文书档案范文第1篇
关键词：建筑企业 文书档案管理 强化策略
引 言：文书档案指的是在企业生产经营过程中产生的一切能够对企业发展进行记录和描述的纸质文件、物品、视频影响和音频文件等。建筑企业的文书档案既包括了行政方面的文件，也包括企业在施工过程中产生的各种文件，这些文件对建筑企业发展途径的观察以及未来发展风险的预测都具有十分重要的价值，值得相关工作人员对文书档案管理进行深入思考和探索。
1. 当前文书档案管理中存在的问题
1.1 文书档案收集不全的问题
文书档案资料越全面，就能够积累越多的企业发展资料，在企业各部门进行相关事务分析时能够提供的帮助也就越大。然而，目前许多建筑类企业存在着文书档案收集不全的问题，这在工程档案的管理方面表现得尤为明显。为了使工程档案能够被真实、完整地收集起来并提高档案的可用价值，必须保证工程档案资料伴随工程进程诞生并及时提交，大部分建筑企业并没有将工程档案收集整理制度独立出来，只是按照企业档案管理的一般规则进行整理，这不符合建筑工程档案资料整理的实际需要，影响了此类档案管理工作的实际价值。
1.2 文书档案收集管理的过程受阻
企业文书档案管理的前提是企业相关部门对可用作档案的资料进行全面的收集和高效的处理，这需要档案管理工作人员对相关事务具有高度的职业敏感性。但是，目前大多数建筑企业在文书档案管理方面所选择的都是年龄较大的、长期在企业档案室工作而很少出入工地的员工。这些员工由于对档案资料的收集管理工作重要性认识不足、自身职业能力有限，没有深入建筑工地实际去观察哪些资料能够当做文书档案进行收集，因此使得档案收集管理的过程不顺畅，更有甚者，出现档案文件质量、数量上的问题，这使得整个文书档案管理工作受到阻碍。
1.3 文书档案移交和应用效率低
文书档案来自于建筑类企业的各个部门，档案管理的实际价值体现在对档案的日常应用方面，这是档案管理工作的两个重要内容之所在。而如今的建筑类企业在文书档案移交方面存在着问题，目前在工程档案管理工作中，没有专门对建设单位和施工企业进行约束的机构，建设单位在档案整理过程中没有任何压力，档案整理的效果差，速度慢，甚至有的单位对建设工程档案根本没有整理的想法;同时，由于建筑单位员工流动较大，管理层和普通员工对档案应用的价值理解不强，降低了文书档案的应用效率。
2. 文书档案管理强化策略
2.1 建立档案收集整理制度
强化文书档案管理工作的要点之一是保证文书档案本身的全面性和档案资料的真实价值，因此，建立档案收集整理制度是十分必要的。首先，建筑企业应该重视到工程档案的特殊性，对档案资料的阶段性特征进行分类，例如设计阶段的档案来源复杂、施工规划阶段的档案变更频繁、施工阶段的档案类型复杂等。在充分分析不同类型档案的特征基础上，按照档案的分类派遣相应的工作人员进行档案收集;其次，完全来源于建筑企业本身的档案，应该有明确的档案提交格式以及提交时间规定，并将档案提交的责任与施工责任河滨起来，同时纳入到施工管理当中，使所有参与施工的工作人员和管理负责人，将收集和呈交档案资料作为一项重要的工作任务来完成;再次，应将档案资料收集整理的效率以及档案资料的质量进行科学评估，建立相应的评估体系，考察每个阶段工程档案的价值以及企业行政、财务档案的真实性等，建立档案管理指标体系，将档案资料的价值与相关工作人员的"业绩"挂钩，通过有效的激励使档案管理工作人员能够全心全意投入到工作中。
2.2 加强档案工作人员的培训
现代企业文书档案的收集依靠档案管理工作者的个人职业能力发挥才能完成，目前，企业派往施工现场的档案管理工作人员虽然能够有效地完成档案收集和整理工作，但是，施工现场情况复杂，任何一个细节都可以作为档案资料中的内容，要使档案工作人员收集到完整的工程资料是不现实的。而在工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，其档案管理知识往往不在同一水平线上。因此，建筑企业要及时调查了解各施工小队的具体情况，加强档案管理工作人员与档案资料收集者之间的沟通，取长补短，使这种交流成为企业进行档案工作人员培训的一种方式。只有这样，档案管理工作人员才能够充分认识到工程档案的复杂性并进行科学的整理，而施工小队也能够根据档案整理需要为工作人员提供可靠的资料;另外，企业内部行政档案、材料档案资料的收集与管理，需要相关工作人员对不同类型的档案资料具有一定的敏感度，能够科学地分析已有的档案资料，因此，企业需要根据自身档案资料应用的需要，对相关工作人员进行职业能力培训，例如开班业务学习班、业务比拼竞赛等，通过这种方式使档案工作人员的职业能力不断提升，以满足企业文书档案管理工作的需要。
2.3 在文书档案管理工作中采用信息技术
建筑类企业文书档案移交不及时以及企业档案应用效率不高的问题，可以通过档案管理了工作人员的高效工作加以解决，而高效的档案管理工作必然要借助现代信息技术。因此，企业必须积极推进档案专业化规范化管理，确立建设工程档案管理体系，并且积极引入计算机管理机制，例如，对企业不同类型的工程档案规定归档日期，并为工地档案管理工作者配备个人电脑，保证档案移交的效率;在企业档案应用效率提高方面，信息技术扮演着更为重要的角色，档案管理工作者不仅可以通过企业内部MSN、微信群等途径发布档案文件收集通知、提醒相关员工按时提交档案，还可以应用相关的办公软件对同类文书档案进行大数据分析和处理，进行企业某一方面发展的数据性描述等。这些依靠于信息技术的管理行为都能够有效地促进文书档案的移交速度提升，并使档案管理工作的价值凸现出来。
3. 结语
综上所述，建筑企业文书档案管理工作中存在的各种问题，需要通过档案管理制度的建立、相关工作人员职业能力的提升以及信息技术的发展进行解决。而在实施相应策略时，企业应始终注意一个问题，即保证文书档案管理工作中的"投入"与"产出"之间的平衡性，积极提供相关资源和条件，将文书档案管理视为企业发展之所需，而不是单纯的进行资料收集和整理，只有这样，文书档案管理工作才能够真正发展起来。
参考文献：
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[5]王加伟.企业单位文书档案管理中存在问题及应对策略[J].人才资源开发，2014(02)：123-124.
