电子档案管理规范范文第1篇
(一) 档案收集归档。传统档案收集归档是将有查考价值的文件材料收集齐全后按照类型、来源、内容、形式进行分类组卷。归档时间通常分两种, 行政类文件一般为第二年上半年归档, 科技类文件项目结束后即可归档。传统档案收集归档初期工作量较少, 非常直观, 易于辨认, 但材料归档周期长。电子档案接收归档比传统档案管理稍复杂, 档案管理人员在接收到文件的第一时间或一定周期内对文件进行编号、标注分类、标注主题词等, 电子档案生成后利用局域网或互联网传输给档案上级管理部门或存贮。电子档案归档与传统档案管理相比多些工作量, 不过这种方式能更好地保证档案的完整性, 而且更利于档案管理的下个环节的工作, 而且文件归档的周期短, 档案信息的时效性更佳。
(二) 档案鉴别整理。传统档案价值鉴定其实在归档前已经开始了, 归档前文件材料已经进行了资格审查, 并逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限, 归档后还需进行价值复审。传统档案鉴别过程复杂且严格, 最终档案记录的信息质量比较高, 不过也因此, 档案数量会受限。电子档案会从内容和技术两方面对其保存价值进行判断和预测, 对于电子文件来说, 技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关, 可对其保存价值发生直接的影响, 因此除了按照传统档案鉴别原则对其内容评判外, 还要对其可读性、有无病毒等方面进行技术分析。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的调阅查询整序, 档案鉴别整理的整体工作效率会比较高, 相同时间内处理的档案量会大很多, 档案的信息质量不如传统档案高。
(三) 档案存贮。传统档案管理和电子档案管理最明显的差别之一是档案存贮方式。传统档案存贮需要大量人力物力, 而且以上投入还是持续性的, 这不仅仅是资源上的消耗, 随着时间变化, 档案不断累积, 新旧档案的融合、旧档案的应用也会受到影响。电子档案形态多样化了, 文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容, 这就造成了电子档案的多媒体集成性, 使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。而这些电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快的特点, 所需存储空间小, 有效地节约了档案占用的空间。 不过电子档案具有特殊的重复性和可逆性, 可进行无痕迹修改。这个特性便于纠正档案归类录入时的错误, 但难以保证档案的原始性和真实性, 在这方面, 传统档案管理反而有优势, 传统档案更改会留下痕迹, 而且更改流程繁杂, 倒能更好保存档案的原始性和真实性。
(四) 档案应用。在档案应用方面, 电子档案管理与传统档案管理相比有了非常大的变化。传统档案由于物理限制, 查询翻找某份档案的工作量大, 而且需要到当地的档案藏馆, 且一份档案只能被当时接触到的人浏览。电子档案则没有这些限制, 网络上传递电子档案的时间是按秒计算, 不仅信息传输速度较传统档案管理有大幅度提高, 而且不受空间的限制, 手机、电脑等网络终端设备能够实现公开档案的多人群多地域的访问。但是电子档案是将信息数字化, 它有着对设备的依赖性, 必须满足其运行条件。而且它并非是直读的。传统档案应用则没有运行条件, 接触到即可浏览。
二、从操作内容分析传统档案管理与电子档案管理的利弊
(一) 档案信息的真实性。传统的纸质档案鉴别审核严格, 一旦形成内容和形式基本不再变化, 保管得当, 原始性和真实性容易保证。电子档案建立在现代信息技术的基础上, 数字化信息易于删改变化, 载体多样, 单从内容、形式和载体特征难以确定档案的原始性和真实性。而且档案电子形式生成的由实态变为虚态的档案, 转化的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实, 信息内容出错的概率和机会远高于传统档案。
(二) 档案管理的操作性。传统档案归档、整理、应用全为实体人工操作, 工作量繁杂庞大。电子档案管理以先进的信息技术, 而且现在有很多信息处理软件, 这对于批量处理信息大有帮助, 大大降低了同任务下档案管理的工作量。不过, 电子档案管理工作方式与传统档案管理相比更为专业化, 它对管理人员有较高的素质要求。操作人员不仅要有档案管理的专业技能, 还要有计算机及多种软件的操作技能。
(三) 档案管理的安全性。传统档案文件材料多为纸质, 需防水防火防虫防蛀。如果措施完善, 不出意外, 能很好地保证档案的完整性。电子档案是数字化信息, 没有上述存贮安全隐患。但电子档案存储载体多, 数据程序复杂, 部分程序出错易影响整个档案信息库的安全性。此外, 应用信息技术, 就不能完全避免计算机的安全隐患——病毒和网络攻击。公开档案的开放浏览端口也可能成为非法篡改档案的入口。因此, 电子档案管理虽没有传统档案管理的物理担忧, 但需要从计算机技术方面加强防护, 以保证档案的安全。
