电子档案归档管理办法范文第1篇
一、办公室文书档案收集和归档工作的重要性
在我国事业单位中, 档案管理非常重要, 文书档案的收集、归档工作是最基础、最关键的环节, 是开展事业单位档案管理工作的首要工作。文书档案中记载了事业单位的发展过程, 是单位作决策的科学参考资料, 其包括会议记录、请示、审批情况、谈话、决议等文档资料。对这些文件进行收集、归档, 能够保证档案资源的完整和真实。当事业单位进行决策的时候, 文书档案是非常重要的参考资源, 其能够直接决定事业单位的战略发展方向。
二、现阶段办公室文书档案管理中存在的问题
(一) 文书档案管理意识差。在传统的办公室档案工作中, 对文书档案整理工作没有很高的重视程度, 这就直接造成文书档案收集、归档工作长期处于管理的薄弱环节, 很多档案管理人员对于文书管理工作意识差, 仅仅是重视事业单位的红头文件, 而一般性的编号文件并没有进行认真地管理, 这就使得文书档案管理工作整体的质量很差、整体的效率很低, 主要表现为档案失真、缺损、时间不连贯等。管理意识差导致文书档案管理人员工作中缺少责任感, 档案资料的失真、缺损也使得档案资料无法得到高效率的利用, 给档案资料的查阅、管理带来一定的难度。
(二) 档案收集、归档力度小。从现阶段事业单位文书档案管理上看, 在收集、归档方面主要存在着以下问题:首先是档案资料收集的模式过于落后, 很多工作人员仍然按照传统工作方式进行整理和分析。然而, 随着事业单位的发展, 档案资料变得复杂。首先, 整理上变得有难度, 采用传统手工、单一的管理方式很难进行及时、科学的归档。其次, 档案资料在收集中没有完整地对资料进行收集, 工作人员收集的档案资料存在着断章、缺页、时间不连贯等现象, 档案资源的不完整给归档和使用都增加了难度;此外, 在档案收集中无法保证档案的真实性, 这使得档案本身的可靠性无法保证, 一些档案资料有着非常重要的价值, 其涉及的内容比较广, 档案资料的不完整性也给文件归档工作增添了难度, 使得归档工作无法顺利地进行。
三、加强文书档案收集、归档工作管理的措施
(一) 积极地对管理人员开展培训工作。作为一名专业的档案管理人员, 要有很强的档案管理意识, 除了必备专业的管理知识和管理能力, 还需要在工作中有责任感, 保证工作的积极性。档案管理人员要对档案资料有着一定的敏感性, 对档案收集、归档工作有着高效率的方法, 从而保证档案资源的完整和真实。对于一些管理能力较差的人员, 必须要进行专业化的培训, 宣传工作的重要性, 提升其管理素质, 为文书档案管理工作奠定良好的基础。
(二) 完善文书档案管理制度。事业单位需要完善现阶段档案管理的制度, 比如档案收集范围、时间、注意事项等, 从而保证文书档案工作能够有秩序地开展。事业单位可以根据自身单位的发展情况、档案管理情况制定符合本单位管理的制度, 从而保证单位档案管理工作的顺利开展。
(三) 创新文档收集、归档工作模式。传统的档案收集工作过于被动, 档案管理人员仅仅是将送来的档案资料进行整理, 这使得很多资源被遗漏。因此, 要改变传统的收集方式, 主动地去收集档案资料。加强档案管理人员与事业单位各个部门的联系, 定期地对档案资料进行收集和归档, 了解档案资料的连续性、历史性, 避免出现档案资源收集不完整、失真等情况, 及时发现档案管理中出现的各项问题, 及时地进行处理。在信息时代发展的今天, 要主动利用信息技术建立档案管理系统, 减少人工收集的失误, 从而更好地保证档案资源的价值, 让办公室文书档案资源为事业单位的发展提供更优质的服务。
四、结语
文书档案管理在事业单位档案管理中占据了非常重要的位置, 因此要认真地进行办公室文书档案的收集、归档工作, 提升管理的意识, 针对现阶段存在的问题, 采取措施有效地避免, 改进现阶段管理方法, 保证文书档案的真实性、完整性, 从而让文书档案资源更好地发挥其价值。
摘要：在办公室的工作中, 文书档案的收集和归档是最基础的工作, 也是非常重要的工作, 是开展其他办公室工作的关键。在现代社会发展中, 办公室文档管理工作变得越来越复杂, 其重要性也在不断地提升, 如何提升办公室文书档案管理工作的效率是办公室文书档案工作人员需要思考的问题。本文分析了文书档案管理的重要性, 针对现阶段文书档案管理中存在的问题, 提出加强办公室文书档案管理收集、归档管理工作的措施。
关键词：文书档案,收集,归档,工作管理
参考文献
[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2013 (23) .
