文书档案管理范文第1篇
第一条 为了加强公司文书档案管理，做好公司文书的立卷工作，保证文书档案的完整与安全，根据有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 本办法规定了文书档案的归档范围、管理使用要求、保存时间。
第三条 本办法适用于公司文书档案的管理及使用工作。
第四条 文书档案是指公司在建设、营运管理、投资、开发、经营等活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种文件材料。
文书档案是公司各项活动的真实记录，是公司的宝贵财富，必须实行集中统一办理。确保其完整、系统、准确的提供利用。
第二章 文书档案归档管理
第五条 公司实行文书立卷制度，各部门应指定1人专管本部门的文书立卷工作，人员要相对稳定。
第六条 档案室集中统一管理公司全部档案，承办人员处理完毕的文件必须及时交本部门立卷人员集中立卷。档案于第二年四月份前按规定整理，由部门负责人审定后，向档案室交。
第七条 凡是本公司在公务活动中形成的、办理完毕的，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录，公司编印的出版物原稿的印本以及各种图表、簿册、照片等文件材料，
均须收集齐全立卷归档。
第八条 外单位送来有查考价值的，需要办理的各种重要资料，亦须立卷归档。
第九条 凡需归档的文件材料，按下列分工进行立卷：
(一)各部门发文和必须进行归档的文件资料，由相应部门收集整理立卷，交档案室按档案管理要求按编号归档。
(二)由本公司主办联合发文，以及与外单位联合召开的会议文件，仍由承办部门连同其它文件一起立卷。
第三章 文书档案的归档范围
第十一条 上级机关的文件材料
(一)上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;
(二)上级机关颁发要求执行的法规性文件;
(三)代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和附件。 第十二条 本公司制发的文件材料
(一)公司在建设、营运管理、投资、开发、经营和其他管理活动中形成的规定、决定、决议、报告、请示、批复、各种会议的重要文件、工作计划、总结、公司成立、合并、更改名称、章程、工作职责、启用印章、人员编制、人事任免、调配、培训、职称评定;聘任以及职工调资定级、奖励、退休、离休、复员转业、死亡、抚恤等文件材料;规章制度、总经理办公会的会议记录、会议纪要，上级主管部门的重要指示、计划、批复等。
(二)公司党组织在各项活动中形成的或贯彻上级党组织的重要
批示、决议、决定、党代会有关文件、党委会议记录、纪要、工作计划、总结、党员、干部、职工名册、干部年报表、党内年报表，党务工作文件、材料以及纪检工作中形成的文件、材料。
(三)公司工会、共青团在工作中形成的工作报告、计划、总结、请示、批复、会议文件、记录、纪要、重要的统计材料、年报表、团代会和表彰大会有关文件、材料、照片、团员名册等。
(四)公司办理干部、职工转移工资、行政、党务的介绍信及存根、交换财产、物资等的凭证、清册。
(五)公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。
(六)公司编制的简报、书刊的定稿与样本。
(七)公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。
(八)公司征用土地、基建施工、竣工决算、购置大中型设备、科研项目等的文件图纸材料。
(九)地形图及电子文档。
第四章 文书档案立卷的基本要求
第十二条 归档的各种文件材料，必须完整、系统、规范、符合其形成的自然规律、合理组卷，使案卷正确反映公司活动的基本情况，并便于保管使用。
第十三条 除与本公司有密切关系的(如请示与批复、报告与批复)上下级文件不能分开立卷，其余应分开立卷。
第十四条 永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。
第十五条 跨的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。
第十六条 每卷不超过100页，过超应分别立卷，案卷标题应50字以内。
第十七条 下列文件不需归档
(一)重份文件。
(二)未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿，铅印多次的校对稿。