摘要：随着信息技术的发展, 档案管理形式有所变化, 电子档案管理是随着信息技术发展兴起的档案管理形式。本篇文章从操作环节和操作内容上对传统档案管理和电子档案管理的利弊进行对比分析。
关键词：传统档案管理,电子档案管理,利弊
参考文献
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电子档案管理规范范文第2篇
摘要：在现阶段的电子档案管理中，由于一些现实问题的存在，使电子档案管理工作的质量和效率难以提升，给档案管理工作的科学化发展带来了严重的不利影响。本文对档案管理中电子档案管理的意义进行分析，提出现阶段电子档案管理存在的问题，并提出优化建议。
关键词：档案管理;电子档案管理;建议
在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的发展带来了不利影响。
一、电子档案管理的意义和发展现状
档案管理作为行业发展中重要的工作组成部分，在新时代信息技术体系高度发展的背景下，档案管理工作的模式也发生了巨大转变，由传统的纸质档案管理逐渐向着电子档案管理模式发展。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理，电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现，其意义主要体现在两个方面：首先，电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的，通过电子化档案储存，在需要时，通过档案信息检索，能够快速将所需档案调取出来，大大提升档案管理工作的效率。其次，电子档案管理的时效更长。传统档案管理过程中，由于纸质档案本身的易损性，在风化以及环境腐蚀的影响下，档案的清晰程度会逐渐下降，再加上纸张变色的影响，导致档案的储存时间较短。而电子档案管理则能够避免这一问题，通过电子信息模板，能够在计算机系统中长久储存。
随着新时期数字信息技术的发展，档案管理工作中电子档案管理逐渐实现了对传统纸质档案管理模式的替代，并且受到了业界人士的广泛认可。在现代档案管理工作中，电子档案管理功能愈加完善，除了基础的档案管理外，逐渐衍生出档案分类、汇总等功能，并且在现代大数据平台的建设应用中，还实现了平台中档案的分析，为行业档案管理工作开展提供了现代技术支持。并且电子档案管理中檔案的传递也更加便捷，通过网络数据传输能够将档案快速传递给另一方，大大提升了档案传输速度。
二、电子档案管理中存在的问题
虽然现阶段行业档案管理工作中电子档案管理的应用愈加广泛，但也使电子档案管理中一些现实问题暴露出来，给档案管理工作带来了严重的不利影响。现阶段电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：
（一）电子档案管理人员的综合能力有待强化。电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
（二）电子档案管理设备有待更新。电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
（三）电子档案管理中大数据平台建设不足。电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。
（四）电子档案管理中安全防护机制有待完善。电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
三、电子档案管理工作的优化建议
针对现阶段电子档案管理中存在的上述问题，笔者立足在电子档案管理工作优化的基础上，对现阶段行业的电子档案管理工作提出了如下建议，以推动我国档案管理工作现代化发展与进步，提升档案管理工作的效率和质量。
（一）落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力。管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。
（二）更新电子设备，保证硬件系统的质量。在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保證电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。
（三）建立档案大数据平台，保证电子档案管理的功能得以完全发挥。大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现，是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台，对档案数据信息进行平台数据的云端储存，实现档案数据的长久保存。同时，也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比，为行业决策的落实提供数据分析保障，推动档案管理工作现代化发展。