文书档案范文第2篇
一、 档案的基本概述
1、 档案的定义：
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。
文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
2、档案历史时期的划分。
(1)、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。
(2)、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。
(3)、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。
3、档案全宗。
全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。
4、立档单位的概念。
立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。
5、档案工作的业务环节。
档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。
6、档案工作的基本原则。
档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
7、档案工作人员的基本要求。
一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功;二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件;三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。
二、 名词解释(文件材料著录时需用)
1、 全宗代号：同一全宗代号的流水号，例2002年的全宗代号1，2003年的全宗代号为2，以此类推。
2、 全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司
3、 责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。
4、 保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年(长期)，代号3代表10年(短期)
5、 目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号++保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2;保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。
6、 档案号：目录号+案卷流水号
7、 张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。
8、 ：归档文件的所属，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
9、立卷部门：指文件的组卷部门。
10、承办部门：指文件的主要办理部门。
三、文书处理与平时立卷。
1、文书处理与档案工作的关系
文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿;文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。
2、文书处理及归档程序
(1)收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。 (2)发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。
(3)文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。
3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全(保密)，并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关;二是把好收文关;三是把好文件收集关;四是把好平时立卷关。
4、平时立卷。
(1)从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。 (2)对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。 “四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚;“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整;“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。
四、文件材料的归档范围及归档时间。
1、文件材料的归档范围(详见附表)。也可参照公司办[2009]147号文件。
2、文件材料的归档时间。
(1)附表中有特殊要求的按注明的时间归档。
(2)所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。
(3)纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。
五、文件材料归档要求。
1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。
2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。
3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。
4、归档的本级文件(红头文件、函件)必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸(首页)必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。
5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。
6、归档的外文材料(含少数民族文字材料)应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。
7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。
8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。
9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