电子档案归档管理办法范文第2篇
所谓的电子文件归档就是利用计算机和网络技术, 将应该归档的电子文件, 经过整理确定其价值和属性后, 从网络存储器或者计算机存储器上复制或刻录到可移动设备上 (磁盘、光盘等) , 以方便长期保管的工作。
二、网络环境下电子文件归档管理存在的问题及分析
(一) 电子文件归档时间不确定。电子文件归档时间不同于纸质文档归档时间, 电子文件归档时间过早, 将影响有关单位对电子文件的使用, 影响各单位业务工作的发展;要是归档过晚的话, 将造成长期停滞在各单位, 不利于集中管理, 也会对档案管理部门造成负担。因此选择恰当的时间归档对于保持电子文件归档工作有序地进行具有重大的意义。
(二) 电子文件归档的责任主体不明确。传统的纸质文件, 归档的主体责任往往就是形成者, 也就是谁制定的谁负责, 但是电子文件却不同。在电子文件的归档过程中, 历经了文件形成部门, 计算机信息管理部门, 档案管理部门等多个部门, 到底哪个部门是责任主体, 这就很难说清。
(三) 电子文件归档质量难以控制。由于电子文件是以信息的形势存在, 通过网络技术加以支持, 没有像纸质文件那样找到可以依据的原始性凭证, 因此判断其电子文件的真实性就存在困难。其次电子文件有自己独有的格式, 例如基层公路管理部门, 有些工程类电子文件, 既有图像, 又有文字, 传统的纸质文件用一种方式就可以解决, 但是电子文件就需要对其整理, 规范化其属性, 分类来进行归档。再加上电子文件需要一定的载体来作为媒介, 例如磁盘、光盘等, 如果磁盘损坏, 电子文件就会存在丢失的危险。这些问题都是在电子文件归档过程中应当解决的问题。
(四) 电子文件归档技术系统不完善。随着电子技术的发展, 出现的电子文件格式也是多种多样, 好多管理软件都存在不兼容的问题, 这是电子文件归档在技术上首先要解决的问题。其次, 电子文件归档的保存还只局限于软硬件系统上, 即将其转换为通用的格式存于硬件设备上, 并没有建立庞大的数据库。
三、完善网络环境下电子文件归档管理的措施和建议
(一) 合理确定电子文件归档时间。按照电子文件归档规范要求, 逻辑归档实时进行, 物理归档定期进行。具体如下:对于逻辑归档, 也就是根据电子文件的自身特点, 通过网络传递电子文件, 然后各部门协调来完成, 只需要转移电子文件的管理权限, 具有存储量大、存取速度快的特点, 这样不但方便快捷, 还可以减少重复工作, 所以采用逻辑归档具有及时性。而物理归档因为会面临存储寿命 (例如有些硬盘寿命到期) 、技术水平等影响, 所以其归档时间应按照纸质归档规定, 实行定期归档, 在某一个具体阶段完成后集中进行归档, 这样可以保证电子文件长期有效地保存。
(二) 明确各部门在电子文件归档中的责任。电子文件归档过程中大概经历以下部门:文件形成部门、计算机信息管理部门、档案管理部门这三个主要部门, 这就要求这三个部门应该各尽其责, 协调工作。对于文件形成部门, 有责任将电子文件收集齐全, 并完整及时地交给档案部门, 因此文件形成部门应对电子文件的归档承担主要的责任;计算机信息管理部门承接着各个部门信息的流通, 负责保存收集有价值的电子文件, 并解决电子文件在归档过程中出现的问题, 承担着电子归档自动化的首要任务;档案管理部门就是起到对电子文件实施管理和监控的作用, 它不但要起到保证电子文件长期有效的价值性, 还要为文件形成部门提供准确的指示, 并要实施电子文件的全面监控, 在电子文件的归档中承担重要任务。只有各个部门分工明确, 责任到位, 才能更科学、安全地管理电子文件。