(三)无查考价值的事务性、临时性文件。
(四)同级机关送来与公司业务无关的文件材料。
(五)其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。
第五章 文书档案案卷质量标准
第十八条 文书档案组卷要求
(一)遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。
(二)归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。
(三)每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
第十九条 文书档案案卷排列要求
(一)卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。
(二)卷内文件材料应按顺序排列，依次编页号、件号、装订的案卷，应统一在有文字的每页材料的右上角，填写页号，不装订的案卷，应在卷内每份文材料的右上角加盖档案号章，逐件编号。
(三)有关卷内文件材料的情况说明，都应填写在备考表内，并写明应卷入，检查人姓名、时间、备考表应置卷尾。
(四)案卷封面每项应填写项名要简明，案卷题名要简明，确切的反映卷内的文件内容，一般包括责任者、内容、名称，字迹要工整清晰，用毛笔或钢笔书写。
第二十条 文书档案装订、借阅、销毁等见《XXX档案管理办法》 第二十一条 本办法由办公室负责解释。
文书档案管理范文第2篇
摘 要：文书档案管理工作是医院工作的整体记录，涉及的范围十分广泛，不同的档案要求也并不相同，面对如此巨大的文件工作内容，创新管理模式是提高管理工作效率的重要途径。本文将对传染病医院文书档案管理工作创新进行研讨。
关键词：传染病医院;文书档案管理工作;创新
根據医院文书管理工作的特点，想要对目前的医院文书档案管理工作进行创新，不仅要对文书档案方面的意识和制度进行改革，还要在管理方面进行创新。
一、文书档案管理工作对于传染病医院的重要性
文书管理包括医院的整体发展计划、诊疗记录、协议和各项基础项目等等，覆盖范围十分广泛，涵盖面比较大，因此医院的文书管理工作在医院发展中占据重要地位。与普通医院不同，传染病医院对于文书档案管理工作应该更加重视，传染病通常伴随着传播速度大、影响范围广、感染人数较多等特点，文书档案管理的数据记录可以更好帮助医疗人员对传染病病毒进行全面研究。提高文书档案管理工作的效率已经是医院文书管理工作发展的必然趋势。
二、传染病医院文书档案管理工作的现状及特点
目前的传染病医院文书档案管理工作仍然存在着很多问题。
第一，传染病医院文书管理工作的管理制度不健全。没有健全的管理制度就不能明确工作人员的岗位职能，限制了管理部门的发展，降低了管理部门的工作效率。
第二，医院对于文书档案管理工作不重视。文书管理工作秩序混乱、效率低下的情况与医院对于管理工作不重视有很大的关系，由于医院自身对于管理工作并不重视，管理部门的工作人员也产生了懈怠心理。这种情况导致在文书管理和档案管理的协调方面也产生了一系列问题，很大程度降低了文书档案管理工作的完成度。医院在人员配置方面也存在一定问题，对于管理部门工作人员的选择并没有进行严格筛选，很多管理部门的工作人员工作能力较低，并不是管理专业出身，没有相应的技能水平，在面对问题时不能做出准确的判断，影响工作的完成进度，堆积了工作量，使得工作没有按时完成，所以对工作的质量也是难以保证。
第三，我国的科技发展水平迅速提高，但是很多医院仍然延续着传统的管理方式，没有及时进行创新，导致管理部门在工作中遇到很多问题，工作效率也无法得到提升，影响了工作秩序。
医院的文书管理工作具有专业性和综合性的特点，由于医院文书管理工作一般记录的都是医疗工作的相关，这就导致医院的文书管理工作具有一定的专业性，传染病医院更是如此，传染病医院往往会与各种新型病毒接触，因此文书档案的管理工作更加重要。管理人员一定要保证文书管理的保密性，确保普通工作人员不能接触到相关资料，对文书档案进行科学规范的管理，保证文书档案的秩序性，方便管理人员查找。除了病人的相关资料的整理，医院的文书管理工作还涉及人事记录、科研记录、党务记录等等，这些记录体现了医院文书管理工作的综合性。对于这类资料，管理部门的工作人员要定期进行整理、消毒，保证医院事务的时效性和工作的连续性。
三、传染病医院文书档案管理工作中存在的问题
1.重视程度不足