10、上级或外单位的文件，呈(传)阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。
11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。
六、文件材料的移交。
1、集团公司机关的本级行文(红头文件)由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。
2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。
3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件
18、
19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。
七、归档文件材料保管期限(详见公司办[2009]147号文)。
归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。
八、文书档案的借阅。
1、借阅本部门形成的档案无须批准。
2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。
3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。
4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。
文书档案范文第3篇
(一) 文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的, 但是人员配置确实不是齐全的。目前, 许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂, 会出现未将档案及时归档, 或者是没有按照相应的管理标准等等, 这样情况下的档案管理, 不利于档案的综合利用, 档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实, 在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准, 也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿, 不利于管理。其次, 很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善, 对目前文书档案管理形成了层层阻碍。
(二) 文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作, 也就是说文书以及档案两者部分组成, 两者有区分也有联系, 在大多数企业当中, 文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了, 我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是, 在企业中的文书工作一般是兼职人员, 对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来, 让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书, 未能在今后的工作中充分发挥档案的作用, 档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。
(三) 缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中, 每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员, 对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱, 对于一般性的文件未能做到及时有效的处理, 特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作, 从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质, 缺少工作责任心, 未能认真记录或者是整理相关的档案文件, 这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说, 我们应该及时采取相应的解决措施, 加强企业文书档案的收集以及归档工作, 从而保证档案管理工作的顺利进行。
二、做好文书档案管理系统实现的措施
(一) 不断完善档案管理制度, 提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用, 所以说, 企业领导应该充分重视文书档案管理工作, 不断与时俱进, 完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行, 不断促进文书档案管理工作规范性和制度化, 从而不断提高文书管理水平。当然了, 要想提高档案管理工作的管理水平, 不仅仅需要稳定办公室人员, 配备专业文书从业人员。同时, 每一名员工要从思想上树立责任意识, 认真做好文件资料的收集以及整理, 有系统、有标准地进行收纳整理, 以便以后的查找和利用。
(二) 建立“自动化”管理系统, 实现档案管理工作的一体化管理。首先, 我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号, 都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟, 现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时, 需要将前期的文书资料进行整合, 将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中, 同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理, 从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并, 在这样自动化的管理模式下, 能够高效地将两者的工作联系起来, 从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。