（四）落实安全防护机制，避免档案数据信息的泄漏。大数据时代，信息数据的重要性不言而喻，一旦发生档案数据信息泄漏的情况，不仅会给行业发展带来麻烦，甚至还会给行业造成巨大的经济损失。因此在电子档案管理中，必须建立安全防护机制，对档案数据信息进行加密保存，避免出现档案信息数据泄漏的情况。并建立网络数据防火墙，避免不法分子通过网络信息数据窃取的方式，将档案信息数据盗走，给行业发展带来隐患。
四、结束语
在数字信息技术高度发展的时代背景下，电子档案管理已经成为档案管理工作发展的必然途径，在电子档案管理过程中，必须落实培训机制，强化管理人员的综合能力，为电子档案管理工作的高效开展提供保障，推动档案管理工作的开展。
参考文献：
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电子档案管理规范范文第3篇
摘 要：计算机技术与经济水平的提升，使得我国交通事业逐渐向智能化、信息化方向发展，在档案管理上，已由纸质档案逐步转为电子档案。基于此，本文对高速公路电子档案的管理策略进行研究。首先阐述电子档案，然后分析高速公路档案实现电子化的重要作用，最后提出电子档案的有效管理策略，进而促进交通事业更好的发展。
关键词：高速公路;电子档案;档案管理
当前信息技术的不断更新，使得我国各个领域已逐渐实现智能化、信息化发展。在交通领域，随着交通线路与车辆的增多，高速公路档案管理人员的工作负担加重，因而发展高速公路电子档案可有效减轻档案人员的工作压力，提升档案管理质量。为了充分发挥电子档案的作用，管理者应当加强对电子档案的管理。
一、电子档案阐述
电子档案就是具备参考价值保存价值的一种归档电子文件，其需要相应元数据与信息软件的支持。而且电子档案是将电子文件归档的结果，改变了原有档案管理工作形式。另外，并非所有电子文件都可以转化为电子档案，只有电子文件符合以下条件，才可将其转化成电子档案。
第一，在日常工作过程中，自动化办公系统中会存有大量事务性文件，而此些文件中只有具备参考价值的文件才可转化成电子档案。同时还要根据国家相关规定，对文件的价值予以鉴定，明确其保管期限。第二，当电子文件生成后，要依照纸质文件处理流程对其进行处理。比如：在发文上，需要先编制好发文号，并经过领导签署确认后才可将其发出，同时电子文件要完成全部流转程序，再转化成电子档案并归档。在传统档案管理工作中，归档环节十分重要，因而对于电子档案而言，也要做好归档工作，从而实现集中、有效的保存，使其发挥出自身带有的价值作用与凭证作用。
二、高速公路档案实现电子化的重要作用
电子化管理不但是智能化管理与信息化管理的基础，同时还是第四次科技革命的重要特征。不论是十三五规划，又或是中国制造2025，都要明确信息化建设方向与要求。不管是纸质档案管理，或是纸质、电子方案并存管理，还是未来的云档案管理等，都要围绕电子化进行。
首先，高速公路进行电子档案管理是公路管理发展所需。比如：福建省的高速公路里程在近些年发展迅速，截止到2018年，福建省的高速公路里程高达5344公里，并且全省的84县市区都实现了15分钟上高速，路面密度为4.1km/100km2，位居全国第二位，已与发达国家持平。另外三纵六横的高速公路主结构已基本建设，可以与周边省市实现全面对接。由此可见，高速公路的管理行为得到了创新升级，这对于信息的组成、处理及存储等工作而言也产生了较大的影响，纸质档案已升级为电子档案，档案管理模式亟需转变。
其次，高速公路进行电子档案管理是服务提升所需。随着经济发展水平的提升，我国高速公路的服务体系愈发完善，在原有窗口服务、信息咨询以及清障救援等功能上增加了收费站、指挥中心以及路政科、12122平台，交通服务功能越来越丰富、立体，这也使得高速公路档案数量不断增多。而传统的纸质档案无法满足此种快节奏、多线程及高效率的服务需要，只有建立起电子档案、加大电子档案管理力度，才可支撑住众多档案信息。
最后，高速公路进行电子档案管理是行业监管所需，高速公路建设里程不断增多，工程档案资料也逐步增多，将传统纸质档案转变为电子档案，利用档案软件平台进行数字档案室建设，有利于提升监管单位管理效率。
三、高速公路电子档案的具体管理策略
1.高速公路电子档案的管理现状
首先，档案管理意识较弱。电子档案大多是由兼职人员进行管理，由于此些人员有其他工作，所以对于档案管理工作带有轻视态度。其次，档案管理基础设施建设不健全，无法满足现代工作所需。随着高速公路方案档案數量的增多，原有办公条件已无法适应现在管理工作量;加之缺少专用档案室与管理者，档案被分散在不同科室中，无法对其进行集中化管理。然后，信息化管理工作之后。在高速公路档案的数字化建设中，由于其进程较为缓慢，使得多数档案依旧为纸质档案，并且在电子档案建立少缺少相应资金、技术与人才的支持。在管理中，电子档案的格式与标准尚未统一，规范性差。最后，电子档案信息存在安全性较低。现阶段，信息传输业务逐渐发展为社会化与市场化，对于面向社会的多种信息服务而言，受到政务公开制度的影响，高速公路的信息数据已由全封闭变为半封闭，在未来可能会发展为全开放模式，这对于档案信息而言，信息安全问题逐渐凸显。加之网络具有开放性特征，电子档案信息易受到不法分子的使用，不利于电子档案管理工作的进一步开展。
