电子档案管理系统范文第1篇
摘 要：随着互联网的不断发展，各企业管理系统中的档案管理也不断走向信息化，在管理办法和规范上与计算机信息技术紧密相连。所以现在大多数的企业档案管理都已经实现了计算机网络自动化，建立了规模较大的信息数据。但是，网络信息技术的发展对我国的档案馆管理模式也提出了更高的要求。
关键词：信息技术;档案管理;应用策略
引言
实现信息技术的高质量应用可以为档案管理工作的改进提供帮助。目前，信息技术的创新推广速度较快，实现信息技术在档案管理中的有效使用，可以使档案管理工作获得高水平的支持。
1 信息技术在档案管理中优势
1.1 确保数据分享
信息科技最为显著的特点是可以在互联网媒介下确保讯息的无阻碍传送，完成信息资源的高度分享与正常流通，技术优点对单位档案管控来讲尤为关键。单位能够在信息科技的支撑下对档案讯息实施电子化处置，为讯息的高效使用与分享流通打开方便之门[1]。档案管控最为关键的功能是把多样性的信息材料实施整合、储蓄与使用，而信息科技在单位的功能无法取代，能够为这部分工作的推动提供强有力的支持，让讯息能够高度分享。在当代的档案管控具体工作中，档案参数讯息在单位中的运用价值得以彰显，唯有发挥这部分档案的“威力”，方能够完成数据分享。
1.2 提高管理效果
单位的档案管控工作强度很大，工作任务极为艰巨，要处置多元化的参数讯息，而处置这部分讯息必须对信息进行分类与整合，并且需要科学地进行信息检索，便于整合储蓄与使用。然而在以往的档案管理工作中， 档案管控工作通常要依赖工作人员，在讯息处置使用阶段的成效并不明显，并且也没有办法确保质量，导致人为失误源源不断，在既定程度上左右了档案管控的成效与质量。使用信息科技可以显著地提高档案管理的效果。信息科技凭借互联网技术与电脑科技能够对大批的没有办法依赖人力处理的档案得到充分的应用，并且效果比人工完成的效果要好，进而节约了大批的时间。
2 信息技术在档案管理中应用存在的问题
2.1 档案信息化管理系统不够成熟
档案信息化管理系统的构建质量直接决定着信息技术在档案管理工作中的应用水平。但是，部分企业的档案管理人员缺乏对现有信息系统可操作性的详细考察，没有结合软件开发的实际情况制定信息化技术的应用步骤，导致档案信息化建设工作的实施无法在项目设计和需求分析方面取得进展，也使得信息化系统的安全性与稳定性难以得到有效维护。一些档案信息化管理系统的建设虽然进行了需求分析，但缺乏对需求说明书的规范化设定，未能对档案信息化管理工作的主要原则进行总结，导致档案管理标准化体系的建设价值难以得到体现，也使得动态性管理方法难以在档案管理工作中实现普及推广[2]。一些档案信息化管理系统在具体建设的过程中，缺乏对系统扩展性特征的有效分析，没有结合系统功能特点进行数据模型的创新设计，难以保证信息化技术在档案管理工作中发挥作用。一些档案管理信息系统的建设对于计算机软件的开发经验吸收应用存在不足， 档案管理技术的设计缺乏对系统建设过程的创新调整，导致档案管理的基础性工作和信息技术难以得到高质量的结合，无法在档案管理业务模式创新方面取得积极成效，也使得档案信息化管理系统所具备的应用价值无法实现高水平开发。
2.2 档案管理手段落后
随着科学技术、计算机技术和网络的发展，信息化技术在档案管理中的广泛应用大大扩展了科学技术信息的传播渠道 。另外，信息化技术使得档案管理的及时性大大提高，有利于档案管理系统管理。然而，我国目前大多数档案管理机构的档案管理方法与实践仍然相对落后，档案信息和自动化办公的方式不同步，文件管理方法仍被锁定在传统的手动管理模式下，很少使用计算机来管理文件。当前，许多档案资料和技术记录都基于电子文档，但仍保留了许多老式过时的存档方式，如纸质文档，纸质文档搜索困难，查找资料缓慢，难以与现代管理实践同步，降低了文件资源的共享率。
3 信息技术在档案管理中的优化应用策略
3.1 提高档案信息化管理系统的成熟度
档案管理人员在探索信息技术的应用途径过程中，要加强对档案信息化管理系统构成情况的分析研究，并对工程项目建设的基本原理进行考察，使档案信息化管理方案的构建可以具备更强的可操作性，并保证档案管理所需的软件可以在这一过程中实现高质量应用。要加强对档案信息化管理需求需求的分析，并对系统当前的功能优势及使用性能进行考察，保证系统具备足够的稳定性与安全性。档案信息化系统的建设工作需要加强对说明书制定工作的关注，尤其要对档案管理标准化体系建设所需的基础条件加以分析，保证档案动态化管理方法得到有效构建，使信息技术所具备的突出应用优势得到明确。要加强对档案信息化管理系统功能和数据构成情况的考察，并对系统架构以及功能模块进行有效的创新，保证系统安全管理体系可以在这一基础上得到更加成熟的构建。档案信息化管理系统的建设还需要加强对计算机软件开发状态的关注，尤其要保证档案管理人员充分参与到系统建设工作中，确保软件开发过程可以得到明确，为档案管理系统价值的充分开发提供有利支持。