(三) 加强档案管理人员的培训, 不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员, 不仅仅需要具备专业的档案管理知识, 同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外, 企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作, 不断强化从业人员的专业素质。同时, 也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作, 让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作, 从自身做起, 能够更加了解文书档案管理的有效性, 同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化, 有效避免了专业文书档案管理人员二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程, 有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题, 档案管理的工作人员应及时反馈给各部门, 进行及时地解决, 避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员, 可以定期给予相应的培训, 从而确保档案管理工作的顺利开展, 这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现, 这样的档案管理工作更加的高效化。当然了, 文书档案管理工作的顺利开展, 也离不开各部门的支持与配合。
三、总结
文书档案管理工作是衡量一个企业档案管理水平的重要标准, 管理水平的高低也直接影响着资料的完整性以及今后的利用率。所以说, 档案管理工作应该让每一位工作人员予以重视, 能够从以及思想层面以及实际行动中去践行。加强文书档案的管理工作, 建立健全文书档案管理工作的标准, 从实际中不断建立新的标准和规范, 让企业文书档案管理能够更加适合企业实际的发展。不断提高文书档案利用率, 为企业的发展提供强有力的后盾。
文书档案范文第4篇
摘 要：文书档案管理工作是医院工作的整体记录，涉及的范围十分广泛，不同的档案要求也并不相同，面对如此巨大的文件工作内容，创新管理模式是提高管理工作效率的重要途径。本文将对传染病医院文书档案管理工作创新进行研讨。
关键词：传染病医院;文书档案管理工作;创新
根據医院文书管理工作的特点，想要对目前的医院文书档案管理工作进行创新，不仅要对文书档案方面的意识和制度进行改革，还要在管理方面进行创新。
一、文书档案管理工作对于传染病医院的重要性
文书管理包括医院的整体发展计划、诊疗记录、协议和各项基础项目等等，覆盖范围十分广泛，涵盖面比较大，因此医院的文书管理工作在医院发展中占据重要地位。与普通医院不同，传染病医院对于文书档案管理工作应该更加重视，传染病通常伴随着传播速度大、影响范围广、感染人数较多等特点，文书档案管理的数据记录可以更好帮助医疗人员对传染病病毒进行全面研究。提高文书档案管理工作的效率已经是医院文书管理工作发展的必然趋势。
二、传染病医院文书档案管理工作的现状及特点
目前的传染病医院文书档案管理工作仍然存在着很多问题。
第一，传染病医院文书管理工作的管理制度不健全。没有健全的管理制度就不能明确工作人员的岗位职能，限制了管理部门的发展，降低了管理部门的工作效率。
第二，医院对于文书档案管理工作不重视。文书管理工作秩序混乱、效率低下的情况与医院对于管理工作不重视有很大的关系，由于医院自身对于管理工作并不重视，管理部门的工作人员也产生了懈怠心理。这种情况导致在文书管理和档案管理的协调方面也产生了一系列问题，很大程度降低了文书档案管理工作的完成度。医院在人员配置方面也存在一定问题，对于管理部门工作人员的选择并没有进行严格筛选，很多管理部门的工作人员工作能力较低，并不是管理专业出身，没有相应的技能水平，在面对问题时不能做出准确的判断，影响工作的完成进度，堆积了工作量，使得工作没有按时完成，所以对工作的质量也是难以保证。
第三，我国的科技发展水平迅速提高，但是很多医院仍然延续着传统的管理方式，没有及时进行创新，导致管理部门在工作中遇到很多问题，工作效率也无法得到提升，影响了工作秩序。
医院的文书管理工作具有专业性和综合性的特点，由于医院文书管理工作一般记录的都是医疗工作的相关，这就导致医院的文书管理工作具有一定的专业性，传染病医院更是如此，传染病医院往往会与各种新型病毒接触，因此文书档案的管理工作更加重要。管理人员一定要保证文书管理的保密性，确保普通工作人员不能接触到相关资料，对文书档案进行科学规范的管理，保证文书档案的秩序性，方便管理人员查找。除了病人的相关资料的整理，医院的文书管理工作还涉及人事记录、科研记录、党务记录等等，这些记录体现了医院文书管理工作的综合性。对于这类资料，管理部门的工作人员要定期进行整理、消毒，保证医院事务的时效性和工作的连续性。
三、传染病医院文书档案管理工作中存在的问题
1.重视程度不足
当前，很多医院在管理工作开展中，其高层领导与管理人员十分不注重文书档案管理工作开展的重要性，而且很多管理人员与领导也十分认同文书档案管理不会对医院产生直接经济效益的观念，所以这就导致在各项工作开展中，往往会忽视其管理方面的资金投入，导致医院在进行文书档案管理时，存有管理机制不健全、设备应用较为老旧，且管理技术与当前医院运行不匹配等问题的出现。并且，随着当前我国整体经济市场发展速度的不断加快，市场经济体制下也会使得医院在运行发展中会出现竞争激烈的情况。对此，在基本管理工作开展上，如果传染病医院的领导与管理人员只能够注重经济发展与基础建设的内容，从而忽视了对文书档案管理的重要性，必然就会导致在各项经济运行活动中，由于忽视文书档案管理工作开展的重要意义，进而就会使传染病医院在后续发展的过程中，出现基本档案资料不齐全，且资料应用内容不精准的现象，这就会降低传染病医院的医疗服务质量，而这也会影响到医院的长久运行目标。
2.制度建设不完善
由于传染病医院在文书档案管理工作开展中，并没有实现对各项制度的有效完善，这就会导致在文书档案管理工作开展时，管理人员往往无法依据规章制度来实现基本工作的落实，这也是当前传染病医院文书档案管理工作开展中所存在的主要问题之一。对此，对于传染病医院而言，必须要保证在基本工作开展中，实现以协调制度应用为主来满足各项工作的落实。毕竟，文书档案管理工作所涉及的内容十分广泛，而且在各项管理工作开展上，其整体要求内容十分严苛，因此如果无法确保以协调机制为主来实现满足各项工作的运转，必然就会出现医院各部门无法积极配合文书档案管理部门工作的开展的问题。基于此，在基本工作落实上，就需要通过加强沟通机制的建设与应用来实现满足协调工作的有效落实，这样才能有效提高文书档案管理部门的工作质量与效率。但是，大部分传染病医院其实缺乏此方面的管理制度，并且各部门也不能够有效配合文书档案管理部门的工作，这就会导致文书档案管理部门都存有整体工作效率与质量下降的问题。此外，很多传染病医院自身并没有设立相应的部门或科室，而是由其他部门进行相关职务的代替，这也会导致其工作形式十分落后，且各项设备以及管理方式都无法匹配现行运转的需求，这也制约了传染病医院的进一步发展，从而无法发挥档案资料管理工作开展的意义与价值。
