定位于信息公开, 有的定位于文件备份。因此, 机关文件管理要遵循一定的系统原则, 首先考虑电子化的目的, 然后再发挥各要素的功能, 综合各方面的资源优势, 使得电子文件管理体制最优化, 文件管理最科学。
(二) 统一规划。我国机关文件管理可用的标准并不多, 地方很少制定出新的电子文件管理标准。可以借鉴国外先进经验, 对全国政府机关文件管理进行统一规划, 制定统一标准, 采用国际标准, 不但可以减少重复劳动, 还可以加快电子文件管理发展的进程, 我们要汲取与电子文件管理有关的国际标准, 合理地引用到政务工作中来。
(三) 建设数据库。这是电子政务工程的关键, 也是机关文件管理工作的突破点。必须打破各级政府和部门之间相对信息封闭的现状, 重视对机关文件资源的不断开发、更新和维护。电子政务的终极目标就是建设数字档案馆, 在文件中心的基础上, 进一步实现信息化、智能化、保密化, 通过开发海量信息云, 整个政务体系内的文件资源, 为相关部门或人员提供资源共享。
摘要：电子政务是新型的政务管理系统, 而机关文件是政务活动的重要载体。发展电子政务有利于机关文件创新, 既要从理论上认识到文件管理的新内涵, 也要从实践中求实创新。
关键词：电子政务,机关文件,档案,管理
参考文献
[1] 冯惠玲, 钱毅.关于电子文件管理顶层设计的若干设想[J].中国档案, 2007 (4) .
[2] 李翠绵, 李学英.天津开发区电子文件处理中心的建设[J].办公自动化杂志, 2004 (10) .
[3] 王任.电子政务环境下的电子文件中心[J].中国档案, 2007 (4) .
[4] 董相志.谈我国政府办公自动化形态的变迁[J].信息化建设, 2003 (7) .
电子文件管理范文第3篇
【摘要】本文通过结合建筑工程管理中施工文件档案管理的相关内容和特点，并分别从施工文件的收集、管理及态度等方面，简要介绍了当前建筑工程的施工文件档案管理中所存在的问题；同时，分别从施工文件档案管理的制度完善、人才培养和电子信息技术的有效应用等三个方面，分析和探究了建筑工程管理中施工文件档案的现代化管理对策，以期能够给予广大施工管理人员一些参考和帮助。
【关键词】建筑工程；施工文件档案；管理；分析和探究
一、引言
新形势下，随着现代化科技的蓬勃发展，以及建筑工程规模的不断扩大，促使人们在重视施工现场的技术操作与管理的同时，对于建筑工程中的施工文件档案管理工作，也给予了越来越广泛的关注和重视。施工文件档案的管理，不但关系到施工单位的改建、维修及管理等多个方面的工作，同时也是指导施工与保障工作质量的重要依据。可见，深入建筑工程管理中的施工文件档案管理的研究工作，具有极为重要的意义。为此，本文主要根据加强施工文件档案管理所涉及的一些知识内容展开讨论，现具体分析如下。
二、建筑工程管理中施工文件档案的内容特点
在建筑工程管理中，施工文件档案的管理内容一般包括基建文件、工程监理资料、施工资料等。其中，基建文件主要有勘察、测绘、设计文件，工程开工、竣工文件和决策立项文件、商务文件等几种；工程监理资料有监理合同文件、监理资料、记录和验收资料等；施工资料一般是指施工技术、物资、测量、验收记录等方面的资料，同时，还包括各种施工图纸在内。从建筑工程的施工文件档案管理的特点来看，由于工程项目的周期相对较长，所涉及的施工内容较多，致使施工文件档案管理普遍存在着分散性、复杂性、实效性等特点。同时，从文件档案本身对各种工程项目的参考借鉴来看，还表现出文件档案管理的继承性特点。
三、建筑工程管理中施工文件档案管理存在的问题