(三) 提高电子文件归档的质量。要想提高电子文件归档的质量就要做到以下几点:在对电子文件归档的过程中, 我们首先要做的是对文件进行一定的编辑, 按照统一的要求, 系统全面地进行处理。其次我们要规范电子文件的格式, 常见的格式有图像、声音、视频等, 按格式分类存档, 保障电子文件的长期有效性。除此之外, 在电子文件归档过程中, 我们一定要做到收集的电子文件完整、齐全, 并能通过一定的技术手段鉴别其原始性, 在实际过程中, 一定要确保把所有的电子文件交付给档案管理部门。最后要做到的就是保证电子文件的安全性, 做到电子文件存储安全、电子文件信息安全这两点, 禁止破坏电子文件媒介, 禁止篡改电子文件信息。
(四) 完善电子文件系统技术。无论从软件还是硬件上都要完善, 建立数据库, 实现数据库信息的转化;升级系统软件, 实现文字格式的转换, 解决不兼容的问题, 以构建电子文件数据信息一体化的庞大系统。
四、总结
本文讲述了电子文件归档存在的问题及原因, 并提出了一些相关的建议, 希望能为大家以后在电子文件归档管理中提供一些帮助。电子文件归档管理是一项长期而艰巨的任务, 所以需要我们坚持不懈的努力, 这样才能更好、更快地实现电子文件归档管理自动化。
摘要：随着网络技术的全面推进, 传统的以纸质文件为媒介的公文流转和办公方式, 已经逐渐被办公自动化技术所取代, 因此电子文件已经逐步取代纸质文件, 这就要求各部门加强对电子文件归档的管理。如何做好电子档案管理工作, 结合本人在基层事业单位的工作体会, 谈一点粗浅的看法。
关键词：电子文件,归档,管理
参考文献
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[4] 刘立.电子文件归档范围[J].北京档案, 2012 (04) .
电子档案归档管理办法范文第3篇
一、办公自动化电子文件的特点
文件的归档在我国并非少见, 但是归档管理的标准需要结合电子文件的特点, 尤其是面对这样一种新型的信息载体, 如何才能让信息得到有效的保管, 发挥电子文件的优势, 就成为思考的关键, 综合来看, 电子文件有以下几个特点:
第一, 电子文件的原始性不易确定, 纸质文档的原始性通过文字的记录或者内容的形式表现出来, 这是一种实体的状态, 即使根据纸质的破损程度都能判断出时间, 但是电子文件是一种虚拟的档案, 在复制、转发或者分享的过程中, 飞速的流转, 无法确定原始性。第二, 电子文件容易失真, 纸质文件在传递过程中文字和信息不容易完全复制, 能够保证内容的真实性和可靠性, 电子文件稍有不慎, 容易失真。第三, 电子文件对设备的依赖性较强, 电子文件的形成、传输和处理的过程中是在计算机、手机等设备上完成的, 离开了这种电子设备, 就无法对文件进行处理, 而且电子文件的传输过程中如果遭到二进制编码的破译, 有可能对电子文件造成不可挽回的损失, 导致安全问题的发生。
二、办公自动化电子文件归纳管理现状
由于电子文件存在着安全隐患, 使得在保存和管理的过程中可能会遇到各种情况导致电子文件的损害, 造成无法使用。虽然我们已经进入到网络化的环境, 但是在电子文档的归档和管理方法仍然存在着一定的缺陷, 而且很多单位或者个人已经习惯了纸质文档的管理, 对于电子文件的管理在意识上有一定的滞后性。电子文件大多是在计算机等电子设备上完成的, 对电子设备的依赖性比较高, 所以电子文件的保管也需要电子设备设施的支持。可以说, 电子文件的存储和管理是一项系统的技术工程, 只有认识到这个问题的不足, 才能有更好的存储方法对数据信息进行有效的管理, 目前比较突出的问题有:对电子归档的认识不到位, 办公自动化设备信息资源的利用不充分, 档案管理的基础设施不足。