3.信息化建设滞后
随着信息时代的到来，信息技术的进一步升级与应用使得各行各业在发展的过程中，都能够实现以信息技术为主来满足对自身建设与发展工作的落实。对于传染病医院而言，也必须要依据时代发展的进程来实现对现代化技术的有效应用，这样才能有效提高自身的医疗水平以及服务质量，进而才能保证在后续运转的发展过程中，实现满足各项职能的有效落实。因此，对于传染病医院，不仅要实现利用信息技术来提高自身的医疗服务质量，还要保证利用信息技术来提升各项管理工作的落实方式。对此，针对文书档案管理工作的开展，为有效提高其各项管理工作的水平，必须要实现满足信息化技术的有效应用，这样才能对管理技术进行升级。但是，当前很多传染病医院并没有实现对信息技术建设工作的全面落实，而是只将信息技术与医院的医疗服务质量工作内容进行融合，这种缺乏了信息化建设的档案管理机制，必然就会存在着信息化建设滞后且无法有效实现信息化升级的问题，而这就会制约医院的发展进程。此外，部分医院虽然已经实现了信息化建设，并将其技术应用在文书档案管理工作中，但是由于管理人员自身并不是复合型人才，所以无法实现对信息技术的有效应用，这也会导致在文书档案管理工作开展中，缺乏了实践应用的实际效果。
4.档案利用率低
传染病医院在发展的过程中，文书档案管理工作的开展能够有效实现对其后续运行做好保障工作。但是，在实际运行的过程中，传染病医院的文书档案管理工作却遗留了很多历史问题。
比如，在漫长的发展过程中，很多管理人员自身并没有实现对文书档案资料内容的有效收集與整理，这就会导致在实际应用时，往往会缺乏相关的信息内容，进而就会导致医院在后续运行与发展上，无法通过前期资料的应用来满足后期建设。而且，在实践过程中，很多传染病医院的文书档案管理部门，自身并没有实现满足对档案管理工作内容的全面认知，这时就会出现文书档案管理工作不规范，且信息应用不完整的现象，这也会给传染病医院各部门工作的运转带来影响。
对此，这种档案管理工作效率低，且无法实现对档案内容有效应用的管理模式，必然就会影响到传染病医院的长期发展。除此以外，当前传染病医院在文书档案管理绩效考核工作开展上，也存有考核标准内容不完善，且指标应用不正确的现象，这也会使相关工作人员自身缺乏责任感，从而也会影响到各项工作开展的实际效率，并且也无法实现通过工作人员的创新来优化现有工作模式。
5.管理人员素质差
当前很多传染病医院在文书档案管理工作开展中，并没有实现对其专业人员的有效招聘，这就会导致很多工作内容往往会通过对即将退休人员的调用来实现对科室的组建，这时就会出现管理队伍素质不高，且自身专业技能不匹配的问题，这也会导致文书档案管理工作的开展效率与质量无法得到有效提升。与此同时，很多医院在进行建设发展的过程中，由于认为该项工作不能为医院带来直接性的经济效益，因此在基本工作落实上，普遍也会将各项投资资金应用在其他部门当中，这种没有专业人员实现对各项工作运行的团队组建模式，以及设备资金应用跟不上时代发展进程的问题，都会制约各项工作运转的实际效果，并且也会影响文书档案管理队伍的组建质量。对此，这种整体素质不足，且各项基本工作无法落实到位的管理模式，必然就会影响到传染病医院的正常发展，同时也无法通过创新工作的落实来实现对现有问题的优化与解决。
四、传染病医院文书档案管理工作的创新途径
1.转变文书档案管理工作理念，引起医院重视
目前，管理工作存在诸多问题的主要原因之一是部分单位还没有认识到文书档案管理工作的重要性，医院领导及日常管理人员思想观念的转变会对管理工作的执行和发展有重大帮助，为文书档案管理工作提供相应的支持。管理部门的工作人员可以对自己的工作内容进行总结和调整，在领导进行工作视察或年度总结时可以将管理工作为医院带来的有利因素进行分析汇报，加强医院领导对于管理工作的认识，提高医院领导对于文书档案管理工作的重视程度。
促进医院领导在文书档案工作的管理形式上进行创新，当前信息技术快速发展，医院的文书档案管理工作也应该改进工作模式，利用信息化技术对档案进行科学合理的分类和管理。电子档案的产生和发展可以最大限度地提高文书档案管理工作的工作效率，在工作人员寻找资料时也更加方便快捷。推行电子档案不仅需要提高领导人员的重视程度，还要加强对于管理人员的技能培训，确保每个工作人员都可以熟练操作相关软件，随时针对每个人都可以对电子档案进行管理。
同时，电子档案的使用也为普通的档案管理模式提供了一种保障，在发生意外时，如果原本的档案受损，电子档案也可以进行相应的补充。在现代社会环境下，档案管理模式的变化已经是必然趋势，固守成规只会被社会淘汰，所以我们要紧跟时代发展的脚步，对工作进一步整改。
2.增加传染病医院基础设施建设的投入，改善文书档案管理环境
基础设施的投入是文书档案管理工作实施的保障，基础设施的完善可以保证文书档案管理工作更加有序进行，为医院的文书管理工作提供了物质支持。如果医院不能为管理部门提供相应的基础设施，那么在进行管理工作的过程中管理人员一定会遇到各种各样的问题，增加管理人员的工作量，降低了工作效率，基础设施的建设对于管理工作的质量和水平有着巨大的影响。
加强基础设施建设和电子管理方式，并不意味着医院管理部门要完全放弃传统的管理模式。电子档案很容易受到硬件设备和软件功能的影响，具有一定的不稳定性，一旦保密方面出现问题，很容易出现数据被篡改等情况。因此，原本的管理模式仍然要保留，并且要在工作性能上做出提升。为了对档案进行更加科学的管理，为工作人员提供更好的工作环境，扩大档案存储空间，使档案的管理、分类、排放更加科学合理。为管理部门配置充足的电脑终端、复印机、打印机、扫描机、碎纸机等现代化设备，完善人力资源管理系统，促使管理工作更有效进行。
3.建立健全相应的工作制度，明确文书工作与文书档案管理工作的职能
文书工作和文书管理工作在工作内容上存在一定差异，虽然称呼相似，但从实际工作性质上来说是两种工作。文书工作更倾向于档案资料的前期收集与整理，工作目标是保证档案的准确性和完整性;文书管理工作则更加倾向于档案管理，工作目标是为了提高管理工作的效率，促使档案管理工作高效运行。
医院应该设立完善的工作制度，明确每个工作人员的工作职能，为管理人员提供理论依据。健全的管理制度是开展管理工作的重要前提，明确的管理制度可以为工作人员提供统一的工作标准和行为规范。当工作人员在管理工作中遇到问题时，管理制度能够为员工提供相应的措施，让档案管理人员有据可依，更加快速找到合理的解决方式。管理制度的明确可以使文书档案工作在推行过程中具有更加完整的管理性，提升文书档案管理工作的可靠性。
4.推动管理手段和管理技术的创新
医院对于文书档案管理工作理念上的改变是推动管理工作进行的思想基础，但是想要文书管理工作真正产生现实价值，提高工作水平，医院还需要推动管理手段和管理技术的创新。医院的文书管理工作一部分与医院职工的情况有直接影响，针对这方面医院要有完善的信息系统，详细的传染病医院职工档案信息记录材料等;医院的文书管理工作另一部分与病人的情况有直接联系，针对这两方面医院应该提高自身服务的主动性和广泛性，提升医院的服务水平，加大创新力度。同时，医院的管理部门要积极利用计算机技术，计算机技术可以快速分析数据、整理数据，并且可以对数据的相似性进行初步分析，极大减少了医院档案管理人员的工作量，在信息处理上更加高效准确。医务人员也可以根据得到的信息提供一些社会服务，侧面增加医院的社会效益和经济效益。