3.2 建立完善的管理队伍，提升档案管理人员专业素养
随着信息化技术在企业档案管理中的普遍应用，对档案管理人员专业素养也提出了新的要求。基于此，档案管理人员专业素养要积极响信息化技术在企业档案管理中的应用的要求，提升自身的工作水平和思维广度， 加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握信息化技术在企业档案管理中的应用，档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了企业信息化档案管理的管理水平和效率，甚至关系到企业信息化档案管理未来的发展走向[3]。想要有效提高档案管理人员专业素养和技能水平，就要为档案管理人员专业素养经常举办一些有关于企业信息化档案管理的思想交流会和专题座谈会，增强档案管理人员的学习积极性和自主性，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，进而促进企业信息化档案管理的良性发展。
3.3 合理使用电子档案
（1）档案管理人员需要轉变传统档案管理意识的同时，主动学习电子信息管理操作的技能，主动开展电子档案管理编研业务，充分展示档案管理的内涵，在建档的过程中有效获取关键词进行归类存储，一边提供更加快捷、准确的档案信息服务。（2）对档案信息进行电子化目录生成，这是为保障信息提取的便捷性。编制目录后，可以非常清晰地了解不同信息的内容了及存储位置。同时方便在遵守保密规定的同时对这些信息进行查阅，对于保密级别不同的信息进行分级管理，保障这些信息的安全性与可靠性，避免因管理不当而造成的信息外泄。这也是为后续信息电子化管理提供基础。（3）电子信息完成建档后，需要对调用信息的单位进行准确的登记，其中内容需要有明确的划分，内容包括使用人的自然信息，这是为保障信息安全而采取的措施，是为方便对电子档案的合理利用。
结束语
应用信息技术对档案进行更加科学的管理，为适应时代发展的需要， 使档案管理工作发挥更重要的作用。信息化管理可以使得档案管理工作更加清晰，而且可以使得档案管理更加安全。
参考文献：
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电子档案管理系统范文第2篇
网络已经渗透到社会的不同领域, 档案的管理也越来越离不开信息和网络平台。计算机网络为我们带来了便捷、效率, 也给我们造成了操作风险, 电子档案已经成为网络犯罪侵犯的主要目标。计算机给我们创造方便和高效的同时也给我们带来了管理风险。针对电子档案风险管理存在的问题, 应该采取有效电子档案风险防控措施。21世纪初的“熊猫烧香”案件给了我们深深的教训, 从计算机病毒产生之日起, 电子文件就时刻被暴露在风险之中。因此, 档案工作人员应该未雨绸缪, 及时发现问题, 面对问题, 寻找解决问题的方式方法。
二、电子档案的概念和重要特征
“电子档案”是指在档案管理部门保存的电子文件, 是伴随着社会的发展而在档案领域出新的全新理念。依据国家相关规定, 电子档案是指有留存价值的可以归入档案的电子文件和与其匹配的软件等数据。电子档案有以下重要特征。第一, 电子档案的动态性和虚拟性相结合。电子档案被储存的方式是以电子文件的形式存储在电脑中的。它有动态的特征, 他的存储是分布式的海量信息。第二, 数字、多媒体化。电子档案的信息整理、分类都是以数字和互联网为基础开展的。通过电脑的交互性实现的, 电子档案是多媒体的, 可以利用网络来具体操作。第三, 加工的标准化和智能化。在搜索技术方面, 电子档案是智能的, 检索系统可以根据检索条件来完成筛选工作。第四, 服务用户是第一位的。电子档案的优点是信息更完备, 从而让使用者在使用时不受时间、空间上的限制, 它的形式、内容都是以客户为中心来设计的, 电子档案使用户更多, 但同时也给档案用户带来了风险。
三、电子档案面临的主要风险
(一) 电子档案面临的主要风险。电子档案依据其自身的特征, 其风险可以分为以下几类:第一, 技术风险。鉴于电子档案对计算机的依赖性很强, 所以, 当计算机的软硬件产生问题时, 就会影响档案工作的效率。第二, 自然环境风险。造成这一风险的主要原因有, 保管的产地、天灾和人祸。保管场地的要素有温度、湿度等, 都会影响电子档案的保管效果。如过高的温度、过大的湿度都会减少信息载体的寿命。自然灾害是不可抗力造成的灾害, 如地震、洪水。第三, 网络风险。网络风险是一种搭建在开放性技术协议前提下的信息交流途径。他的防卫和攻击能力不高。当电子档案在网络上传送时就有可能因为硬件故障或是没有对内网和互联网进行隔离而受到的侵袭, 如, 黑客的侵袭。第四, 数据存取风险, 主要是由于数据存储方式不合理而对电子档案的是否真实、完备造成影响的风险。主要是在单位内部造成的。表现为:一是数据收集不精准。二是数据没有加密。三是按档案管理人员素质低、风险意识薄弱造成的操作问题。四是已篡改数据的人员。五是数据未能及时备份。六是涉密档案传送时泄露。第五, 风险管理, 电子档案是档案管理的新形式。但是在实际操作中存在资金投入不高、管理者不重视、人员配置不合理、管理制度不完善等问题, 这大大增加了电子档案管理的风险。第六, 法律风险。我国现有法律法规不完善, 电子档案中的数据的法律受保护的力度不高, 还没有明确的法律条文。