2.建立健全相关档案管理制度
当前，信息技术和档案管理的结合使得档案管理呈现出多样化特征，若是缺少制度的规范，电子档案管理工作质量会受到影响。因此相关部门要结合国家有关法律规定及高速公路发展情况，建立电子档案管理标准，完善相关管理系统建设。第一，对于高速公路的电子档案而言，要建立健全档案利用审批制度，确保使用者在查阅并使用电子档案信息时符合法律规定，通过建立查阅、使用权限，可有效避免高速公路电子档案被滥用或乱传。第二，要建立健全电子档案信息管理体系，提升档案信息存储与利用的有效性。以信息共享方式，将各部门的高速公路档案汇集在一起，实现统一管理与存储;并对档案信息进行分析整理，以便满足不同部门及人员的使用需要。同时在进行电子档案管理时，做好纸质档案管理工作，实现电子、纸质档案并存，提高档案信息的真实性与可靠性，第三，要明确高速公路电子档案信息的文档格式，在记录档案信息时可保持档案整体格式统一，实现高速公路电子档案规范化管理。第四，要建立相适应的激励约束机制，加强电子档案建设力度与执行力度，促使电子档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展。
3.加强高速公路电子档案的保存、维护力度
在电子档案管理中，要确保电子档案信息具有真实性、原始性特征。由于电子档案属于存在与磁光介质之中的一种档案信息，存储于电脑硬盘、U盘等载体中，在对此些档案载体进行保存时，要避免其接触到阳光、灰尘、强磁场以及有害气体等，以免损坏电子档案。在有条件下可配备防磁柜等，以此加强电子档案管理保护力度。与此同时，要定期对电子档案进行检查，由于电子档案会受到环境因素等影响，对于非外借的高速公路电子档案而言，要定期对电子档案本身及相关存储设备进行检测与维护;并且要将检测及维护记过记录在册，从而当出现问题时可以及时解决。除此之外，需要对高速公路电子档案进行等级划分，在借阅、使用档案时，不可跨级查阅，以此提升电子档案的安全性。而且需要对档案借阅、使用全过程进行实时跟踪监控，并生成录像保存，以便后期查证。
4.提高档案管理者的管理意识
在进行高速公路电子档案管理工作时，随着电子档案推广力度的增强，档案管理者要转变传统档案管理思想，深入理解电子档案管理对于经济社会发展的有效作用，进而提升其对电子档案管理工作的重视程度。另外，在信息化时代背景下，电子档案管理需要高素质管理人才的支持，所以在此时代下，档案管理者需要学习并具备更多的专业技能。有关部门要依照高速公路电子档案的实际管理状况，定期对管理者进行培训教育，从而使档案管理者了解并掌握先进的电子档案管理理念与知识技能，提高其责任意识，重视电子档案管理工作，在日常工作中规范自身管理行为。在培养高素质档案管理人才时，不仅需要其掌握管理知识，还需要其了解有关法律规定，可以熟练使用电脑进行管理。由上述内容可知，在高速公路电子档案管理问题上，其缺少专业管理人员，因而有关部门要扩宽人才引入渠道，进而吸引更多具备高技术水平的复合型管理人才，改善现有电子档案管理现状。同时要对在职管理者宣传新管理模式与办法，优化现有管理人员结构，以此使档案管理者适应电子档案管理需求。
5.确保电子档案处于安全网络环境之中
当前，许多领域已实现全网络办公，而病毒对于网络而言是强大的破坏者，会阻碍工作人员正常办公。对于高速公路电子档案管理工作而言，电子档案是依托于网络存在的，所以档案管理者要加强网络安全管理，以此确保电子档案不受病毒侵害。在抵御病毒问题上，市面上存在多种杀毒软件，360安全卫士、金山毒霸以及电脑管家等，在使用此些软件进行网络管理时，要从正规网址或应用商店中下载，避免下载到盗版软件;并且在使用过程中要及时升级软件，避免新型病毒侵入电子档案之中。另外，档案管理者要使用铭文密钥等方式保护电子档案安全;对于电子档案数据库而言，要定期更换用户密码，以此增加黑客解密难度，保证高速公路电子档案处于安全环境之中，不会被他人盗取使用。由此可见，有关管理者要提升自身技术操作能力，进而提高电子档案管理效率与质量。
结束语
综上所述，在对高速公路电子档案进行管理时，档案管理部门要建立健全相关管理制度;加强高速公路电子档案的保存、维护力度;提升管理人员档案管理意识;确保电子档案处于安全的环境之中，定期对档案存储设备进行检测与维护，从而提高高速公路电子档案管理效率与质量，推动我国交通事业可持续发展。
参考文献：
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电子档案管理规范范文第4篇
摘要：信息技术目前已在多个行业得到应用，电子档案的产生为高校档案管理工作带来极大飞跃。本文通过对电子档案含义、特点以及使用途径进行分析，结合其应用现状提出相应对策。
关键词：电子档案 高校档案管理 电子档案应用
校园信息化建设的快速发展使高校档案管理也随之进入信息化管理模式，这为高校档案管理带来极大便利，大幅度提高了档案管理的效率。然而，这既是机遇，也是挑战，电子档案管理模式的运用在享受成果的同时也面临着许多问题。
1 电子档案的含义与特点