医院领导可以聘请计算机方面的专业人才，为医院创建单独的软件或程序，这样不仅可以提高档案管理的稳定性，也更方便管理人员对职工及病人的资料进行维护。同时，独属于医院的软件程序可以更好保证医院文书档案的安全性，对档案管理工作具有重要意义。
参考文献：
[1]王 青.当前中医院档案管理存在的问题及创新改善策略分析[J].兰台内外，2020
（作者单位：昆明市第三人民医院）
文书档案范文第5篇
摘要：在社会发展的新时期，各种新技术不断涌现，机关文书档案管理工作需要面临当前发展挑战实现创新，在发展中工作人员要树立新的管理意识，参照国家档案资料管理要求，落实各项有效措施促进标准化发展，保证机关文书档案的价值。利用新型现代化管理手段减少工作人员的工作强度，提升文书档案的利用效率，为机关单位长远建设发展创造条件。
关键词：信息化条件;机关文书;档案管理;探究
随着信息技术发展速度的逐渐增快，机关文书档案管理工作人员开展实际工作时，若依然沿用传统观念与方式，不对文书档案管理模式进行更新，那么就无法满足信息时代对文书档案管理提出的新要求，妨碍机关持续、稳定的发展。对此，机关文书档案管理工作人员需要意识到传统文书档案管理工作的不足之处，在实际工作中积极运用各种各样的先进信息技术，进而促进文书档案管理质量和水平的提高。
一、文书档案信息化管理的价值
文书档案属于机关单位重要的管理内容，其源自于单位在各类业务活动中所产生的文件资料，其中蕴含着丰富的保管、存储及应用价值，因此也被视为机关单位建设发展的重要资源。在文书档案中完整地反映了机关单位的设立、变更及各项活动，并逐步成为最真实的历史记载，并包含着全面的发展、人员、业务等信息，具有历史资源的原始性和参照性，能够公正、客观、全面地反映单位信息，并成为国家档案的重要补充。
机关开展文书档案管理工作时，通过对信息化管理方法的运用，可以让管理流程更加规范，进而优化资料收集、信息处理、科学存档以及数据保存等相关工作，转化与衔接相应信息，促进党政机关工作效率的提高，并对文书档案进行综合管理。同时，在信息化的推动下，可以让文书档案管理效能得到提升，并让管理难度得到降低，实现全覆盖的管理，优化文书档案管理质量与效率，确保文书档案价值的发挥。另外，通过对各类信息技术的运用，能够增强访问人员、人数、网络的控制，利用密钥确保文书档案安全性，进而实现对文书档案的信息化检索，促进信息查询效率的提高。
二、机关文书档案工作的现状及存在的问题
（1）单位重视程度不够
当前机关单位文书档案管理工作并不能直接给单位带来一定的经济效益，基于此项问题，机关单位中的文书档案管理工作受重视程度逐渐降低。根据实际问题进行原因分析，一方面是由于机关单位上级领导对文书档案管理工作不重视，很多领导人员在发展中没有树立新型发展理念，重视对机关文书档案的管理，认为单位的文书档案只需要按照日常流程进行保存分类就行，未在现有基础上，按照正规单位管理要求制定文书档案管理改进计划。另一方面，机关单位工作人员对文书档案管理不重视，很多文书档案管理人员认为此项工作没有技术含量，日常进行外输档案管理重复复杂，在工作中不能尋找到乐趣，会降低工作人员日常工作效率和质量。
（2）档案管理人员整体能力不足
当前信息化条件下，但综合管理人员需要对各种文书档案进行整理，利用现在信息技术和计算机设备建立电子档案，如果在文书档案管理中管理人员自身不懂得相应的档案管理理论和原则，缺乏专业的文书档案管理技术，在管理中并不能胜任此项工作。而且如果档案综合管理人员非常熟悉电子计算机技术，或者是了解各项通信技术，也不能将此项工作很好的完成，由此可知，文书档案管理人员要掌握基本理论技能，需要基于当前的发展情况，树立远大发展目标，对自身提出更高发展要求。根据实际的文书档案管理工作来看，当前处于的综合管理岗位的人员在进行档案管理时，很多文书档案管理工作人员只是简单的对文书档案进行收发查找，自身缺乏专业的现代管理知识，不能准确操作现代化文书档案管理设备。其次，机关单位没有按照要求配备合适数量的专职机关文书档案管理人员，很多机关单位没有按照要求设定专门人员进行文书档案管理，而且有的机关单位设定的文书档案管理工作人员兼任其他职务，此时导致文书档案管理工作人员不能把全部精力投入到档案管理中，即便是单位引进各种新型设备，也不能充分发挥其价值，单位文书档案实现现在信息化发展比较困难。
（3）文书档案形成不规范
机关单位日常文书档案管理对各项资料进行归档，在管理中会对规范立卷合规的情况产生一定影响。比如单位文书档案进行归档时，材料原稿出现大量修改或甚至是丢失问题，很多材料在归档时没有及时复印，利用原件归档，其实原件自己模糊不能正常观看使用，文书档案虽然进行了归档整理，但是整体质量下低，其存档的价值已然不存在。有形归档管理的文档，会偶尔利用铅笔进行标注，或者归档文档所用的纸张规格没有按照要求。在文档归档管理中没有按照要求统一文件大小，导致文件装订中出现掉、漏页问题，不仅影响了档案的美观性，而且极易使档案的完整性受到影响。文书档案归档很多文件没有按照要求及时存储，而且也出现了气档问题，在文书档案管理中，很多类似公文和组合的并没有按照一定顺序进行管理。
（4）文书档案归档技术陈旧
现在各种新科技不断涌现，在时代不断进步中，单位的办公设备不断更新，很多单位配备个性自动化设备，整体上提升办公自动化水平，在机关单位文书档案管理中发挥计算机网络技术的价值，可以减轻文书档案管理工作人员的工作强度，极大的提升文件档案管理效率。但是在过去传统文书档案管理中，通过手工进行文件处理，已有多年发展历史，并且按照原有的管理方法，有一定的管理制度，受传统手工纸质版存储影响很多档案没有电子版备份，也有一部分计算机内储存的电子档资料，并没有打印纸质版进行留档保存，受多种因素影响，导致文书档案管理工作中出现档案管理不完整，不规范问题，未能高效发挥文书档案的作用。
三、信息化条件下机关文书档案管理工作有效改进策略
（1）提高文书档案管理意识，争取领导支持
很多机关单位管理层人员对文书档案管理工作重视力度不足，经源分析主要是领导层档案管理意识比较缺乏，对单位文书档案管理科学发展的作用缺乏深刻认识，日常对单位进行管理此方面关注度不够，基于此，机关单位若想实现文档一体化，必须在发展中从领导层进行改变，树立全新的发展管理意识，不断提高对文书档案管理的重视力度，在领导指引下加强员工认识，上下达成共识。因此，在后续发展中通过多种方式强化宣传，通过多种方式让企业所有员工认识到文书档案管理的重要性，改变机关单位工作人员的传统发展观念，日常文书档案管理工作人员需要积极同领导汇报相应工作，让领导不仅了解文书档案管理情况，同时通过自己的行为让领导受到触动，科学管理文书档案，可以更方便的为领导提供各项档案信息，努力做好各项档案服务工作，以此激发领导，让单位领导认识到机关文书档案管理工作的重要性所在。只有在这种情况下，机关文书档案管理才能够在领导支持下实现向信息化发展，如果领导在此方面高度重视，就会加大相应经费投入，配备相应的资源和设备，使文书档案管理逐渐与信息化相适应，配备相应的软硬件设施为文书档案发展创造条件，促进机关单位各项工作有序开展。