当前，很多医院在管理工作开展中，其高层领导与管理人员十分不注重文书档案管理工作开展的重要性，而且很多管理人员与领导也十分认同文书档案管理不会对医院产生直接经济效益的观念，所以这就导致在各项工作开展中，往往会忽视其管理方面的资金投入，导致医院在进行文书档案管理时，存有管理机制不健全、设备应用较为老旧，且管理技术与当前医院运行不匹配等问题的出现。并且，随着当前我国整体经济市场发展速度的不断加快，市场经济体制下也会使得医院在运行发展中会出现竞争激烈的情况。对此，在基本管理工作开展上，如果传染病医院的领导与管理人员只能够注重经济发展与基础建设的内容，从而忽视了对文书档案管理的重要性，必然就会导致在各项经济运行活动中，由于忽视文书档案管理工作开展的重要意义，进而就会使传染病医院在后续发展的过程中，出现基本档案资料不齐全，且资料应用内容不精准的现象，这就会降低传染病医院的医疗服务质量，而这也会影响到医院的长久运行目标。
2.制度建设不完善
由于传染病医院在文书档案管理工作开展中，并没有实现对各项制度的有效完善，这就会导致在文书档案管理工作开展时，管理人员往往无法依据规章制度来实现基本工作的落实，这也是当前传染病医院文书档案管理工作开展中所存在的主要问题之一。对此，对于传染病医院而言，必须要保证在基本工作开展中，实现以协调制度应用为主来满足各项工作的落实。毕竟，文书档案管理工作所涉及的内容十分广泛，而且在各项管理工作开展上，其整体要求内容十分严苛，因此如果无法确保以协调机制为主来实现满足各项工作的运转，必然就会出现医院各部门无法积极配合文书档案管理部门工作的开展的问题。基于此，在基本工作落实上，就需要通过加强沟通机制的建设与应用来实现满足协调工作的有效落实，这样才能有效提高文书档案管理部门的工作质量与效率。但是，大部分传染病医院其实缺乏此方面的管理制度，并且各部门也不能够有效配合文书档案管理部门的工作，这就会导致文书档案管理部门都存有整体工作效率与质量下降的问题。此外，很多传染病医院自身并没有设立相应的部门或科室，而是由其他部门进行相关职务的代替，这也会导致其工作形式十分落后，且各项设备以及管理方式都无法匹配现行运转的需求，这也制约了传染病医院的进一步发展，从而无法发挥档案资料管理工作开展的意义与价值。
3.信息化建设滞后
随着信息时代的到来，信息技术的进一步升级与应用使得各行各业在发展的过程中，都能够实现以信息技术为主来满足对自身建设与发展工作的落实。对于传染病医院而言，也必须要依据时代发展的进程来实现对现代化技术的有效应用，这样才能有效提高自身的医疗水平以及服务质量，进而才能保证在后续运转的发展过程中，实现满足各项职能的有效落实。因此，对于传染病医院，不仅要实现利用信息技术来提高自身的医疗服务质量，还要保证利用信息技术来提升各项管理工作的落实方式。对此，针对文书档案管理工作的开展，为有效提高其各项管理工作的水平，必须要实现满足信息化技术的有效应用，这样才能对管理技术进行升级。但是，当前很多传染病医院并没有实现对信息技术建设工作的全面落实，而是只将信息技术与医院的医疗服务质量工作内容进行融合，这种缺乏了信息化建设的档案管理机制，必然就会存在着信息化建设滞后且无法有效实现信息化升级的问题，而这就会制约医院的发展进程。此外，部分医院虽然已经实现了信息化建设，并将其技术应用在文书档案管理工作中，但是由于管理人员自身并不是复合型人才，所以无法实现对信息技术的有效应用，这也会导致在文书档案管理工作开展中，缺乏了实践应用的实际效果。
4.档案利用率低
传染病医院在发展的过程中，文书档案管理工作的开展能够有效实现对其后续运行做好保障工作。但是，在实际运行的过程中，传染病医院的文书档案管理工作却遗留了很多历史问题。
比如，在漫长的发展过程中，很多管理人员自身并没有实现对文书档案资料内容的有效收集與整理，这就会导致在实际应用时，往往会缺乏相关的信息内容，进而就会导致医院在后续运行与发展上，无法通过前期资料的应用来满足后期建设。而且，在实践过程中，很多传染病医院的文书档案管理部门，自身并没有实现满足对档案管理工作内容的全面认知，这时就会出现文书档案管理工作不规范，且信息应用不完整的现象，这也会给传染病医院各部门工作的运转带来影响。
对此，这种档案管理工作效率低，且无法实现对档案内容有效应用的管理模式，必然就会影响到传染病医院的长期发展。除此以外，当前传染病医院在文书档案管理绩效考核工作开展上，也存有考核标准内容不完善，且指标应用不正确的现象，这也会使相关工作人员自身缺乏责任感，从而也会影响到各项工作开展的实际效率，并且也无法实现通过工作人员的创新来优化现有工作模式。
5.管理人员素质差