(二) 电子档案风险基本特征。第一, 电子档案风险的客观性。造成电子档案风险的因素有自然、社会和人为因素。这些因素都是客观的, 不随着人的意志改变而变化。正是由于这种客观性, 造成了人们对电子档案的风险管理受到限制。第二, 电子档案风险的不可规避性, 由于决定电子档案风险的各种要素是独立于风险主体的。电子档案风险管理的不可规避表现为:一是新的电子档案的风险会反复发生。二是引发电子档案风险的自然灾害是不随着主观意识而转移的。第三, 电子档案风险的随机性。电子档案风险是随机的, 风险的产生、发展、产生的场景、都是不可控的, 它往往是不能够提前预测的。
四、电子档案风险管理对策建议
(一) 电子档案风险管理原则。科技的发展进步给社会带来了巨大的风险。风险管理已经成为电子档案管理的重要工作, 其管理原则有以下几点:第一, 尽量能够在风险产生前, 利用各种预判方法, 降低风险产生的概率。在风险发生中, 利用各种手段第一时间做出反应, 降低风险带来的损失。在风险后, 总结经验, 以备今后得以借鉴。第二, 前端控制。为了能够实现电子档案的真实性, 前端控制是非常有效的管理方式。可以有效提高电子档案管理效益。第三, 控费原则和风险平衡原则。我们要重视降低成本和机会成本的均衡, 尽量使风险控制成本大于机会成本。
(二) 电子档案风险控制。对电子档案的管理, 应该做到对随机出现的风险进行预判, 把风险发生的可能降到最低是风险控制的目标。在风险管理时, 第一步是进行风险辨别, 第二步是对风险的预判, 第三步是风险控制方式的选择, 他们三者构成了不可或缺的有机整体。
1.电子档案风险识别。电子档案风险识别是指使用不同的途径, 对未来有可能发生的风险及可能会造成风险的因素进行辨别、整理。风险管理首先要做的是对风险进行预判, 也就是说首先应该调查研究电子档案风险存在的种类和有可能酿成的后果, 便于档案管理工作者增加对风险的认知和了解。
2.建立风险评估机制。电子档案风险评估是信息管理体系对所存档的信息的完备性进行系统性评估的流程, 是电子档案风险管理工作的重要内容。风险评估包括:预估电子档案的价值, 电子档案的形式、传输程序、加工和处理, 评估电子档案对保密、完备的标准。估算电子档案及有关财务是否脆弱、潜在风险发生的可能, 估算电子档案遭到损坏后的严重影响。
3.电子档案风险控制。风险控制是电子档案风险管理的重中之重, 依据风险评估, 有针对性地采取措施。风险控制的最终目标是尽量减少对电子档案管理所产生的风险, 从而达到电子档案管理的人、机器和环境相配合。
4.构筑技术保护屏障。电子档案风险防控的重要方式是利用安全的信息安全技术。此类技术包括:物理、网络安全技术、数据加密、备份、病毒防护技术, 身份认证、事故应对技术、紧急应急技术等。在实际操作中, 用得比较频繁的是防火墙技术、电子签名技术、WORM技术、存取权限控制等, 保证了电子档案信息是独一无二的。
5.实现规范化管理。第一, 提升档案管理队伍的管理水平, 人是档案管理核心要素, 以人为本, 提升档案工作者的风险防控认知, 提高专业技术水平、更新管理知识, 避免了电子档案工作人员因工作失误而形成的风险。第二, 优化内部管控制度。实践表明, 电子档案的风险管理水平主要来源于企业内部, 内部风险的防控要比外部风险防控高。依据电子档案管理流程、建立健全管理制度, 增强内部监管是电子档案风险管理的首要工作。核定电子档案归档、范畴、技术、软件、数据等, 保障电子档案质量的连续可行。
6.电子档案风险控制策略。第一, 人本策略。认识电子档案风险管理的重中之重。以人为本, 加强档案管理者的风险意识, 提高业务水平, 定期学习管理知识、提高管理理念, 降低档案管理者在工作中存在的风险, 从而避免经常发生的风险。第二, 制度策略。制度保证。完善科学合理的管理制度是规划公司有效运营的重要手段, 制定电子档案体制, 严防死守。国内外许多研究说明, 许多威胁是从组织内部开始的, 对内部威胁的防控比外部威胁的防控更难。
摘要：计算机网络为我们带来了便捷、效率, 也给我们造成了操作风险, 同时成为网络犯罪向电子档案侵袭的重要方式。我们要加强电子档案的风险管理, 做好电子档案风险的甄别, 应该采取电子档案风险防控有效措施。
关键词：电子档案,风险,对策
参考文献