（2）积极引进和培养专业性人才，提高文书档案管理工作的质量
根据机关文书档案管理，实际来看此项工作的专业性比较强，作为文书档案管理人员，自身需要掌握基本理论知识，同时有一定的业务能力，工作人员自身的素养与档案管理工作质量密切相关，因此需要机关文书，档案管理工作人员在日常管理中增强责任感，坚持个人职业道德，按照要求落实各项管理工作，在自己的岗位奉献自己的力量，同时还应不断储备各种文书档案管理理论知识，学习各项现代操作技术和相应管理手段，所以在发展中需要引进各种专业人才并且进行人才培养。
促进机关单位长远发展引入专业型人才，此时需要文书档案管理人员自身有一定的基础知识，能够做好基础的档案管理工作，并且要了解单位要求的相关知识和技能，尽可能的选择适用型高素质人才。如果有些单位设定专门人员进行文书档案管理，此时需要定期对相关人员进行培训，并且后期进行考核来提升文书档案管理人员的素养，使文书档案管理工作人员的工作能力整体提升。同时，必须要求文书档案管理工作人员要严格按照机关单位要求遵守各项规范，进行文书档案管理时，必须严格按照流程，促进文书档案管理作用的最大发挥。
（3）创新方法综合利用現代信息化技术
信息收尾条件下，机关单位文书档案管理工作依靠现代信息技术实现创新发展。根据具体发展来看，在发展中需要利用智能算法技术，在这种技术下进行归纳整理，构建文书档案管理工作的自动化流程，实现文书档案立卷归档一体化发展。第二，需要利用大数据技术，通过此项技术作为各项档案资料进行筛选识别，利用现代化检索工具设置条件，对档案进行深层次搜索，满足使用者的需求，利用大数据技术对档案进行细分构建数据库，实现档案资料的深度加工与使用。第三，可以利用云存储技术，对各种档案进行自动化永久性保存，机关单位文书档案管理形成云端装备进行同步存储，不仅可以有效缩减储存空间，还可以推动此项管理工作持续性发展。
（4）规范档案管理的基础工作，确保档案的美观性和完整性
机关单位发展中需要面对新时期要求对文书档案管理工作进行严格把关，保证档案资料的美观性。按照国家要求的标准，需要工作人员收集各项资料，按照要求进行整理。同时，如果收集的资料在内容和形式等各方面存在一定的相似之处，需要做好有效区分，根据具体档案资料情况进行详细分析，避免文书档案管理中出现重复性资料归档问题，提升工作人员工作效率，同时也利于提升文书档案资料的使用率。
在文书档案归档中，文书档案管理人员需要对各项档案资料进行详细分类，按照管理要求对各项文书档案进行整合，在管理中需要分清重点，按照主次要求，严格把控各个卷宗的关口，在日常文书档案管理中，避免混入不相关资料。同时文书档案管理需要避免归档资料的丢失问题，在归档立卷中需要把同类记有一定的，此时可以保证文书档案管理工作的完整性，后期相关材料放在一起方便查阅，提升档案的使用价值。工作人员还应该就所有卷宗，建立详细的档案目录，在文书档案管理中，按照管理要求，对各种卷宗进行分类整理，做好编目，及时对档案进行有效鉴定，如果需要销毁的需要及时处理。
（5）促进档案信息化建设，提高工作效率
机关单位只知道分类整理工作比较繁琐，按照传统的文书档案管理来看工作人员的工作强度比较大，如果文书档案管理工作通过计算机进行整合，可以有效提升整体效率。信息化发展中面对当前的发展条件，档案管理工作逐渐向数字化过渡，面对当前的发展要求，文书档案管理工作需要适应形势加快发展，实现档案管理工作的自动化发展，在单位发展中需要促进文书档案信息化建设，积极落实各项有效措施，通过现代网络技术的应用，把文书档案管理工作与信息化相互融合，通过现代设备可以实现各种文书档案资料的共享。过去人们查阅档案资料，需要相应的人员到文书档案储藏室进行翻阅，在信息化发展中文书档案管理工作构建现代网络模式，如果单位工作人员需要了解相关档案数据，可以在办公室通过电脑设备进行浏览访问，单位内业部构建完整系统，及时把文件纳入其中，方便工作人员自行查阅所需信息，同时通过系统内部办公人员可以下载档案资料原件，不必到档案室进行翻阅查看，避免翻阅纸质档案浪费时间，可以提升档案检索效率，使档案工作更好服务群众。
总结
综上所述，在现代化管理过程中实现档案管理信息化发展，机关单位文书档案管理工作面对此种现状，存在一定的挑战，也面临发展机遇。机关文书档案管理工作受当前发展环境影响逐渐从传统向信息化过渡，推动机关文书档案工作创新发展，顺应时代发展趋势将成为一种必然。所以在发展中要加大力度为信息化条件下机关文书档案管理工作创造条件，在现有文书档案管理工作基础上进行深化改革。
参考文献：
[1]魏琰. 大数据环境下文书档案管理及其信息化利用路径探析[J]. 各界，2020，000（002）：45，56.
[2]孙梅霞. 文书档案管理及其信息化应用[J]. 速读（下旬），2019，000（010）：245.
[3]王洋. 基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J]. 现代商贸工业，2019（19）：60-60.
文书档案范文第6篇
一、 档案的基本概述
1、 档案的定义：
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。
文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
2、档案历史时期的划分。
(1)、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。
(2)、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。
(3)、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。
3、档案全宗。
全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。
4、立档单位的概念。
立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。
5、档案工作的业务环节。
档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。
6、档案工作的基本原则。
档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
7、档案工作人员的基本要求。