当前很多传染病医院在文书档案管理工作开展中，并没有实现对其专业人员的有效招聘，这就会导致很多工作内容往往会通过对即将退休人员的调用来实现对科室的组建，这时就会出现管理队伍素质不高，且自身专业技能不匹配的问题，这也会导致文书档案管理工作的开展效率与质量无法得到有效提升。与此同时，很多医院在进行建设发展的过程中，由于认为该项工作不能为医院带来直接性的经济效益，因此在基本工作落实上，普遍也会将各项投资资金应用在其他部门当中，这种没有专业人员实现对各项工作运行的团队组建模式，以及设备资金应用跟不上时代发展进程的问题，都会制约各项工作运转的实际效果，并且也会影响文书档案管理队伍的组建质量。对此，这种整体素质不足，且各项基本工作无法落实到位的管理模式，必然就会影响到传染病医院的正常发展，同时也无法通过创新工作的落实来实现对现有问题的优化与解决。
四、传染病医院文书档案管理工作的创新途径
1.转变文书档案管理工作理念，引起医院重视
目前，管理工作存在诸多问题的主要原因之一是部分单位还没有认识到文书档案管理工作的重要性，医院领导及日常管理人员思想观念的转变会对管理工作的执行和发展有重大帮助，为文书档案管理工作提供相应的支持。管理部门的工作人员可以对自己的工作内容进行总结和调整，在领导进行工作视察或年度总结时可以将管理工作为医院带来的有利因素进行分析汇报，加强医院领导对于管理工作的认识，提高医院领导对于文书档案管理工作的重视程度。
促进医院领导在文书档案工作的管理形式上进行创新，当前信息技术快速发展，医院的文书档案管理工作也应该改进工作模式，利用信息化技术对档案进行科学合理的分类和管理。电子档案的产生和发展可以最大限度地提高文书档案管理工作的工作效率，在工作人员寻找资料时也更加方便快捷。推行电子档案不仅需要提高领导人员的重视程度，还要加强对于管理人员的技能培训，确保每个工作人员都可以熟练操作相关软件，随时针对每个人都可以对电子档案进行管理。
同时，电子档案的使用也为普通的档案管理模式提供了一种保障，在发生意外时，如果原本的档案受损，电子档案也可以进行相应的补充。在现代社会环境下，档案管理模式的变化已经是必然趋势，固守成规只会被社会淘汰，所以我们要紧跟时代发展的脚步，对工作进一步整改。
2.增加传染病医院基础设施建设的投入，改善文书档案管理环境
基础设施的投入是文书档案管理工作实施的保障，基础设施的完善可以保证文书档案管理工作更加有序进行，为医院的文书管理工作提供了物质支持。如果医院不能为管理部门提供相应的基础设施，那么在进行管理工作的过程中管理人员一定会遇到各种各样的问题，增加管理人员的工作量，降低了工作效率，基础设施的建设对于管理工作的质量和水平有着巨大的影响。
加强基础设施建设和电子管理方式，并不意味着医院管理部门要完全放弃传统的管理模式。电子档案很容易受到硬件设备和软件功能的影响，具有一定的不稳定性，一旦保密方面出现问题，很容易出现数据被篡改等情况。因此，原本的管理模式仍然要保留，并且要在工作性能上做出提升。为了对档案进行更加科学的管理，为工作人员提供更好的工作环境，扩大档案存储空间，使档案的管理、分类、排放更加科学合理。为管理部门配置充足的电脑终端、复印机、打印机、扫描机、碎纸机等现代化设备，完善人力资源管理系统，促使管理工作更有效进行。
3.建立健全相应的工作制度，明确文书工作与文书档案管理工作的职能
文书工作和文书管理工作在工作内容上存在一定差异，虽然称呼相似，但从实际工作性质上来说是两种工作。文书工作更倾向于档案资料的前期收集与整理，工作目标是保证档案的准确性和完整性;文书管理工作则更加倾向于档案管理，工作目标是为了提高管理工作的效率，促使档案管理工作高效运行。
医院应该设立完善的工作制度，明确每个工作人员的工作职能，为管理人员提供理论依据。健全的管理制度是开展管理工作的重要前提，明确的管理制度可以为工作人员提供统一的工作标准和行为规范。当工作人员在管理工作中遇到问题时，管理制度能够为员工提供相应的措施，让档案管理人员有据可依，更加快速找到合理的解决方式。管理制度的明确可以使文书档案工作在推行过程中具有更加完整的管理性，提升文书档案管理工作的可靠性。
4.推动管理手段和管理技术的创新