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电子档案管理系统范文第3篇
摘 要：随着信息技术的飞速发展，大数据应用已经融入各行各业，深刻改变了人们的生活方式。当档案遇上大数据，电子档案管理也应与时俱进、改革创新，开启以大数据为纽带的智慧档案新时代。文章重点从法律、标准、人才、服务方面分析了大数据时代电子档案管理存在的问题，在此基础上提出了新形势下电子档案管理的发展对策。
关键词：大数据;电子档案; 科学管理;开放共享
1 大数据时代电子档案管理的现状
1.1 电子档案相关法律缺位，影响了电子档案的价值实现。我国电子档案立法严重落后于电子档案发展的客观要求，《档案法》更多是针对传统档案，而对于电子档案的法律效力、相关标准、开放利用等问题至今仍没有明确规定。随着社会发展，人们对电子档案开放的要求不断提高，而信息开放伴随着潜在风险和承担更多责任，特别是电子档案安全问题更加凸显，有些工作人员存在“利用危险，保密保险”思想，导致电子档案开放程度普遍不高，与社会利用需求存在差距。因此迫切需要从法律层面为开放电子档案保驾护航。尽管确保电子档案特别是涉密档案的安全管理是新时代亟须重视的问题，但不應把这些风险视为限制电子档案开放的理由，关键是如何防范和化解风险。不断建立健全电子档案法律法规，电子档案管理才能朝着科学的方向长远发展。
1.2 电子档案标准规范滞后，制约了电子档案的跨界融合。大数据时代，数据繁杂多样，统一标准规范是资源共享利用的前提。早在2014年国家就发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出“科学整合档案信息资源”“促进资源共享”，但对于资源整合过程中有哪些新标准、新方法、新技术引领，怎样清理阻碍电子档案资源整合的障碍，对相关机构有哪些激励惩戒机制等都不够明确。随着电子数据的急速增长和高度混杂，2016年国家发布《电子文件归档与电子档案管理规范》，从“电子档案存储、备份、利用、统计、元数据维护”等方面对电子档案管理进行了规范，代替了2000年《电子文件归档与管理规范》。《规范》发布以来，由于未定期审查电子档案保存标准，电子档案行业协同标准有的相对滞后、有的尚属空缺、有的未得到严格执行，严重阻碍着资源流动共享，电子档案信息的跨界融合、智能对接步履维艰。电子档案标准规范滞后，严重制约了电子档案在大数据时代的跨界融合。
1.3 档案人员现代信息素养相对较弱，影响了电子档案工作的创新驱动。大数据时代，人们更加注重时间和效率，怎样能够从海量数据中快捷高效地淘到有价值的信息为人所用显得尤为重要。目前，我国档案从业人员队伍庞大，但利用电子档案提供服务仍普遍缺乏主动性和前瞻性，缺乏敏锐捕捉电子信息并促成电子档案和现实问题融合的能力，档案人员信息技术水平总体偏低，严重制约了电子档案工作的创新发展。因此，如何提高档案管理者的现代信息素养，将“档案库”变成“思想库”“智慧库”，将“电子档案管理者”变成“智慧信息提供者”，这是大数据时代对现代档案人的重大考验。
1.4 大数据技术尚未得到充分利用，制约了电子档案的智慧化服务。以科技驱动电子档案工作发展是时代所需。利用数据挖掘、软件分析等，将电子档案与社会资源、用户行为信息进行有机关联和深度开发，帮助解决实际问题更是用户的期待。但是目前，数据挖掘、云计算、物联网、可视化等许多新兴技术在电子档案管理中还没有得到充分应用，提供给用户的信息还多是原始信息，深入挖掘、精细加工的二次信息亟待开发;用户接触的多是静态的枯燥文字，缺乏富有画面感、真实感和吸引眼球、鲜活生动的多媒体信息;档案咨询多是电话咨询或电子邮件，在线智能答疑没有得到有效应用;手持终端设计、电子档案定制推送等尚待加强，这些都会影响用户对电子档案的感知和体验。因此加强新技术在电子档案领域的应用，做好以用户问题为导向的个性化和智慧化服务，是大数据时代档案工作实现大发展的突破口，我们所面临的形势严峻、任务艰巨。
2 大数据时代电子档案管理的发展对策分析
2.1 建立健全电子档案法律法规，促进电子档案的开放利用。首先，国家应尽快以法律形式赋予电子档案法律效力，赋予档案馆采集、管理、发布电子档案数据的职责，列出档案馆的免责条款，免除档案馆因开放电子档案而延伸引起的种种责任。国家可以在《政府信息公开条例》的基础上，充分发挥国家开放档案大数据平台的作用，接收并回复社会各界开放数据的申请：哪些数据什么时间可以开放，哪些数据因安全隐私和技术限制等无法开放。其次，关于电子档案开放利用过程中的信息安全问题，法律必须明确电子档案开放鉴定的主体，建议由电子档案生成单位负责电子档案数据开放鉴定工作，制订限制开放的清单，提出电子档案开放意见，盘活数据资产。最后，法律法规要建立奖惩追责机制。对于在电子档案领域做出突出贡献的部门或个人要有实质性的奖励，以点带面引领行业发展。对于不履行规定职责、行业间不协作配合或者消极不作为的要承担相应责任。只有建立健全电子档案法律法规，推动电子档案开放利用，才能最大限度发挥电子档案价值。