为了进一步实现对施工文件档案的有效管理和控制，施工单位应该在认真结合建筑工程管理中施工文件档案的内容特点的基础上，充分了解建筑工程管理中施工文件档案所存在的管理问题。具体来说，施工文件档案管理主要包括施工资料收集困难、管理混乱和应付现象严重等几个方面。
（一）文件档案的资料收集困难
在建筑工程中，由于施工阶段的管理周期相对较长，施工技术管理的好坏直接反映在现场作业中，促使大多数施工单位将主要的精力集中在工地上，而忽视了对施工文件档案的管理工作。同时，施工人员由于工作量较大，或是素质不够高，态度不够配合，没有很好地配合档案管理人员的工作，部分施工人员甚至存在施工资料收集会延误作业、档案管理没必要等错误认识，也给施工文件资料的收集带来了一定阻力。此外，在工程项目的收尾阶段，往往由于大部分施工人员已离岗并投入新的岗位工作，召集起来十分困难，拖延了施工文件资料的整理时间。
（二）文件档案管理混乱
从当前来看，建筑工程管理在日常的施工文件档案管理过程中，普遍存在着管理混乱的现象。集中表现在施工资料随意、散乱堆放等方面。例如在施工人员讨论施工资料完成后，某些施工人员会将其随手扔在桌上，便赶往施工现场；或是直接将施工材料带到施工现场指导员工作业。由于对施工资料的不重视，极为容易导致施工资料的丢失或损毁，不利于施工文件档案的正常管理。
（三）存在严重的应付现象
除了上述几点之外，在施工文件档案管理的工作中，还存在着明显的应付现象。例如在收集、整理和编辑施工资料时，部分档案管理人员没有严格按照《建设工程文件归档整理规范》及相关规定执行，存在填写格式不规范，或是马虎填写等现象；对于施工资料是否完全属实也没有经过认真审核。而且在记录施工资料时，还存在着档案管理人员记录不及时的情况，严重影响到对施工文件档案的有效管理和控制。
四、建筑工程管理中施工文件档案的现代化管理
针对建筑工程管理中施工文件档案管理的问题，一般可以从以下几个方面进行解决。
（一）完善施工文件档案管理相关制度
施工企业应该根据国家及地方的法律法规、条例等对施工文件档案管理的有关规定，认真完善施工文件档案管理制度。包括：（1）对档案管理人员的执业资格、岗位职责、施工资料管理流程等的规范，要求施工文件档案管理须持证上岗，确保施工资料的管理严格遵循制度执行；（2）结合《建设工程文件归档整理规范》的相关内容进行施工文件档案管理制度的完善。规范在施工资料的编辑、整理、收集、调用和管理等各个方面的工作；（3）此外，在完善施工文件档案管理制度时，还要充分考虑到施工计划和记录等管理的落实情况，促使风险管理、成本管理、进度管理和质量管理等能得到有效控制，预防和减少潜在的施工隐患。
（二）重视培养施工文件档案管理的专业人才
在加强施工单位的施工文件档案管理过程中，还应重视对档案管理的专业人才的培养。通常来讲，施工单位可以从以下四个方面着手进行。包括：（1）成立施工文件档案管理小组，专门负责各种施工资料的管理，且不能随意调动、更换档案管理小组成员；同时，小组人员必须分工明确，分别负责施工文件档案的收集、整理、编辑、核实等工作，最后由小组组长进行审核通过，妥善存放。形成一支强有力的施工文件档案管理专业队伍。（2）定期组织施工资料管理的专业知识培训及演习，为新、老档案管理人员提供交流与学习的机会，让新档案管理人员尽快熟悉施工文件档案管理工作的各个流程安排，并规范原有档案管理人员的填写、收集工作。（3）制定相应的奖惩制度，对于管理表现优秀的档案管理人员、档案管理小组给予奖金等鼓励，对于管理不规范、不认真等人员给予适当的惩罚，提高施工文件档案管理人员的积极性和责任心。（4）重视专业人才的引进。通过引进国内、外具有先进施工文件档案管理技术的人才，为施工单位的施工资料管理注入新的活力，通过学习交流，提高全体档案管理人员的管理能力。