医院对于文书档案管理工作理念上的改变是推动管理工作进行的思想基础，但是想要文书管理工作真正产生现实价值，提高工作水平，医院还需要推动管理手段和管理技术的创新。医院的文书管理工作一部分与医院职工的情况有直接影响，针对这方面医院要有完善的信息系统，详细的传染病医院职工档案信息记录材料等;医院的文书管理工作另一部分与病人的情况有直接联系，针对这两方面医院应该提高自身服务的主动性和广泛性，提升医院的服务水平，加大创新力度。同时，医院的管理部门要积极利用计算机技术，计算机技术可以快速分析数据、整理数据，并且可以对数据的相似性进行初步分析，极大减少了医院档案管理人员的工作量，在信息处理上更加高效准确。医务人员也可以根据得到的信息提供一些社会服务，侧面增加医院的社会效益和经济效益。
医院领导可以聘请计算机方面的专业人才，为医院创建单独的软件或程序，这样不仅可以提高档案管理的稳定性，也更方便管理人员对职工及病人的资料进行维护。同时，独属于医院的软件程序可以更好保证医院文书档案的安全性，对档案管理工作具有重要意义。
参考文献：
[1]王 青.当前中医院档案管理存在的问题及创新改善策略分析[J].兰台内外，2020
（作者单位：昆明市第三人民医院）
文书档案管理范文第3篇
关键词：文书档案;档案收集;归档;信息化
概述
文书档案是指机关、企事业单位、社会团体在其管理过程中形成的，由命令、指示、决定、请示、批复、通知等日常工作通用文书转化而来的，以文字为主要形式的具有保存价值的凭证性资料。可见，文书档案是在管理过程中形成的历史记录，其收集与归档是后期利用、编研的前提和基础。文书档案收集与归档的质量直接影响着后续工作能否取得预期的效果，也是管理能力和管理水平的重要体现。因此，机关、企事业单位要高度重视、支持文书档案收集与归档工作，着重提升文书档案管理的规范化、科学化水平。
1 文书档案收集与归档特点
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令)和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局10号令)分别就机关、企业单位文书档案归档范围作出了明确规定，文件为文书档案收集指明了方向，也体现了文书档案收集与归档工作的特点：
1.1 收集与归档对象的多样性
随着办公系统在机关、企事业单位管理中的普遍性应用，传统以纸质文书为主逐渐被以电子文件为主，纸质文件为辅所取代，文书档案资料由传统单一的文字形式朝着多媒体形式转变，使得文书档案资料收集与归档所面对的对象呈现出多样化特点。在工作中既要收集纸质文档，也要做好“单轨制”下电子文书档案收集与归档。文书档案电子化的到来一方面提高了工作效率，另一方面也给档案工作者提出了更高的要求，要求从业者拥有更高的专业化水平和更强的责任心，切实做好文书档案收集与归档，实现应收尽收、应归尽归。
1.2 收集与归档作用的重要性
文书档案资料的收集与归档是档案工作的基础和前提。做好文书档案的收集与归档，确保文书档案资料收集与整理的完整性、标准化，才能为后续文书档案利用、编研、查询提供便利。同时，通过对文书档案资料信息的分析、总结和提炼，可为日常管理提供经验参考，发挥信息价值功能在提升日常行政管理活动中的重要价值。
1.3 收集与归档要求的规范化
信息时代背景下，文书资料的制作、成文、发文等有着明确的规定和要求，《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》和《文书档案案卷格式》等文件都对文书档案收集与归档作出了明确而具体的规定和要求，也使得文书档案收集与归档更加规范化、标准化。
2 文书档案收集与归档原则
2.1 真实性
真实性是档案工作的底线，收集与归档的文书档案不能有丝毫篡改或编造，应保持历史本真和原貌。这就要求广大档案从业者守好入口的真实关，从内容这一实体上做好认真审查，确保收集与归档工作的质量。
2.2 专业性
文书档案收集与归档有其专业性要求，即，在文书档案的收集、分类、编码、装订、排序、著录、装盒，以及信息录入、检索编制等，都应严格遵循《档案法》、国家档案局8号令和10号令的具体要求。“收集”要确保内容及形式的完整性;“归档”应确保范围及程序的合规性;“分类”应保证相对稳定性。
2.3 形式规范性
所谓形式规范性，就是指文书档案收集与归档从形式上应遵守文书档案资料的相关标准和规范要求，确保整个收集与归档工作符合规范化要求。如，文书档案收集与归档，应按照《文书档案案卷格式》所规定的“卷皮格式”“文件目录格式”“备考表格式”“排列格式”“格式监制”等规定和要求，确保形式上的统一性。
2.4 安全性
随着计算机信息技术在日常行政管理中的应用，电子文件日益成为文书档案的主要形态，电子文件具有易篡改、非结构化等特点，使文书档案面临着诸多的非传统因素威胁。因此，要在思想上高度重视文书档案，尤其是电子文书档案收集与归档的安全性，既要重视文书档案的实体安全，也要把握文书档案信息安全，严格执行《电子文件归档与电子档案管理规定》的具体标准和要求，強化物防、技防和人防，切实筑牢文书档案收集与归档安全根基。