2.2 电子档案标准规范要与时俱进，与国际接轨，共享信息红利。大数据时代，要提高电子档案数据质量，标准要先行，对于各行各业产生的电子元数据要统一标准，明确数据类型、用途和文件格式，构建新一代电子档案大数据平台和大服务平台，让全社会在一个共同的路线图上协作，共同推进资源整合。2018年，澳大利亚国家档案馆颁布了数字化档案保存新标准，该标准根据国家最佳实践规定了数字化档案的技术要求。这项标准旨在确保生成的数字副本的“母版”作为原件长期有效的替代品，还可生成供公众利用的衍生文件，最大限度地减少对脆弱文件的物理损害。更重要的是，该标准还是一个有效的工具，有助于尽量避免因文件载体不稳定或技术陈旧而导致的丢失风险。目前，我国在电子档案标准规范建设方面还有待加强，要深入调研，与时俱进，定期对电子档案保存标准进行审查修订，做到电子档案标准与国际接轨，为实现跨部门、跨行业、跨地区、跨国界的一站式电子查询打好基础，使全社会乃至全球共享电子档案信息红利。
2.3 加强电子档案领域的教育改革，造就复合型高素质的电子档案管理队伍。大数据时代对档案人员提出了更高的从业要求，一方面要求档案人员具有敏锐的信息意识，另一方面要求档案人员具有高技能的现代化电子信息管理能力。这就对档案新型综合人才的培养提出了更高的标准和要求。首先，大数据时代档案专业的课程设置要改革创新。建议大学档案专业开设电子档案资源挖掘分析、社会媒体处理、智能检索、信息预测等相关课程，注重实战技能的培养，使得档案专业的毕业生具备把档案大数据“原料”加工出“成品”的能力，从而在走上工作岗位后处理档案大数据才能够得心应手。其次，电子档案新型技能的职业学习平台要加快建设。这样大量从业人员可以随时随地通过网络平台自主学习，掌握大数据时代的新方法、新知识、新技能，有效增強工作人员信息服务能力和为用户解决实际问题的智慧，避免电子档案服务过程中力不从心，错失电子档案发挥作用的良机。新型人才培养和自主在线学习势在必行，这必将推动电子档案在大数据时代创造出更大的价值。
2.4 以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案利用的个性化满足和智能化服务。首先，要加强电子档案大数据的开发和推送工作。通过对电子档案分析挖掘，发现用户检索访问规律和关注领域，对用户需求进行分析和预判，个性化推送相关电子档案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契机让电子档案活起来。档案工作者也要扮演信息工作者角色，关注热点事件和民生动态，抓住契机使电子档案活起来，加强手机应用APP开发和融媒体服务，带给公众更多真实感、画面感和正向的情感体验，激发用户潜在需求，推动电子档案信息预订工作，更加智慧地服务社会。最后，实现交互式电子档案智能服务。在帮助用户解决实际问题的过程中，最好能构建“人机对话”“人人对话”的网络生态环境，实现“网站智能服务、档案专业咨询、用户互助答疑”三者有机结合，提升服务感知和用户体验。以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案的个性化服务和智能化应用，人们才能在未来随时随地享受高质量的电子档案信息服务。
参考文献：
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（作者单位：北京师范大学档案馆 来稿日期：2019-12-17）
电子档案管理系统范文第4篇
摘要：伴随社会及时代的发展，目前我国社会主义现代化事业获得了很大的发展，教育工作也逐步向着多元化与现代化的方向前进。高职学校作为我国教育体制当中十分关键的一部分，正持续给我国现代化建设输送人才，信息化时代的来临也给目前高职院校的教育及其别的工作带来了巨大的改变，这当中需要关注的就是档案管理电子信息化，持续完善目前高职院校平时的教学和办公。和以往的档案对比，电子档案不只能够减少人的工作量，同时还可以提升工作的效率。
关键词：电子档案;高职学校;档案管理
引言：目前我国高职院校逐步向着多样化且现代化的方向发展，教学手段的不断变化，及其教学环节的复杂多变。为了能够顺利完成教学，方便院内开展教学和管理工作，大量高职院校在具体工作当中逐步抛弃了以往纸质的档案管理模式，将电子文件当作是学校招生办学科研及其工作信息传输的渠道。档案管理在目前的高职院校发展及办学方面尤为关键，然而很多高职院校还是沿用以往的档案管理模式，并没有和目前信息化时代完成接轨，所以目前很多高职院校需要努力进行改革 及创新，完成电子档案工作的优化与普及，提升学校办学的效率。