三、在办公自动化条件下加强电子文件归档管理的措施
(一) 提高电子文件的管理意识。
计算机的普及和互联网的发展, 让电子文件的运用已经非常普遍, 各个领域也在积极地创造条件, 提高对信息的管理和运用, 提升工作效率, 扩大信息存储量。可以说, 电子文件的发展是时代发展的必然结果, 所以要将电子文件的管理作为一项长期的工作来抓, 提高大家对电子文件的重视, 建立正确的管理理念, 运用各种现代化的方式加强对电子文件重要性的宣传, 强化人们对电子文件的管理意识。
(二) 建立纸质文件和电子文件的管理体制。
作为传统的信息载体, 目前纸质文件并没有完全退出历史舞台, 而且纸质文件有其本身的优点, 所以在一定的时间阶段上, 纸质文件和电子文件在单位中是共同存在的。但是两者的管理方法肯定是不同的, 需要在单位中建立两套管理体制, 在运用一些软件和数据库加强二者的融合, 以便对信息进行有效的管理, 发挥文件的重要作用。
(三) 强化电子文件的安全管理工作。
电子文件在传输和处理的过程中, 由于各种各样的原因, 容易导致信息的失真, 针对这样的情况, 需要对电子文件进行有效的管理, 首先要对存储量进行控制, 同时提高电子文件的存储时间。另外, 需要保证计算机和其他电子设备的安全性, 保证设备不易受到病毒的攻击, 或者自然灾害的损害, 提高电子文件存储过程的安全性。
(四) 提高档案工作人员的业务素质。
随着办公室自动化条件的日益成熟, 电子文件的大量出现, 需要业务素质较高的档案管理人员来开展工作。在这样的网络背景下, 如果工作人员仅仅懂得档案管理的知识是远远满足不了现代需求的, 需要紧紧跟上时代的发展, 不断学习现代的档案管理方法, 学习其他单位电子文件的管理技巧和方法, 提高对电子文件管理意识, 提升整个队伍的档案管理素质。
总之, 随着现代化信息技术的发展, 电子文件的运用已经非常普遍, 各个单位也需要在这种形势下加强对电子文件的管理, 提高工作效率。只有在加强对电子文件特点和现状的分析基础上, 才能找到更好的管理对策, 保证电子文件的信息准确、可靠, 充分发挥电子文件的价值。
摘要：随着经济的飞速发展, 信息技术与网络技术已经成为各单位工作中必不可少的应用技术, 这就极大地提高了办公的效率, 节约了大量的人工成本。新时期, 很多电子文档的应用越来越广泛, 在各个行业中发挥了重要的作用。本文就是基于当前的发展现状, 结合电子文档管理的具体情况, 分析了办公室自动化条件下电子文件的归档管理, 并提出了对应的改进措施, 以期对后续的档案归档工作提供参考建议。
关键词：办公室自动化,电子文件,归档管理
参考文献
[1] 范雪香, 陆小宇, 黄河, 等.高校办公自动化条件下电子文件归档管理现状与对策[J].广东医学院学报, 2014, 32 (5) :728-729.
[2] 彭红, 赵子孺.试论办公自动化条件下的电子文件和电子档案管理[J].治黄科技信息, 2010 (6) :32-34
[3] 张亚平.浅谈办公自动化条件下的管理性文件归档工作[J].山西档案, 2012 (S1) :58-59.