（三）加强电子信息技术与施工文件档案管理的结合
近年来，随着现代化科技的日新月异，施工技术、管理等都有了很大的变化。新时期下，加强施工文件档案管理工作，还应该注重与电子信息技术的相结合。通过建立起施工文件档案管理系统，将整理后的施工资料录入计算机，制作成电子文档，并上传到施工文件档案管理系统当中。通过系统对各种施工资料的分类、整理，并建立起相应模块，不但能够方便档案管理人员对以往施工单位的各个工程项目资料的查询和检索，解决了以往施工资料易于丢失和损毁，以及存放困难等问题，同时，还能够减轻施工资料管理的工作量，提高档案管理人员的工作效率。此外，还可以结合利用近年来提出的“云计算”技术，利用其高存储和高计算能力，进一步提高施工文件档案的管理和控制能力。
五、结束语
通过对建筑工程管理中施工文件档案管理的分析和讨论，可见，加强施工资料的管理，对于施工单位当前及未来的工程设计、施工、监理及验收等工作均具有重要的参考和借鉴意义。需要施工单位从日常管理、人才培养、制度完善等方面加以强化，以有效推动建筑工程的发展和建设。
参考文献
[1]赵国琴.浅谈建筑工程档案管理问题[J].青年文学家，2012，11，（07）：25-26.
[2]毕建华.电子文件档案管理系统设计与实现[D].华中科技大学，2010，05，（01）.
[3]胡伟华.公路施工企业档案管理中存在的问题以及对策分析[J].商，2012，02，（07）：112-114.
电子文件管理范文第4篇
所谓的电子文件归档就是利用计算机和网络技术, 将应该归档的电子文件, 经过整理确定其价值和属性后, 从网络存储器或者计算机存储器上复制或刻录到可移动设备上 (磁盘、光盘等) , 以方便长期保管的工作。
二、网络环境下电子文件归档管理存在的问题及分析
(一) 电子文件归档时间不确定。电子文件归档时间不同于纸质文档归档时间, 电子文件归档时间过早, 将影响有关单位对电子文件的使用, 影响各单位业务工作的发展;要是归档过晚的话, 将造成长期停滞在各单位, 不利于集中管理, 也会对档案管理部门造成负担。因此选择恰当的时间归档对于保持电子文件归档工作有序地进行具有重大的意义。
(二) 电子文件归档的责任主体不明确。传统的纸质文件, 归档的主体责任往往就是形成者, 也就是谁制定的谁负责, 但是电子文件却不同。在电子文件的归档过程中, 历经了文件形成部门, 计算机信息管理部门, 档案管理部门等多个部门, 到底哪个部门是责任主体, 这就很难说清。
(三) 电子文件归档质量难以控制。由于电子文件是以信息的形势存在, 通过网络技术加以支持, 没有像纸质文件那样找到可以依据的原始性凭证, 因此判断其电子文件的真实性就存在困难。其次电子文件有自己独有的格式, 例如基层公路管理部门, 有些工程类电子文件, 既有图像, 又有文字, 传统的纸质文件用一种方式就可以解决, 但是电子文件就需要对其整理, 规范化其属性, 分类来进行归档。再加上电子文件需要一定的载体来作为媒介, 例如磁盘、光盘等, 如果磁盘损坏, 电子文件就会存在丢失的危险。这些问题都是在电子文件归档过程中应当解决的问题。
(四) 电子文件归档技术系统不完善。随着电子技术的发展, 出现的电子文件格式也是多种多样, 好多管理软件都存在不兼容的问题, 这是电子文件归档在技术上首先要解决的问题。其次, 电子文件归档的保存还只局限于软硬件系统上, 即将其转换为通用的格式存于硬件设备上, 并没有建立庞大的数据库。