随着信息技术的广泛普及，电子档案应运而生。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
电子档案主要包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等，其具有区别于纸质档案的特点：实时共享性，电子档案摆脱了时间和距离的限制，能够随时随地进行共享;需借助计算机进行阅览与利用;传递速度较快;电子档案具有小体积、大容量和易保存携带特点。
2 电子档案使用的途径
电子档案比纸质档案快捷方便，并且其查准率与查全率也是传统纸质档案所无法相提并论的。但是，电子档案的利用必须建立在信息技术基础上，通过进行管理软件操作才能够充分展示其优越性。目前对电子档案的利用途径大致分为以下三大类。
2.1 对电子档案的直接利用。直接利用指通过利用档案检索部门的计算机与网络授权来实现直接查询档案的功能，这能使多位用户同时调取同一份档案。
2.2 提供复制。可复制是电子档案使用的第一途径，其目的是向使用者提供档案的原始状态，以确保其权威性。提供复制过程中，档案部门需要将电子文件转换为通用标准的文档存储格式，使用者可以通过软件及硬件平台进行显示。
2.3 通信传输。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。能够快捷有效地解决用户因地域性限制而无法及时到达档案所在地问题，因此通信传输是目前电子档案使用的重要方式之一。
3 电子档案在使用过程中的缺点与优势分析
近年来，我国高等教育迅猛发展，高校数量与学生规模均大幅上升，教职员工的人数也随之呈现出稳定持续增长态势。高校每年都要对档案进行变动、更新与维护，高校档案管理工作挑战很大。高校档案不仅记录了学校的教育历史，还是对全校师生员工德、能、勤、绩及学校教育教学活动进行了真实记录，具有重要价值。
3.1 电子档案在使用过程中的缺点分析。虽然电子档案的出现为高校档案工作带来很大便利，但任何事物都具有两面性，承载电子档案所使用的磁盘、光盘等均是高科技产品，对保管环境要求很高，温度、湿度及强磁场等都会不同程度的影响到这些载体，电子档案是否能够可靠保存是一个重要问题。就目前使用情况来看，电子档案的缺点如下：
第一，初期投资费用增加。由于传统纸质档案管理通常由人工即可完成，而电子档案则必须依靠计算机技术来完成，因此前期必须配备计算机及外围输入输出设备、计算机网络等，并且需要对档案管理者进行计算机培训，这就使得费用大大高于传统档案管理工作。此外，光盘、硬盘等电子文件载体的物理寿命相对较短，所以要在技术上及时对载体进行保护以免电子档案文件无法访问，这又需要投入一部分人力与财力。
第二，对电子档案草稿与定稿无法进行分类。档案的本质属性即为原始记录性，而在办公自动化系统中，对电子文件的起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改与覆盖的特性使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征难以保存，因此电子档案管理中没有正本与副本之分。
第三，安全性较差。计算机与网络技术的开放性使一些病毒或“黑客”有机会对电子文件的真实性与完整性造成威胁;由于电子档案具有小体积、大容量的特点，一旦失窃，后果不堪设想;电子档案没有字迹特征，若被恶意修改也很难查出。
第四，长久保存难度较大。电子档案载体的特殊性使其对环境有着较高的要求，其保存环境必须严格控制湿度、温度、洁净度及磁场等影响因素。因此，高校档案部门若采用电子档案管理时，就必须考虑到这些因素，以防出现电子档案损坏、丢失等无法挽回的情况发生。
3.2 电子档案在使用过程中的优势分析。由于高校的档案管理涉及到人事管理、学生注册、教学、科研和财务结算等多方面档案材料，通过传统方法来建立与管理档案的工作强度较大且操作过程十分复杂繁琐，电子档案则克服了这些不便，在工作中呈现出优势。
首先，一定程度上减轻了档案工作人员的劳动强度，尤其是在进行档案查找环节中，通过搜索文件分类号就可以找出所需文件及附件，不仅节约了时间，也极大的降低了档案管理人员的劳动强度。
其次，具有高效快捷的归档速度。通过网络传输技术能够实时进行电子档案资源共享，且正确度较高;电子文件是由各种媒体信息集成的，具有图文声像等直观效果。
再次，促使档案管理人员的综合素质得到了提升。電子档案在推行过程中不仅提升了档案管理工作人员的计算机水平，还要求这些人员必须拥有较广博的知识，并通过不断的知识更新才能适应整个专业要求。高校的档案管理人员要谨记档案工作对高校的服务性与辅助性，通过不断提升自我专业能力以达到提升高校档案工作整体水平的最终目的。
4 加强电子档案管理的意义
加强电子档案管理不仅促使高校管理者与档案管理者从传统管理理念转向现代化管理理念，还从真正意义上加速了档案管理工作的发展。