电子档案归档管理办法范文第4篇
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖ht〗
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
电子档案归档管理办法范文第5篇
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托协议;
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、为犯罪嫌疑人提供法律咨询笔录;
7、取保候审申请书;
8、申诉、控告书;
9、办案小结;
10、河南省法律服务质量监督卡。
(二)审查起诉阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托协议;
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、移送起诉意见书;
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料、律师调查收集的证据;
8、律师会见犯罪嫌疑人笔录;
9、诉讼法律文书(包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、取保候审申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列)
10、承办律师提出的辩护意见;
11、集体讨论记录;
12、辩护意见书;
13、起诉书或不起诉决定书;
14、办案小结;
15、河南省法律服务质量监督卡。
(三)审判阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托协议;
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、起诉书、刑事自诉状、刑事附带民事诉状、刑事上诉状或刑事申诉状;
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料;
8、律师会见被告人、委托人笔录;
9、证据目录(包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。)
10、辩护律师收集或向法庭出示的相关证据材料(包括但不限于下列材料：物证、书证、证人证言、被害人陈述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辩解、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列)
11、诉讼法律文书(包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、通知证人出庭申请书、取保候审申请书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列)
12、承办人提出的辩护或代理意见;
13、集体讨论记录;
14、出庭通知书;
15、庭审笔录;
16、辩护词或代理词;
17、裁定书、判决书;
18、办案小结;
19、 河南省法律服务质量监督卡。
(四)民事代理卷
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托代理合同(或协议);
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、民事诉状、民事上诉状或答辩状、反诉状等其他应附卷的文书;
7、阅卷笔录;
8、律师会见当事人谈话笔录;
9、证据目录(包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。)
10、律师收集或向法庭出示的相关证据材料(包括但不限于所列材料：物证、书证、证人证言、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序，或证据目录所示顺序排列)
11、诉讼法律文书(包括但不限于所列文书：管辖权异议申请书、回避申请书、回避复议申请书、财产保全申请书、证据保全申请书、先予执行申请书、先予执行担保书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列)
12、承办律师代理意见;
13、集体讨论记录;
14、出庭通知书;
15、庭审笔录;
16、代理词;
17、判决书、裁定书、调解书;
18、办案小结;
19、 河南省法律服务质量监督卡。
(五)法律顾问卷
1、聘请法律顾问合同(协议);
2、聘方基本情况介绍材料;
3、收费凭证(本所出具发票的复印件);
4、办理各类法律事务的记录和相关材料(包括但不限于下列法律事务：①接受咨询;②提供法律建议或法律意见;③参与重大商务谈判;④起草、审查、修改合同和规章制度;⑤代办登记注册;⑥法制宣传、教育、培训;⑦提供有关法律信息等)所出具的法律意见书、律师函、记录和有关材料。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列)
5、协议存续、中止、终止的情况;
6、工作小结;
7、河南省法律服务质量监督卡。
(六)其他非诉讼法律事务
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托代理合同(或协议);