一、电子档案管理的特征
首先，管理对象。与以往档案管理的不同就在于，电子档案所管理的对象是将数字信息与载体作为主要，而以往的档案管理仅是把纸质作为主要。导致这样的原因主要是因为引入电子档案管理以后，管理从事者借助电子设备的操作，能够把以往纸质的文件转变成电子档案，进而做好电子档案管理这个工作，如此一来，管理对象就产生了很大的变化。其次，管理方式。电子档案的管理同以往档案管理存在最大的不同就是方便性与易操作性。以往的档案管理最为常见的方法就是管理从事者对纸质档案加以划分与整合，学校较为常见的方式就是依据等级或是字母来对档案做出排序整理与存放。而电子档案管理就是在管理从事者完成档案分类以后，利用计算机网络对应的功能或是学校本身档案网站来对其做网络化的管理，如此更有助于查找与运用。
二、电子档案管理在高职学校档案管理中的应用
（一）注重电子档案管理
伴随社会的迅速进步，电子档案逐步在很多高职学校的档案管理当中得以广泛运用，对应的档案管理从事者也开始注重电子档案。为了让电子档案能够更好地落实，进而让高职学校中档案管理这个工作的质量及其效率能够获得有效提高，学校中的领导及其有关管理从事者应该体现出自己所具有的带头作用，先从自身入手，形成科学的电子档案管理理念，对于电子档案在学校档案管理当中具有的作用有进一步的了解。另外，学校的领导及其有关管理从事者还应该让电子档案在自身档案管理当中得到有效的实行与运用，增加对档案管理从事者的培训力度，让学校的档案管理从事者可以对档案管理这个工作的关键内容及其管理精神有足够的了解。并且，学校还需要增加对档案管理从事者的监督与管理力度，提升对档案管理这个工作的要求与标准，借助这种方法来提高学校档案管理从事者对自身工作的主动性与严谨性，从而在学校的档案管理当中运用电子档案管理的正常进行打下基础。
（二）提升职工对电子档案的了解
作为信息知识及其人才都较为集中的场地，高职学校需要主动跟在校的职工普及电子档案有关的知识及其益处，让职工对电子档案的了解能更为充分，从而想要配合学校来完成档案所对应的工作。首先，高职学校当中的负责人应该把自己所起到的带头作用充分体现出来，主动去了解电子档案对应的理论及其技能知识， 同时主动参与到有关的培训的当中，从而让别的教职工对电子档案管理予以重视;其次，高职学校应该把电子档案在校内的影响扩展到最大，使学校的职工可以对电子档案管理有进一步的了解，从而主动配合档案管理从事者来落实档案管理这个工作，在很大程度上把学校中档案管理这个工作的质量及其质量加以提升。
（三）完善档案管理机制
针对高职院校的发展来说，落实好档案管理这个工作是推动学校快速发展的一个非常重要的环节，为了可以把电子档案管理这个工作践行好，学校中的档案管理从事者应该依据电子档案有关的特征来完善电子档案有关的管理体制，进而让电子档案具体的管理质量及其管理效率获得有效的提高。首先，高职学校应该做出规定，每间隔一段时间就应对电子档案实施归档，并且还应该对电子档案的质量 做进一步核查与检验，如果察觉存有问题就应该及时做出处理，让档案可以尽快地归档;其次，高职学校需要提高档案管理从事者对电子档案做深入的理解与认知，进而制定出完善的电子档案管理体制及其对应的操作手段，让档案整合、分辨及其最终的归档这些工作更加专业;最后，高职学校需要严格依据电子档案本身的编号划分工作，让人为失误的情况得以有效把控，从而顺利落实高职学校的电子档案管理工作。
（四）优化管理队伍
電子档案管理从事者是电子档案管理必不可少的一部分，所以档案管理从事者的基本素养、专业知识及其及技能都决定着电子档案管理最后管理质量以及效率的重要因素。因此，学校应该对档案管理团队加以完善，提升团队之中职工的专业知识及其技能，给学校落实电子档案管理这个工作提供条件。首先，在学校选取档案管理从事者的时候，需要将学习能力、道德品质及其专业能力作为选取的目标，保障其的专业能力、整体素质能够满足信息化管理所提出的要求。其次，学校需要增加对档案管理团队的建设与发展力度，主动面向社会去招纳人才，把电子档案管理团队做进一步的优化和扩充，进而让学校电子档案的管理能够更加高效。
结束语：
总而言之，高职学校当中电子档案管理这个工作是一个长期的过程，需要伴随社会的前进及其学校的教学工作持续的完善与发展，学校应该调动起所有部门的力量，运用不同的形式，落实好学校中档案管理这个工作，让学校当中的档案管理可以更为完善，体现出档案管理所具有的重要性。此外，档案管理从事者也应努力提升自己在这个方面的知识及其能力，让档案管理这个工作能够顺利进行，才可以让档案管理能够有更好的效果。
参考文献：
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电子档案管理系统范文第5篇