4.1 能够满足使用者多样化的需求。越来越多的使用者随着社会进步而对档案提出更多的使用要求，原始的纸质文字资料已无法满足其快节奏生活，并且对原始视频图像等影音资料需求是传统档案模式所无法满足的。而电子档案则能够通过视频、图片来进行再现，这种多样性的信息保存方式逐渐发展为解决使用者多样化需求的主要解决方案。档案工作的服务对象需求会随着社会发展与科学进步而发生变化，只有加强电子档案管理，才能随着动态需求及时更新并有效提出解决方案。
4.2 加强电子档案管理能够节约人力与物力。由于档案工作具有一定的特殊性，采用传统的档案管理方式不仅需要耗费大量的人财物力，还可能存在损坏风险。然而，计算机及其网络不仅为归档提供了快捷的管理手段，还提供了信息利用的快速途径，减轻管理者劳动强度的同时还将归档质量和检索速度大幅度提高了。电子档案管理工作中将按“卷”立卷归档优化为按“件”进行整理归档，使档案管理工作效率得到了飞跃提高。
4.3 加强电子档案管理能有效提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提供便捷高效的服务，电子档案将实物资料进行信息化，使海量原始档案能够通过计算机存储介质进行集中并利用互联网来进行传播，这就十分便于用户对信息的迅速筛选与查阅。通过加强电子档案管理能够为用户提供高品质的服务，通过拓宽知识面、及时沟通并学习新技术来增长电子档案管理技能，进而使档案管理工作能够将其社会效益和经济效益发挥到极致。
5 加强电子档案管理与应用的对策
加强电子档案利用管理与应用具有重要意义，因此，需要从多角度开展、多方面配合电子档案管理工作。
5.1 通过建立档案利用制度来整合各类档案资源。建立档案利用审批制度，通过对使用者调用档案进行约束来保证其安全性，档案管理部门可利用网络技术对档案进行及时的收集管理，以保证电子檔案能够及时更新。在进行电子档案应用的同时也可以兼用传统纸质档案来进行互补，即“双套制”，通过档案资源整合来创新档案管理模式，推动实现电子档案管理工作的发展。
5.2 规范档案储存与利用的方式，以避免无法恢复性损失。通过加强电子档案的存储设备和网络安全性来保障档案文件的安全。电子档案硬件设施要做到专机专用并定时进行管理与维护，对软硬件要及时进行更新升级，以保证存储设备的状态良好。同时还要定期更新备份所存档的电子文件，以防意外丢失情况发生。定期对电子档案文件的使用密码进行更改，防止被非法访问与随意删改等情况的发生。总之要不断改进现代化管理手段，以提升电子档案的安全。
5.3 进行高校档案管理人员职业培训，加强其安全意识。定期进行必要的职业培训，使档案管理人员真正从思想上认识到此工作的重要性，提高其职业责任心的同时还应从技术上不断更新，以保证档案管理工作的安全性，使档案资料能够安全可靠，并最大程度上做好服务工作。
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作者简介：白敏（1982-），女，陕西宝鸡人，档案系列助理馆员，研究方向：档案管理。
电子档案管理规范范文第5篇
摘 要：随着互联网的不断发展，各企业管理系统中的档案管理也不断走向信息化，在管理办法和规范上与计算机信息技术紧密相连。所以现在大多数的企业档案管理都已经实现了计算机网络自动化，建立了规模较大的信息数据。但是，网络信息技术的发展对我国的档案馆管理模式也提出了更高的要求。
关键词：信息技术;档案管理;应用策略
引言
实现信息技术的高质量应用可以为档案管理工作的改进提供帮助。目前，信息技术的创新推广速度较快，实现信息技术在档案管理中的有效使用，可以使档案管理工作获得高水平的支持。
1 信息技术在档案管理中优势
1.1 确保数据分享
信息科技最为显著的特点是可以在互联网媒介下确保讯息的无阻碍传送，完成信息资源的高度分享与正常流通，技术优点对单位档案管控来讲尤为关键。单位能够在信息科技的支撑下对档案讯息实施电子化处置，为讯息的高效使用与分享流通打开方便之门[1]。档案管控最为关键的功能是把多样性的信息材料实施整合、储蓄与使用，而信息科技在单位的功能无法取代，能够为这部分工作的推动提供强有力的支持，让讯息能够高度分享。在当代的档案管控具体工作中，档案参数讯息在单位中的运用价值得以彰显，唯有发挥这部分档案的“威力”，方能够完成数据分享。
1.2 提高管理效果
单位的档案管控工作强度很大，工作任务极为艰巨，要处置多元化的参数讯息，而处置这部分讯息必须对信息进行分类与整合，并且需要科学地进行信息检索，便于整合储蓄与使用。然而在以往的档案管理工作中， 档案管控工作通常要依赖工作人员，在讯息处置使用阶段的成效并不明显，并且也没有办法确保质量，导致人为失误源源不断，在既定程度上左右了档案管控的成效与质量。使用信息科技可以显著地提高档案管理的效果。信息科技凭借互联网技术与电脑科技能够对大批的没有办法依赖人力处理的档案得到充分的应用，并且效果比人工完成的效果要好，进而节约了大批的时间。
2 信息技术在档案管理中应用存在的问题
2.1 档案信息化管理系统不够成熟