2.5 完整性
文书档案的收集重在完整性，要做到应归尽归。在日常工作中，随着文件材料电子化的普及，很多单位和部门发布通知、收集材料都通过电子形式进行，如果工作人员对文书档案的归档范围理解不到位，在日常工作中不注意收集和整理，很多重要的往来文件不能按要求归档，将对以后的查找和使用造成被动。这就要求档案从业者在认真学习相关法规文件的基础上，重点做好各部门兼职档案员的业务培训工作，切实把好部门关。
3 文书档案收集与归档依据
文书档案收集与归档有其特点和规律，要从时间、形式和内容三个方面严格做好收集与归档工作：
3.1 时间上，事项应处理完毕
纳入文书档案收集与归档范围的，应是已经贯彻落实了的日常行政管理的决策、决议和决定，即，文书档案中所记载的各个事项均已处理完结，由办公室等行政管理部门按照相关规定和时限要求，将其移交至档案室。尚未办结或尚处于执行中的文书档案资料，因其记载事项上处于落实状态，不应纳入收集、归档范围。
3.2 形式上，文件应进行系统整理
系统整理文件，是指文书档案收集与归档的文书资料，在文书档案资料收集后，具体归档业务开展之前，应遵循系统性原则和标准，按照《全宗卷规范》的要求，对收集起来的文书档案进行编目、立卷。
3.3 内容上，应具有存档价值
价值性是文书档案收集的首要判断标准和因素。机关、企事业单位日常行政管理过程中会产生大量文书资料，全部收集不现实，也无必要，收集与归档应是对其内容上作出是否有存档价值审核、判断后，及时作出是否予以收集的结论，并根据文书档案的相关管理标准和规定，做好归档环节的相关工作。
4 文书档案收集与归档措施
4.1 重视文书档案收集与归档工作
文书档案收集与归档离不开广大档案人员的身体力行，切实提高思想认识是关键。一方面，要求档案人员做好文书档案收集与归档相关规定和要求的宣传，在机关、企事业单位内部形成浓厚的档案管理工作氛围，做到部门与部门、人员与人员都自觉重视文书档案工作，在思想上行动上自觉执行文书档案管理的相关规定，及时规范移交在手文书档案资料。另一方面，机关、企事业单位领导要给予文书档案收集与归档工作必要的人、财、物支持。根据文书档案工作量，做好专兼职档案员的配置，添置必要的信息设备，助力提升文书档案收集与归档整体工作水平。
4.2 明确文书档案收集与归档范围
根据国家档案局8号、10号令，机关企事业单位的《档案工作规范》《文件材料归档范围和档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关规定和要求，结合单位自身实际，进一步划定文书档案资料收集与归档的具体内容，完善归档范围总表，明确相应的文件材料不归档的范围。并根据形势发展的需要，作出相应的调整。
4.3 掌握文书档案收集与归档方法
文书档案收集与归档有其规律性特点和要求，掌握一定的方式方法，会起到事半功倍的效果。如，转变传统“坐等上门”收集方式，从传统“重整理、重保管”朝着“参与、管控”并重原则发展，变传统被动接收向主动收集方向转变，从传统等待上门归档向注重前端控制、关口前移转变，从传统重手工操作向提升计算机信息技术应用转变，从傳统档案部门唱“独角戏”向各部门共同参与的“大合唱”转变，形成文书档案收集与归档一体化工作格局，不断提升文书档案收集与归档工作质量和效率。
4.4 健全文书档案收集与归档制度
根据《文件材料归档范围和档案保管期限规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》等规定，结合单位自身实际，进一步细化文书档案收集与归档各项规章制度，明确收集与归档范围、期限、标准、要求、方式，增强收集与归档工作的制度化水平。
参考文献：
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[2]翁颖群.办公室文书档案收集与归档工作要点分析[J].办公室业务，2020(4)：119.
[3]朱桂珍.浅议信息化时代文书档案收集与归档认领[J].治黄科技信息，2020(4)：31—32.
[4]刘芸芸.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].辽宁经济，2019(3)：70—71.
[5]韩芳.文书档案收集与整理工作的重要性探究[J].档案天地，2018(8)：48—49.