三、完善网络环境下电子文件归档管理的措施和建议
(一) 合理确定电子文件归档时间。按照电子文件归档规范要求, 逻辑归档实时进行, 物理归档定期进行。具体如下:对于逻辑归档, 也就是根据电子文件的自身特点, 通过网络传递电子文件, 然后各部门协调来完成, 只需要转移电子文件的管理权限, 具有存储量大、存取速度快的特点, 这样不但方便快捷, 还可以减少重复工作, 所以采用逻辑归档具有及时性。而物理归档因为会面临存储寿命 (例如有些硬盘寿命到期) 、技术水平等影响, 所以其归档时间应按照纸质归档规定, 实行定期归档, 在某一个具体阶段完成后集中进行归档, 这样可以保证电子文件长期有效地保存。
(二) 明确各部门在电子文件归档中的责任。电子文件归档过程中大概经历以下部门:文件形成部门、计算机信息管理部门、档案管理部门这三个主要部门, 这就要求这三个部门应该各尽其责, 协调工作。对于文件形成部门, 有责任将电子文件收集齐全, 并完整及时地交给档案部门, 因此文件形成部门应对电子文件的归档承担主要的责任;计算机信息管理部门承接着各个部门信息的流通, 负责保存收集有价值的电子文件, 并解决电子文件在归档过程中出现的问题, 承担着电子归档自动化的首要任务;档案管理部门就是起到对电子文件实施管理和监控的作用, 它不但要起到保证电子文件长期有效的价值性, 还要为文件形成部门提供准确的指示, 并要实施电子文件的全面监控, 在电子文件的归档中承担重要任务。只有各个部门分工明确, 责任到位, 才能更科学、安全地管理电子文件。
(三) 提高电子文件归档的质量。要想提高电子文件归档的质量就要做到以下几点:在对电子文件归档的过程中, 我们首先要做的是对文件进行一定的编辑, 按照统一的要求, 系统全面地进行处理。其次我们要规范电子文件的格式, 常见的格式有图像、声音、视频等, 按格式分类存档, 保障电子文件的长期有效性。除此之外, 在电子文件归档过程中, 我们一定要做到收集的电子文件完整、齐全, 并能通过一定的技术手段鉴别其原始性, 在实际过程中, 一定要确保把所有的电子文件交付给档案管理部门。最后要做到的就是保证电子文件的安全性, 做到电子文件存储安全、电子文件信息安全这两点, 禁止破坏电子文件媒介, 禁止篡改电子文件信息。
(四) 完善电子文件系统技术。无论从软件还是硬件上都要完善, 建立数据库, 实现数据库信息的转化;升级系统软件, 实现文字格式的转换, 解决不兼容的问题, 以构建电子文件数据信息一体化的庞大系统。
四、总结
本文讲述了电子文件归档存在的问题及原因, 并提出了一些相关的建议, 希望能为大家以后在电子文件归档管理中提供一些帮助。电子文件归档管理是一项长期而艰巨的任务, 所以需要我们坚持不懈的努力, 这样才能更好、更快地实现电子文件归档管理自动化。
摘要：随着网络技术的全面推进, 传统的以纸质文件为媒介的公文流转和办公方式, 已经逐渐被办公自动化技术所取代, 因此电子文件已经逐步取代纸质文件, 这就要求各部门加强对电子文件归档的管理。如何做好电子档案管理工作, 结合本人在基层事业单位的工作体会, 谈一点粗浅的看法。
关键词：电子文件,归档,管理
参考文献
[1] 霍建男.当代电子公文的写作及管理理论[D].长春理工大学, 2014.
[2] 郭秋言.电子政务环境下原生数字档案管理研究[D].吉林大学, 2015.
[3] 王良城.我国电子文件管理制度述略[J].中国档案, 2012 (03) .
[4] 刘立.电子文件归档范围[J].北京档案, 2012 (04) .