档案信息化管理系统的构建质量直接决定着信息技术在档案管理工作中的应用水平。但是，部分企业的档案管理人员缺乏对现有信息系统可操作性的详细考察，没有结合软件开发的实际情况制定信息化技术的应用步骤，导致档案信息化建设工作的实施无法在项目设计和需求分析方面取得进展，也使得信息化系统的安全性与稳定性难以得到有效维护。一些档案信息化管理系统的建设虽然进行了需求分析，但缺乏对需求说明书的规范化设定，未能对档案信息化管理工作的主要原则进行总结，导致档案管理标准化体系的建设价值难以得到体现，也使得动态性管理方法难以在档案管理工作中实现普及推广[2]。一些档案信息化管理系统在具体建设的过程中，缺乏对系统扩展性特征的有效分析，没有结合系统功能特点进行数据模型的创新设计，难以保证信息化技术在档案管理工作中发挥作用。一些档案管理信息系统的建设对于计算机软件的开发经验吸收应用存在不足， 档案管理技术的设计缺乏对系统建设过程的创新调整，导致档案管理的基础性工作和信息技术难以得到高质量的结合，无法在档案管理业务模式创新方面取得积极成效，也使得档案信息化管理系统所具备的应用价值无法实现高水平开发。
2.2 档案管理手段落后
随着科学技术、计算机技术和网络的发展，信息化技术在档案管理中的广泛应用大大扩展了科学技术信息的传播渠道 。另外，信息化技术使得档案管理的及时性大大提高，有利于档案管理系统管理。然而，我国目前大多数档案管理机构的档案管理方法与实践仍然相对落后，档案信息和自动化办公的方式不同步，文件管理方法仍被锁定在传统的手动管理模式下，很少使用计算机来管理文件。当前，许多档案资料和技术记录都基于电子文档，但仍保留了许多老式过时的存档方式，如纸质文档，纸质文档搜索困难，查找资料缓慢，难以与现代管理实践同步，降低了文件资源的共享率。
3 信息技术在档案管理中的优化应用策略
3.1 提高档案信息化管理系统的成熟度
档案管理人员在探索信息技术的应用途径过程中，要加强对档案信息化管理系统构成情况的分析研究，并对工程项目建设的基本原理进行考察，使档案信息化管理方案的构建可以具备更强的可操作性，并保证档案管理所需的软件可以在这一过程中实现高质量应用。要加强对档案信息化管理需求需求的分析，并对系统当前的功能优势及使用性能进行考察，保证系统具备足够的稳定性与安全性。档案信息化系统的建设工作需要加强对说明书制定工作的关注，尤其要对档案管理标准化体系建设所需的基础条件加以分析，保证档案动态化管理方法得到有效构建，使信息技术所具备的突出应用优势得到明确。要加强对档案信息化管理系统功能和数据构成情况的考察，并对系统架构以及功能模块进行有效的创新，保证系统安全管理体系可以在这一基础上得到更加成熟的构建。档案信息化管理系统的建设还需要加强对计算机软件开发状态的关注，尤其要保证档案管理人员充分参与到系统建设工作中，确保软件开发过程可以得到明确，为档案管理系统价值的充分开发提供有利支持。
3.2 建立完善的管理队伍，提升档案管理人员专业素养
随着信息化技术在企业档案管理中的普遍应用，对档案管理人员专业素养也提出了新的要求。基于此，档案管理人员专业素养要积极响信息化技术在企业档案管理中的应用的要求，提升自身的工作水平和思维广度， 加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握信息化技术在企业档案管理中的应用，档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了企业信息化档案管理的管理水平和效率，甚至关系到企业信息化档案管理未来的发展走向[3]。想要有效提高档案管理人员专业素养和技能水平，就要为档案管理人员专业素养经常举办一些有关于企业信息化档案管理的思想交流会和专题座谈会，增强档案管理人员的学习积极性和自主性，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，进而促进企业信息化档案管理的良性发展。
3.3 合理使用电子档案
（1）档案管理人员需要轉变传统档案管理意识的同时，主动学习电子信息管理操作的技能，主动开展电子档案管理编研业务，充分展示档案管理的内涵，在建档的过程中有效获取关键词进行归类存储，一边提供更加快捷、准确的档案信息服务。（2）对档案信息进行电子化目录生成，这是为保障信息提取的便捷性。编制目录后，可以非常清晰地了解不同信息的内容了及存储位置。同时方便在遵守保密规定的同时对这些信息进行查阅，对于保密级别不同的信息进行分级管理，保障这些信息的安全性与可靠性，避免因管理不当而造成的信息外泄。这也是为后续信息电子化管理提供基础。（3）电子信息完成建档后，需要对调用信息的单位进行准确的登记，其中内容需要有明确的划分，内容包括使用人的自然信息，这是为保障信息安全而采取的措施，是为方便对电子档案的合理利用。
结束语
应用信息技术对档案进行更加科学的管理，为适应时代发展的需要， 使档案管理工作发挥更重要的作用。信息化管理可以使得档案管理工作更加清晰，而且可以使得档案管理更加安全。
参考文献：
[1] 吴凯. 电子信息技术在档案管理中的应用研究[J]. 数字技术与应用， 2020，（08）：88.
[2] 张鑫.现代化信息技术在城建档案管理中的应用[J].城建档案，2020，（07）：55- 56.
[3] 于春琳.事业单位档案管理中融入信息技术的现实意义阐述[J].才智， 2020，（25）：199.