一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功;二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件;三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。
二、 名词解释(文件材料著录时需用)
1、 全宗代号：同一全宗代号的流水号，例2002年的全宗代号1，2003年的全宗代号为2，以此类推。
2、 全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司
3、 责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。
4、 保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年(长期)，代号3代表10年(短期)
5、 目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号++保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2;保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。
6、 档案号：目录号+案卷流水号
7、 张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。
8、 ：归档文件的所属，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
9、立卷部门：指文件的组卷部门。
10、承办部门：指文件的主要办理部门。
三、文书处理与平时立卷。
1、文书处理与档案工作的关系
文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿;文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。
2、文书处理及归档程序
(1)收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。 (2)发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。
(3)文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。
3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全(保密)，并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关;二是把好收文关;三是把好文件收集关;四是把好平时立卷关。
4、平时立卷。
(1)从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。 (2)对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。 “四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚;“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整;“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。
四、文件材料的归档范围及归档时间。
1、文件材料的归档范围(详见附表)。也可参照公司办[2009]147号文件。
2、文件材料的归档时间。
(1)附表中有特殊要求的按注明的时间归档。
(2)所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。
(3)纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。
五、文件材料归档要求。
1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。
2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。
3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。
4、归档的本级文件(红头文件、函件)必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸(首页)必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。
5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。
6、归档的外文材料(含少数民族文字材料)应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。
7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。
8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。
9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
10、上级或外单位的文件，呈(传)阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。
11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。
六、文件材料的移交。
1、集团公司机关的本级行文(红头文件)由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。
2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。
3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件
18、
19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。
七、归档文件材料保管期限(详见公司办[2009]147号文)。
归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。
八、文书档案的借阅。
1、借阅本部门形成的档案无须批准。
2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。
3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。
4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。