电子文件管理范文第5篇
一、业务分类提高系统的简易性
(一) 业务分类方案设计的要点。电子文件管理系统的主要功能包括对电子文件的分类组织功能, 完善系统的分类组织功能是建设完善电子文件管理系统必不可少的前提。系统的业务分类依据和分类方案的设计是系统进展的显著标志。系统中包含要求分类组合的许多因素, 其中有对业务分类方案 (bcs) 、文件保留目录、安全分类、元数据要求等。这些因素共同体现了系统中的文件分类方案的设计实施, 综合考虑各组合因素的标准, 以科学的分类原则为指导, 实现系统的文件管理功能, 更准确地表达文件的保存价值。
(二) 业务分类方案的实现。在系统的文件分类方案中, 职能分类原则贯穿在文件分类和元数据管理等各组合因素标准中, 在BCS (business classification schemes) 中, 具有相似职能范围的文件被存放在相同的位置, 形成一种按照业务归类的逻辑结构, 这种按照组织业务归类形成的逻辑结构, 使BCS不仅仅是表面看起来的文件计划, 而且更突出了BCS的根本特质, 更完整地表达了组织的原则。
另一方面, 元数据的保留也离不开职能分类原则。围绕职能分类保留元数据不但可以减少系统保存的数据量, 减轻系统负担, 还可以快速查找到与特定范围关联的信息记录的起点, 提高检索速度, 增加系统的使用简易性和组织管理的一致性。
当然, 职能分类原则在系统中的应用情况取决于电子文件法律、法规的完善, 以及用户惯有的文件管理方式的改变。在主客观条件都得到改善的条件下, 职能分类无疑是系统高效实现文件管理功能的最佳方式。
二、需求的分析是系统建设的动力支持
系统的需求动力是系统进展完善的必要条件和重要支撑, 系统的需求可以分别按照需求层次和需求类型来划分,
(一) 需求层次。按照需求层次划分, 系统的需求动力来自三方面:首先, 有来自组织的管理者或者用户对系统的目标要求, 他们要求系统的功能符合他们的文件管理操作要求, 更能适应他们的组织文化, 这一层次的目标要求体现了高层次的需求和价值。其次是来自文件管理者的需求, 他们期望系统能有效解决他们在电子文件管理中的困惑, 提高他们电子文件的管理实践效果。最后是来自系统的技术开发人员的需求, 技术开发人员研究系统的功能设计时候主要是围绕前两层次需求, 综合考虑前两层次需求对系统的功能要求。实际上, 这三个层次的需求不是孤立存在的, 他们之间互相影响, 不断互动共同推动系统的进展。第三层次的需求依赖前两个层次需求, 是前两层次需求在系统实现上的集中体现, 第三层次的需求实现由前两层次需求共同支撑。可见, 系统设计时要充分考虑不同群体在不同层面的合理需求。
研究系统的需求层次时, 有两方面需要特别注意。一方面, 第一层次的需求描述具有模糊性抽象性的特点。对于第一层次需求而言, 如何正确提炼要求并作具体描述, 如何准确表达需求含义, 如何找到可靠的实践支撑, 这些都会影响到系统的功能设计。另一方面, 所有的需求都具有多样化的特点, 每个群体的需求不同, 处理方式也会有差异。对于组织而言, 更加关注对所掌握信息资源的持续性一致性的控制, 而用户更多考虑自己的管理方式是否受组织控制的影响。系统的设计和运行必须妥善处理组织的统一需求和用户个人需求之间的矛盾, 充分考虑和理解电子文件管理实践来调和这两种极端, 实现系统的顺利运行。
(二) 需求类型。国际上对电子文件管理系统的需求类型分类从功能需求和非功能需求来划分。在具体实践中, 非功能需求对系统的进展具有更重要的意义。非功能性需求是指系统为满足用户业务需求而必须具有且除功能需求以外的特性, 一般非功能性需求描述了系统的易用性能和可扩展性、系统可用性、技术标准、法律和规范需求、外包和第三方数据管理、维护和技术淘汰、业务流程等。非功能性需求在很大程度上影响系统的功能需求, 在系统运行的稳定性、易用性、安全性等方面具有很大的影响。
三、系统的元数据规范要求