摘 要：该文基于课题研究者从事水利工程档案管理的相关工作经验，以水利工程档案管理中存在的问题和解决措施为研究对象，论文首先分析了水利工程档案管理的重要性和特点，进而详细剖析了当前水利工程档案管理中存在的问题，最后从自身工作角度出发，提出了4点解决措施。
关键词：水利工程档案 管理 问题 措施
1 水利工程档案管理的重要性
随着国家对民生的关注，一系列有关于民生的建设也在如火如荼地进行着，水利工程建设项目也在此时相继地开工。水利工程建设项目由于自身的周期长、投资大，因此在建设过程中会出现大量技术性强、价值高、种类多的工程档案。这些档案记录着整个工程建设的过程，是广大专业技术人员的劳动心血，也是水利建设和国家档案的重要组成部分。
水利工程档案的管理，为整个工程质量管理建立了规范性的依据，其中包括建设工程质量的评定、事故原因分析、阶段与竣工验收等。在某种意义上来说，水利工程档案就是水利工程的发展史，记录着国家水利工程事业不断前进的足迹，因此对水利工程管理有着重要的意义。
2 水利工程档案的特点
2.1 法制性
除国家档案局1988年颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）之外，近几年，水利部2005年颁布《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号），和水利部2010年修改完善的《水利科学技术档案管理规定》（水办[2010]80号），都是对水利工程档案管理体系的完善。同时，也是对水利工程的档案管理工作更加严格的要求和规定，使水利工程档案管理工作做到有法可依。因此，任何水利工程建设项目都必须确实做好水利工程档案的管理，这是是水利工程建设的法律、法规所规定的行为。此外，水利工程档案中各相关参建单位和个人的资质证书、水利工程的各种建设行政批文和许可证、各种设计文件及建设施工图纸等所有建设过程中形成的有关文件材料，必须是经政府有关部门批准或经资质部门认证的、真实的，以体现水利工程项目自身的合法性。
2.2 内容广、种类多、时间长
水利工程的建设过程中会牵涉到如农业、工业、交通业、电力业、电子通信业以及生态环境等方面的各行各业。再加上水利工程本身包含电力、建筑、机械、水文、地质、气象等相关专业。因此导致水利工程建设活动和建设技术的多专业性，因而其形成的资料内容广泛、种类多样，涵盖科技综合档案、勘测规划档案、工程设计档案、移民安置档案、水文档案、地质档案、测绘档案、声像档案等多种类。如遇某些大型的水利工程建设项目，其每个建设阶段持续的时间都较长，导致其档案形成时间跨度大，时间长。
2.3 完整成套
一个水利工程是由多个具有独立的设计且不同功能的单项工程组成，而单项工程又由若干个能形成独立使用功能单位工程组成。往更细分，按其结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设备种类等的不同，还可将单位工程划分为多个分部工程；按照不同的施工方法、不同的材料、不同的规格又可将分部工程划分为多个分项工程。在水利工程的建设过程中，各单项工程施工看似相对独立，其实内部联系紧密，所以，它是一种复杂的、系统的工程。再加上建管、设计、施工、监理等各方面的建设活动不仅复杂而且内容繁多。因此，水利工程档案必然是由若干个单项工程、单位工程、分项工程的各种建管、设计、施工、监理等活动产生的各种文件材料组成。这些文件材料有机地组合在一起就形成了一套工序资料完整的、成体系的档案。
2.4 与工程建设同步
在水利工程项目的各项建设活动中，必然会产生相应的过程记录或者建设活动的成果。工程是否值得开建，会有项目建议书；工程是否可行，会有可行性研究报告；工程怎么兴建，会有设计和施工图纸；某单项工程需要开工，就会产生相应的开工令；工程建设期间，会有相应的工作记录、定期的情况报告、遇到的问题说明及解决档案；购置了某些设施设备或材料，就会伴随着相应的采购记录和到货验收手续；工程完工，会有各种检验报告以及数据凭证……小到每一道工序，每一个环节，伴随着其施工过程的进行，都会同步形成相应的记录。按照国家和水行政主管部门的有关规定，水利工程档案从水利工程项目立项开始，就应对其建设过程中同步形成的文件材料进行同步收集管理工作。在签订设计、施工、监理等各项建设合同时，其合同内应有相应水利工程档案管理工作的相关条款，对其收集整理的水利工程档案的质量和数量做出明确的规定；在施工单位自己检查和监理单位例行检查工程施工进度与工程质量时，要同时检查文件材料的收集管理情况。
2.5 实用性
水利工程档案是水利工程从其建设规划到竣工验收后移交使用的真实完整的记录。在水利工程的建设期间，它是建设单位决策、施工单位施工、监理单位检查、监督、控制的工作依据；在水利工程竣工验收时，它是验收委员会对水利工程进行评定审核的验收依据；在水利工程建成后投入使用时，它是运行管理部门例行维护、故障检修的参考依据；在发生事故争议时，它是事故责任划定的凭证依据。因此，水利工程档案是应该被完整的保留下来的，它是水利工程的建设过程和生产管理中最实用凭证，具有重要的使用价值。