电子档案管理规范范文第6篇
1. 企业会计电子档案管理特点
企业会计档案主要是记录和反应企业经济业务发展情况,不仅有经济方面意义,同时还具有重要的法律效应。企业采取电子化档案管理,使会计档案的内容、传输、保存等发生了明显改变。
随着《会计档案管理办法》的实施,会计核算中应用电子计算机技术,不仅需要有相关电子会计数据,同时还需要将其中资料打印成纸质会计档案,电算化会计档案有两个不同会计档案载体,分别为传统意义会计档案以及储存在硬盘或光盘中的电子会计档案。电子会计档案没有传统会计档案的直观可视性特点,只有在计算机硬件以及特定软件系统中才能够实现可视,容易被修改,另外,电子档案的保存还容易受到保存环境、载体质量、储存有效期等因素影响。
2. 企业会计电子档案管理
2.1 建立严格的内部控制制度
内部控制制度主要是会计企业为了提高自身的经营管理效率,保证各项制度方针的高校执行所采取的相应方法和制度,在实际应用中还能够实现对企业会计资料准确性以及企业资产安全性的保护。相比于传统内部控制,会计档案信息化模式下,内部控制范围有了明显的扩大,包含程序修改控制、数据编码控制、系统开发控制等原有会计系统中所没有的内容。现行会计档案信息化要求下,内部控制手段需要有足够多样性,以程序化控制作为主要控制手段。内部可控制的主要目的是保证资料的可靠性和准确性,进而使会计电子档案安全和可靠得到保证。
2.2 建立授权操作制度,实行岗位专人专职
企业会计电子档案管理需要将权利、责任等相结合,不同岗位设置不同的权限,比如说系统主管岗位、管理员岗位等。做好岗位职责的划分,既不能出现有有职责交叉重复,同时还不能出现管理方面盲点。将不同职责相分离,使岗位责任制得到有效落实。另外,还需要设置档案借阅登记簿、归档登记簿等,避免电子档案的丢失或泄密。
2.3 引入加密技术,建立严格认证制度
传统会计系统中,数据的储存和处理由不同部门人员负责。会计电子档案系统的应用,整个数据处理和储存呈现集中化特点,数据安全风险有明显增加,数据安全性无法得到保证。比如说部分未经授权人员可利用计算机浏览数据资料,导致机密数据发生泄露。通过严格认证制度,能够防止未经授权人员进入系统,当前常用的认证技术有口令认证、指纹认证等,通过这些方式,使数据安全性得到提高。
2.4 会计电子档案备份管理制度化和规范化
会计电子档案需要对其备份,以保证数据安全性和准确型。会计电子档案管理人员在日常工作过程中需要养成良好的数据备份习惯,结合会计数据业务量,定期对数据进行检查和拷贝,避免因为储存介质的损坏发生数据信息丢失等情况。会计电子档案需要采取双备份等措施,原件数据与备份数据分别保存在不同地方,同时设置专门的电子档案保管室。另外,还需要落实会计电子档案备份管理制度化和规范化,选择专门信息备份员,负责整个档案备份,备份的档案尽量使用质量好光盘刻录,确保数据安全,在年终需要做好电子档案的归类和整理,表明备份人姓名、内容目录等,同时还需要有财务负责人以及系统管理人员签字确认。
2.5 定期对电子档案数据进行检测和维护
电子档案的检测可选择随机抽样以及等距抽样等方式,在检测内容方面:第一,检查电子档案逻辑,选择专门的检测软件读写校验,针对存在问题的介质及时更新和修正;第二,检查其外观,判断存储介质的外观是否出现变形或者损坏,保证外表涂层清洁,不存在霉斑;第三,对现有的检测和审批等制度进行优化和完善,在展开审批和检测工作时,保留相关资料,严禁数据的随意恢复和拷贝。
2.6 保证会计电子档案兼容性
会计电子档案保存格式需要有兼容性和通用性特点,随着当前文档技术的发展升级,电子档案的保存需要能够方便不同时期数据的处理。受到当前软件技术等方面限制,以往低版本中所生成的会计信息往往无法在高版本系统运行,如果未能将备份数据及时归档并更换保存格式,将非常容易出现旧系统文件无法解读情况,造成数据资源的严重浪费,发生经济损失。
2.7 增强会计电子档案管理人员工作素养
会计电子档案管理人员不仅需要掌握会计学、管理学、档案学等基本理论方法,同时还需要对计算机网络技术、软件技术、通讯技术等有全面了解把握。会计电子档案系统中不仅对保管人员综合素养和专业性有严格要求,同时还在其职业道德等方面有严格要求。为了使保管人员工作素养得到提高,需要严格把握保管人员招聘、提升等环节,建立长效控制机制。
结束语
企业会计档案信息化对档案管理提出了严格的要求,想要将会计电子档案价值和作用充分全面发挥出来,就必须要做好企业会计电子档案的管理。在实际管理中,可以从内部控制制度、授权操作制度、加密技术、备份管理、检测维护、档案兼容性、人员工作素养等方面出发,采取科学合理的管理措施,提高企业会计电子档案管理水平。
摘要：本文简单介绍了企业会计电子档案管理特点,针对企业会计电子档案管理展开了深入的研究分析,结合本次研究,发表了一些自己的建议看法,希望可以对企业会计电子档案管理起到一定的参考和帮助,提高企业电子档案管理有效性,更好的满足供热服务企业发展需要。
关键词：企业,会计,电子档案,管理
参考文献
[1] 高大正,常莹,陈颖,等.基于凭证影像化的电子会计档案工作研究[J].教育财会研究,2017,(3):91-96.
[2] 姜慧君.新《会计档案管理办法》下对电子会计档案管理的思考[J].兰台世界,2017,(7):46-48.
[3] 周卫华.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财务与会计,2016,(12):54-55.