元数据首先是描述电子文件和保障电子文件真实性的工具, 同时, 它也是对电子文件信息的基本组织方法。元数据规范的设计要充分考虑文件的著录者、文件特性、以及用户的需求。
国际上关于电子文件管理系统需求的标准, 主要有欧盟在2008年2月颁布的《电子文件管理通用需求》版本2 (简称Mo Req2) , 在Mo Req2中对元数据的总体需求进行了大量详尽的描述, 元数据内容集中于第十二章, 并专门设置了附录9—元数据模型, 来对元数据进行具体描述。附录9对元数据命名、获取、管理和维护等方面的原则和要求进行了介绍, 并给出了通用元数据集。Mo Req2 的元数据项目达158 项, 元数据项目涉及多个层次。
从现有的这些标准看, 元数据规范要求主要体现在以下几方面:
元数据功能方面:1.自动管理要求。系统支持元数据描述数字文件, 并实现文件的自动管理。2.前瞻性要求。对元数据的总流程, 责任者的确认, 数据的衔接、利用等制定预先的相关措施。3.多层级、多类型的设计。系统元数据维护包括类、案卷、子卷、册和文件等多个层级的元数据。在元数据的各个层级上, 提供足够的信息, 增加文件的理解性和利用性;除了通用元数据方案, 不同类型的元数据都有相对应的元数据方案。4.合理性、安全性要求。合理性是业务元数据的结构合理, 包括业务元数据、信息保存、资源描述、权限管理元数据等。安全性是元数据方案确保电子文件的真实性、可靠性、可用性和完整性。
元数据管理原则方面:1.持续性原则。元数据管理在电子文件流转的全过程中会不断累积。2.原始性原则。尽量保留来源于现行业务活动的元数据, 即使现行业务活动不再需要这些元数据, 也不能彻底删除, 以便日后研究利用之需。3.确定性原则。明确元数据形成、捕获或管理的职责, 职责范围包括文件管理者、业务部门负责人、系统管理员以及其他形成或捕获文件的人员和工作内容中包括元数据的人员, 并在其职位说明中表明责任。4.联系性原则。应保证元数据方案中各元素之间的关系, 以及元数据元素与其所描述的信息对象之间的关系相应地保持一致, 并得到正确的、一致的维护, 尤其是在迁移、转换和采用其他保存措施时。5.真实性原则。系统允许定制特定文件类型的元数据项, 满足文件的完整性和真实性描述的需要, 如数字化文件需要描述扫描和著录过程相关的元数据、财务发票文件可能需要账号数据项等。
四、系统建设的方向
(一) 分层上的高聚合度。电子文件管理系统具备对文件和档案的职能分类功能, 在分层结构方面具有更高的聚合度。围绕记录的使用、按照一定的逻辑结构管理文件, 形成不同层次的文件聚合。文件的层次结构类似树状结构, 在上面的顶层, 按照机构的业务职能来确定, 层次设置需要结合机构实际情况确定。在下面的底层, 是按照文件管理的需要来设置案卷层次, 案卷是逻辑上的文件集合。从工作模式的角度调整系统的功能安排, 建立满足用户需求的技术标准, 寻找适合记录管理的实践和技术应用, 应对在文件的长久保存性和安全性方面的挑战。
(二) 搜索的简化性。系统应用的方法始终突出简化性。在系统中存在大量的保存点, 保存点是将大量事务细分为小的易于管理的组, 在元数据搜索启动时, 通过与职能联系的保存点获得与目标相关的元数据。这种搜索的简化性实际上体现了文件的长久保存性和安全性的方法标准。
综上, 这些是电子文件管理信息系统的主要影响因素, 无论是设计电子文件管理信息系统还是运行这一系统, 必须充分考虑这些影响因素, 对这些因素加以综合分析, 促进电子文件管理系统的规范建设, 提高电子文件管理的质量和效率。
摘要：电子文件管理系统是决定电子文件质量的关键因素, 系统的建设是保管电子文件部门的重要职责, 电子文件管理系统的建设受诸多因素影响, 其中的主要因素有:系统的文件分类组织方案;系统需求的定位与类型;系统的元数据规范设计。对这些要素加以综合分析, 可以促进电子文件管理系统的规范建设, 提高电子文件管理的质量和效率。
关键词：电子文件管理系统,影响因素
参考文献
[1] 杨安莲.国际电子文件管理系统需求研究进展及启示[J].档案学研究, 2009 (4) .