作者简介：高丽(1983— )，女，硕士研究生，齐鲁工业大学(山东省科学院)、山东省科学院海洋仪器仪表研究所馆员，主要从事文书档案管理。
文书档案管理范文第4篇
一、机关文书档案管理的现状分析
(一) 纸质档案管理中存在的问题分析。
首先, 机关领导对于档案管理工作没有足够重视, 没有安排足够的人员去进行管理, 使得文书档案的管理效率低下。另外, 安排的管理人员并不具备专业的档案管理的知识, 管理意识也比较淡薄, 这样就会直接影响档案管理工作的进行。其次, 收集的档案资料不齐全。在收集和整理资料时, 各个科室不能相互配合, 这样就很难保证收集的资料比较齐全, 而且很容易造成一些具有重要价值的信息被遗漏, 会给档案管理工作带来巨大的损失。另外, 有的工作人员长期借用一些有价值的文件, 导致档案的不完整性, 给档案管理工作带来了诸多的不便。再次, 对于档案的利用效率也不高。由于机关单位中的档案种类多, 数量大, 这使得管理工作变得异常的复杂。很多档案虽然已经建立, 但是没有直接为社会和机关对象服务, 使档案的利用率较低, 档案的建立形同虚设。
(二) 电子档案管理中存在的问题分析。
第一, 电子档案经常出现失真的情况。与纸质档案相比, 电子档案出现差错的概率要高得多, 很容易出现被复制、篡改的现象。这样使档案的原始性出现了差错, 在信息传递的过程中, 影响信息的真实性, 并且还需要付出大量的技术和资源成本进行维护, 使得维护的成本增高。
第二, 很难保证电子档案的完整性。在对电子档案进行编辑时, 很容易出现不及时保存的现象, 这样就会导致信息的丢失;有的电子文件的结构比较复杂, 保存的时候流程比较多, 一旦出现不当的操作, 就会造成信息的缺失;在对文件进行处理时, 各种背景信息就会不断地增加, 这样在信息逐级传递的过程中, 就会造成缺损、丢失的现象。
第三, 电子档案的安全性较差。由于电子数据比较容易进行修改, 这就给一些不法分子提供了便利。一些黑客直接对电脑进行攻击, 窃取重要的档案信息, 或者非法篡改信息, 使电子档案的安全性没有保障。
二、机关文书档案管理的策略
(一) 针对纸质档案管理的策略探讨。
第一, 要加强档案管理人员的综合素质。首先, 机关的领导要对档案的管理工作给予足够的重视, 为档案管理人员的培养提供一切便利的条件。其次, 要建立一支高素质的档案管理的队伍。对档案管理人员进行相关理论知识的培训, 以提高他们的业务基础素质;通过经验交流的方式, 提高工作人员的知识水平以及相关的职业技能, 这样就能有效地提高工作效率。机关的领导要经常鼓励工作人员, 提高他们工作的积极性, 使整个工作团队和谐稳定。
第二, 建立完善的档案管理的规章制度。机关文书档案的管理工作要向标准化和规范化发展, 因此, 要建立并完善档案管理的规章制度, 对各个工作细节都要进行严格的规定, 工作人员必须按照规定执行。将档案管理的工作放在与其他工作同等重要的位置, 使档案管理工作不断向正规化发展。
(二) 针对电子档案管理的策略探讨。
第一, 通过建立防火墙保证电子档案信息的安全性。防火墙的建立, 能够防止其他网络, 包括非法网络对信息资源的访问, 这样就能阻止信息的外漏, 也保证信息不被篡改, 从而保证了电子档案的安全性。
第二, 加强电子档案管理的有序性。首先, 档案的管理人员要加强对信息的保护意识, 并具备对电脑的基本操作技能。其次, 工作人员要对所有的信息都备份, 防止信息丢失, 造成巨大的损失。再次, 为了提高电子档案信息的安全性, 要将电子文件设置成“只读”的状态, 这样就能防止信息被篡改, 使电子文件的原始性和真实性得到了保障。
第三, 要进行密码的认证。为了防止电子档案在信息传递的过程中, 被其他人篡改或者替换, 需要进行消息认证的技术。其中, 最常用的方法就是进行密码的认证, 也就是不知道密码, 就不能够随意访问电子档案信息, 当然也不能进行修改。该方式有效地保证了电子档案信息的完整性和真实性, 也提高了信息的安全性, 保证其不被随意窃取。
三、总结
对机关文书档案进行有效的管理, 能够提高机关工作的效率, 对机关的工作起着重要的作用。因此, 要不断地提高档案管理人员的素质, 完善档案管理的相关制度, 有效的解决管理中存在的问题, 更好服务社会, 服务人民。