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、与委托人谈话笔录;
7、委托人提供的证据材料;
8、调查材料;
9、律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等;
10、工作小结;
电子档案归档管理办法范文第6篇
随着我国经济社会的发展, 电力项目建设不断增加, 档案的数量越来越多, 档案归档管理也就更加重要。特别是在信息化发展的今天, 转变电力档案归档方法和管理效果是企业档案管理发展的趋势。可提升档案的价值, 满足电力单位对各种档案的查询, 发挥档案管理在电力基建项目中的重要作用。因此, 加强电力项目档案归档管理, 对提高我国电力基建项目建设, 为以后电力建设水平提供参考和利用具有非常重要的意义。
二、项目档案归档难度
(一) 部门管理层和资料管理员认识不强。
档案管理意识在档案管理过程中非常重要, 只有提高管理认识, 才能够加强电力工程项目的档案管理, 提高档案在基建项目中的重要作用。由于传统的项目建设认为施工过程在才是最为重要的, 所以忽视了档案部门的档案管理, 在基建项目档案管理中不用心, 或者敷衍了事, 且管理人才方面配备不齐, 管理工作与施工项目不同步, 严重影响到电力施工项目的顺利进行。因此, 要不断提高档案管理的认识, 为电力基建项目提供良好的参考价值。
(二) 基建部门的档案人员配置不足。
基建部门的人员配置足够才能够有效地进行档案管理, 由于基建部门的资料员不仅要完成自身工作任务, 而且要负责档案管理工作, 以至于归档工作不规范。缺乏足够的管理人员, 难以独立完成资料的收集整理、编目建档工作, 档案管理水平不高。
(三) 档案管理过程及各项检查落实不到位。
电力项目档案管理要加强管理过程和档案检查, 档案管理工作是一项复杂的工作, 涉及档案资料的收集、整理、保管以及统计与查询等方面的工作, 特别是对重要档案更要进行仔细分类和整理, 保存其完整性。例如项目档案工作的三级交底、中间检查、预验收、正式验收等。由于缺乏档案管理意识和充分的专业人员, 导致档案管理过程不仔细, 档案检查不到位。
(四) 参建各方的资料员流动性强, 资料缺乏完整性。
电力项目基建中各参建单位的工作人员流动性比较强, 导致资料员对档案文件认识不强, 保管不善。有些档案要经过很多人的手里, 尤其是施工方很多都需要当时施工的人员签名确认等, 这对档案保存的完整性具有一定的影响。而且纸质档案随着时间的推移会发生损坏, 工程文件在收集时已经不完整。所以, 对档案进行定期的检查、维护和备份, 保证归档文件的干净、整洁, 确保档案的管理完整性。
三、项目档案归档对策
(一) 增强档案管理人员归档的意识和素质。
提高档案归档意识, 才能够有效地加强归档管理。要加强档案工作人员对档案归档的重视教育, 档案管理人员只有提高档案工作的意识, 才会认真做好档案管理。还有就是要提高档案归档人员的整体素质。加强档案管理工作人员的培训, 从目前来看, 电力企业档案管理人员不够专业, 具有高等教育水平的人员不多, 因此, 提高档案管理人员的专业技术培训, 特别是对新的档案工作人员进行专业技能培训, 能够提高档案管理水平。
(二) 做好工程前期档案交底和工作计划。
加强电力档案的归档工作管理就要在工程完工前期对档案进行整理, 做好档案的交底工作, 双方在交底工作过程中要对档案的信息和内容进行核实, 避免错误的收集、整理方法和信息的录入。同时, 要加强档案工作的规划管理, 对工程建设过程中, 制度的落实情况、措施, 项目现场文件的整理、保管等进行有效检查才能有效地管理基建项目档案。
(三) 做好档案过程中的检查和自查。
电力基建项目档案归档工作要加强档案归档的检查和自查工作。如加强对项目档案工作的三级交底、中间检查、预验收、正式验收等检查。要做好档案管理部门与基建部门的沟通、联系。同时, 要加强档案工作的自查, 主要是工作人员针对自己在归档工作中存在的问题和漏洞进行自查, 且参建单位做好基建档案整理、组卷、编排, 多与基建部门沟通和配合, 变被动为主动, 规范基建档案立卷标准, 提高立卷质量, 提高电力企业基建项目档案归档水平。
(四) 落实工程管理监督过程。
加强工程对档案部门的监督管理主要是防止档案管理工作人员在管理过程中对档案进行涂改和归档材料不齐全完整, 引起档案信息不能正确反映电力基建项目的现象。通过联动机制建立工程管理部门和档案管理部门沟通, 比如把基建档案工作纳入基建工程计划中, 纳入岗位责绩效中, 把基建档案与基建工程建设进度同步, 确保基建档案归档工作顺利进行。
四、结论
随着我国经济社会的发展, 电力项目建设不断增加, 档案的数量越来越多, 档案归档管理也就更加重要。基建项目档案是对电力基建项目的记录和分析, 在国家电力发展中非常重要, 能够对以往的电力工程进行数据分析, 为基建项目提供参考价值。因此, 加强电力项目档案归档管理, 对提高我国电力基建项目建设, 避免基建过程中发生坍塌, 提高电力项目基建水平具有非常重要的意义。
摘要：电力工程基建项目在电力发展中最为重要, 基建项目是电力正常运行的基础。基建项目档案是对电力基建项目的记录和分析, 在国家电力发展中非常重要, 能够对以往的电力工程进行数据分析, 为基建项目提供参考价值。特别是在我国现代化建设中, 电力基建项目很重要, 加强电力基建项目档案归档就更加重要。
关键词：基建项目,档案归档,对策
参考文献
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