[2] 钱毅.电子文件管理系统功能需求规范定位研究[J].北京档案, 2011 (4) .
电子文件管理范文第6篇
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点。
(1) 电子文件不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用。
(2) 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
(3) 电子文件的利用是可共享的, 也不再受时间和距离的影响。
(4) 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2 电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准, 可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读, 硬盘文件要通过硬盘驱动器识读, 软盘文件要通过软盘驱动器识读, 磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求, 人们可以通过一定的设备和技术, 将这一载体上的文件移植到那一载体上去。以“文件的不同用途”分, 又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件, 数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合形态”为划分标准, 数据据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强, 非数据库文件内的数据关联性弱。以“不同属性”为划分标准, 数据库文件又有FOXBASE (动态数据基地) 数据库、FOXPRO“ (京通”软件应用的) 数据库、ACCESS (通路) 数据库、ORCAL“ (灵通”软件应用的) 数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件, 又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。以“数据的表现形式”为划分标准, 它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
3 电子文件对档案管理工作的影响
3.1 丰富了档案的载体成分, 改变了传统档案的面貌
档案成分与载体的变化是与社会发展的客观规律相一致的。从古至今, 很多物质材料被作为档案载体使用过, 比如:甲骨、金石、简牍、缣帛、棕榈叶、纸草、泥板、羊皮、纸张、技术图纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等。它们随着人类社会的发展而不断发展变化, 使档案载体越来越轻便, 承载的信息量越来越大;使档案的存在形式由静态发展到动态, 由无声发展到有声, 并进一步趋向于非直观化 (不象纸质档案那样直观, 而必须借助计算机等设备才能阅读) 。今后随着科学技术的发展, 还将会出现新的档案载体材料。
3.2 使馆藏结构进一步趋向合理, 档案利用方式更趋多样化
根据《档案馆工作通则》的基本精神, 改革档案馆馆藏结构的指导思想应该是:大力丰富馆藏, 改变馆藏内容贫乏, 结构单一, 家底薄弱的状况, 逐步达到馆藏档案、资料门类齐全、结构合理、完整精炼的目标, 以适应社会主义现代化建设各方面利用档案的需要。其中“门类齐全”就包括多种载体的档案, 磁盘、光盘等新型载体当然也不例外。由于胶片、录音带、录像带等载体形式档案的出现, 改变了长期以来档案馆 (室) 中单一纸质档案的结构, 随着电子文件越来越多地形成档案, 档案的内容、载体形式也变得更加丰富, 馆藏结构也进一步趋向合理。
由于馆藏档案载体的形式多样, 使得服务手段、方式也变得多样化。因为不同档案载体各具特色, 它们的性能各有所长, 各有所短, 笔者认为:今后长时间里, 纸质档案、音像档案、缩微档案、磁盘档案、光盘档案等各种载体档案以互为补充、同时并用的形式存在, 以手工或机读等多种方式、手段提供利用服务。
3.3 便于档案的管理、保存, 提供利用方便、快捷
在现代社会中, 由于档案信息的急剧增长, 档案的库存量也逐年激增, 造成档案库房拥挤, 出现了空间紧迫感。新型载体, 尤其是光盘, 具有体积小, 信息容量大, 存储密度高等特点, 可以大幅度缩小档案的体积, 从而减少库房的建筑面积和存放空间。从电子文件形成到归档、整理、鉴定以及提供利用, 从始至终都是在计算机上进行的, 使档案原有作环节有许多可优化之外, 较传统档案更易于管理。而且查找迅速, 读出方便, 图文、声像并茂。光盘上的信息可套录到软盘上, 光盘、磁盘上的信息也可能过计算机输出设备复制到纸张上, 提供利用方便、快捷。随着电子文件产生而出现的新载体可以缓解档案寿命的有限与社会要求其长久保存下去的矛盾。磁盘、光盘等载体虽然其自身寿命有限, 但它们具有拷贝、复制容易, 复制效果好等特点。一方面在提供利用时, 通过提供复制盘来保护档案原件, 延长寿命;另一方面, 在一定时期内 (磁盘、光盘的有限保存期内) 可通过对原盘的转录、翻录进行保护性复制, 进而可以实现档案更长久的保存。
3.4 有利于档案信息资源的开发和实现档案管理现代化
集通信、网络、多媒体技术为一体的“信息高速公路”在不远的将来将成为现实, 档案部门作为信息产业的重要组成部分肯定要“上路”, 否则就要被信息社会淘汰。“信息高速公路”只是为快速、大容量地传递信息铺了路, 架了桥, 档案部门必须有自己的车, 有自己的货才具备上路的资格。电子文件的载体具有易于随机存取和远距离传送的优越性, 便于档案信息的传递和交流, 可通过信息网络向社会提供利用, 实现资源共享, 使档案资源得以充分开发。
4 当前我们所应采取的对策
(1) 做好归档电子文件的技术处理工作, 实施电子文件管理战略新型文件材料的归档势在必行, 这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域, 对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。