3 水利工程档案管理中存在的问题
3.1 水利工程档案质量问题
从现如今的水利工程档案来看，由于建设单位管理制度上存在着不足，造成水利工程档案的要求不是很严格，各种不同程度的问题掺杂在其中，主要有以下方面：书写记录不规范、内容不够完整、数据不完整、不准确、分类混乱、不利检索等。这些存在问题的水利工程档案再利用时存在很大的麻烦，影响后续工作的开展。
3.2 档案管理意识淡薄、缺乏完整的管理体系
档案管理工作是水利工程管理体系的重要组成部分，没有列入到相应的工作内容中去，在管理人员的配置、档案装具和材料上没有得到相应的投入，上级领导在这一方面没有重视，造成管理制度的不完善。项目管理人员只重视水利施工工作，没有正确的认识到档案管理与水利施工工程管理之间的相互关系，从而缺少严格的档案管理制度条例，对管理人员的配置上缺少考察。档案管理本身是一件细心谨慎的工作，档案管理不仔细和不及时都是档案管理中存在较为严重的问题，国家相关文件规定在工程竣工后3个月内要完成档案的整理移交，但完成的情况大多都不尽人意或不能按时移交。
3.3 管理部门的关系不清
水利工程建设单位中对档案管理职能机构的设置不清，致使施工单位和责任单位设置的临时机构对档案管理的责任、义务没有清晰的认识。两者之间的关系混乱，部门之间的协调较为困难，致使档案资料交接与要求不相符合，无法实现规范的档案要求。例如：有关档案在临时机构撤销和交替时，没有被列入相关的交接内容之中，会出现许多资料的缺失，甚至一些有价值的水利工程建设资料不能够得到完整的收集整理，这种档案管理错乱现象时常出现。
4 完善水利工程档案管理中的措施
4.1 加强档案管理意识
加强相关的档案管理宣传，是提高档案管理水平的第一步，通过宣传和教育，使上至相关领导，下至建设技术人员认识到档案管理的重要性，特别对于管理人员，他们必须从思想上对水利工程档案管理进行重视，只有这样才能走好管理的第一步。单位应该建立健全的档案管理条例制度，水利施工档案管理纳入整个工程建设管理中去，保证工程进度与档案管理工作同步进行，按时对水利施工建设过程进行记录，避免档案资料的遗忘缺失，从而保障档案的完整性。同时还要制定相关的管理处罚，对于档案的丢失、错误，追究相关责任人。制定相关的责任制度，从根本上引起相关人员的重视，将档案管理工作落实到实处，才能做好水利工程档案管理工作。
4.2 提高档案管理人员的业务素质
档案管理对专业性要求很高，以制度来对管理人员进行约束是行不通的，因此在管理人员的专业素质上有了较高的要求。水利工程档案管理人员在选择运用上必须有着相关要求，只有那些通过严格的培训和学习的相关人员，才能够更好地掌握相关的管理要点。整体管理人员的专业素质提高，再配合相关的管理规章制度，会使得水利工程管理有章可依，有据可循。提高档案管理人员的责任感、主动性和自觉性，再一定的程度上对档案管理的有序进行营造出良好的氛围。单位应适时的培养一些有着较高专业素质的档案管理人员，保障档案管理的及时、有序。
4.3 拓宽档案收集渠道
事实上，水利工程建设项目的工期长短不同，水利工程档案管理涉及的方面又很广，要保障工程档案的完整性就必须有相关的收集渠道。在水利工程建设过程中，档案的收集采取不同的方法来进行，对于周期短的工程项目，主要有追踪法，实际上就是及时的对工程进行跟踪，有针对性的进行档案收集整理，从而减少工作量，提高档案管理效率和质量。周期长的项目工程通过其他的方法进行收集，根据工程阶段进程，制定定期阶段性档案收集，再整理归案，这样既提高了档案管理效率，同时又保障档案资料的完整和连续性。
4.4 加强档案现代化管理，促进相关信息交流
信息科技的高速发展，使计算机被广泛的运用到现代管理中来，因此，水利工程档案管理也应该实现现代化信息管理。在水利工程档案管理过程中可以引进相关的管理技术和设备，传统的管理手段对于档案的查找和利用有着较大的局限，主要是档案过于繁杂，数量又多，因此现代计算机的优势就显现出来。计算机能够对档案资料进行整理、编号，同时可以利用它的索引功能来完成档案资料的调阅，大大提高了管理工作效率。它的网络连接可以实现资源共享和交流，可以极大发挥水利工程档案的作用，从而实现全面、系统、科学、迅速的管理手段，实现档案管理的现代化和自动化。
5 结语
水利工程建设档案管理是水利工程建设项目中的一个重要环节，通过对档案管理存在的问题，实行一系列较为完善的措施，建立健全的档案管理制度。运用现代化的管理手段，对档案资料进行全面、正确、高效的收集整理，充分发挥出水利工程档案的自身价值，促进现代化水利工程的发展。
参考文献
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