(2) 解决好电子文件的保存问题。
以化学磁性材料为载体的电子文件从理论上讲能够长期保存, 因为它的信息读出是无接触式的, 不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内, 不怕外界磁场的影响, 不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是, 由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前, 对于长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失。
(3) 使档案管理向立体化方向发展。
以前的档案管理是呈直线状态的, 随着人们对利用服务工作的重视, 使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况, 随着电子文件的介入, 档案种类在增加, 其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此, 在原有平面结构基础上, 又增加了一项档案信息载体内容, 就构成三维空间, 形成了立体化的管理结构。
(4) 档案人员知识结构的变革迫在眉睫。
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新, 引进、消化、适应信息技术的成果, 使档案人员拥有广博的知识, 以适应信息技术发展的需要。可以肯定, 加快档案人员知识结构的变革, 多途径、多层次培养人才, 是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
(5) 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 实现相关部门职能的交融集成, 建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人, 负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像立卷归档人员经与档案部门多年合作, 建立了相对稳定的业务关系, 容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 并以各单位计算机与信息管理人员为主体, 重新建立归档工作队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚适应工作发展的需要, 要通过业务学习和技术培训, 尽快使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理部门的承办人, 还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度, 并列入信息管理工作程序, 在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
5 运用计算机网络为用户提供服务, 并加强各项事务管理, 促使档案管理现代化
5.1 建立档案馆 (室) 网页, 开展网上利用服务
随着档案馆 (室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。目前, 国内许多单位档案馆 (室) 利用互联网开展的网上服务, 已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索;档案棺 (室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库, 以便于宣传和利用。
5.2 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”
档案馆 (室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合, 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆 (室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件 (档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。
5.3 电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆 (室) 的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆 (室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆 (室) , 也不必交任何光盘或软盘。
5.4 开展在线服务
传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆 (室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。
摘要：随着信息技术、网络技术的发展, 电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点, 具有传统文件无法比拟的优势。这对档案管理工作提出了新的要求, 本文主要论述了电子文件对档案管理工作的影响及我们应采取的对策。
关键词：电子文件,档案管理
参考文献
[1] 刘家真.电子文件管理导论[M].武汉:武汉大学出版社, 1999.
[2] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.
[3] 刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[M].北京:中国人民大学出版, 2005.
[4] 王萍, 宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京:清华大学出版社, 2006.
[5] 何嘉荪.办公自动化系统与电子档案管理[M].杭州:浙江大学出版社, 2003.