摘要：档案管理是一项基础的工作, 但是在机关单位中却起着重要的作用。只有做好档案的管理工作, 才能保证其他各项工作有条不紊地进行。本文简要分析了目前机关文书档案管理中存在的问题, 并针对这些问题提出了相应的改进策略, 为机关单位的档案管理提供了一定的参考。
关键词：机关单位,文书档案管理,策略
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文书档案管理范文第5篇
摘 要：文书档案管理向来都是企事业单位的重要工作支撑，是其在行政管理活动中产生的见证单位的整体发展历史的文件，将会在相当大的程度上关系到单位的未来发展建设，具备充实的辅助作用。文书档案管理的科学性的高低将会和文书档案管理利用率的高低产生直接关联。本文从多个角度着手，分析了现阶段文书档案管理的原则以及相应的现状，并针对性地提出了解决策略，认为现阶段企事业单位的文书档案管理人员需要从点点滴滴做起，只有这样才能推进单位的长远发展建设。
关键词：文书档案;管理原则;发展现状;解决策略
随着现代社会的迅猛发展，互联网信息技术为现代人们生活和工作提供了巨大的支撑，在文书档案管理过程中，计算机技术正在逐渐替代传统的人工文书档案管理方式，文书档案管理效率和质量因此而显著提升，计算机管理与人工管理共同存在的情况正在相当大的程度上改变现有文书档案管理形态，使得其正在呈现出崭新的发展局势，在此种情况下，针对性地分析文书档案管理的问题以及相应解决策略便显得极为重要。
一、文书档案管理工作的特性
1.内容复杂，时效性强
文书档案管理的核心对象是各种纸质资料和电子资料，主要包含协议文书、单位文件、数据资料、人事记录以及会议记录等等。企事业单位在自身运行的过程中往往会生成大量内容多样、形式多元化的文件档案，以文件的性质为基础，可以将其分为政策性文书档案、见证性文书档案和记录性文书档案。政策性文书档案的记录主要由官方事业单位或者是半官方性质的团队完成，所记录的内容通常和我国的法律政策、行为规范相互关联，具有显著的权威性和合理性，甚至包含有各种法令与公文的修改记录;见证性文书档案指的是企事业单位在自身发展历程中的各种资料信息，如单位的基本资料、各种工作的变化以及重大事件的记录等等;记录性文书档案指的是企事业单位在自身发展历程中，对某项工作的由始至终的记录。文书档案管理工作的基本内容就是实现对上述文书档案的综合管理，文书档案工作的重要内容为信息资源的收集和保存，也就是将企事业单位的重要文书档案保存处理。许多文书档案通常都具备相应的时效性，尤其是在企事业单位发展运营的过程中生成的各种日常文件，因而档案管理员需要及时提炼内容，以为后续工作人员查阅提供帮助。
2.信息引导，成效增强
现代社会的飞速发展使得信息技术的受重视程度越发提升，计算机、云计算和互联网技术已经逐渐成为现代社会中不可或缺的发展工具，文书档案管理工作也是如此。伴随计算机的普及应用以及大数据技术的飞速发展，现代文书档案管理已经能够基本实现自动化办公的目标。文书档案的形式主要包含有电子档案和纸质档案这两种：其一，在面对纸质档案的时候，文书档案管理者需要通过语音输入和扫描等方法，将文书档案转变为电子档案，智能云计算技术能够通过筛选关键词的方式整理出档案中的各种重要内容，使得相关人员的工作压力显著降低。在傳统的人工文书档案管理工作中，工作人员在接收文件后往往需要手动录入文件内容并格式转化处理，工作内容繁琐复杂，最终成效并不良好，而且还会大幅增加出现错误的概率。而通过对云计算技术的应用，管理者能够随时随地登陆档案管理系统，通过先进科学的办公设备，将纸质文件作智能转化处理，使其成为电子文件，并利用计算机文件档案管理系统来添加目录，在此过程中，工作人员仅需做好文书档案的排列工作即可，由于使用的系统为智能化系统，因而文书档案的录入错误率大幅降低。文书档案检索通常只能借助工作人员的手动查询完成，往往需要耗费大量工作时间和精力，而在信息技术的深度支撑下，管理者可以在系统中登陆账号并查询相应的文书档案，实现文书档案检索的自动化目标。
3.数量繁多，管理融合
由于文件资源的数量非常多、内容较为繁杂，所以在传统的文书档案管理工作中，文书工作以及档案工作通常是由相应的专业人员执行的，文书工作的对象包含各种文字资料、图标资料、影像资料等，是形成庞大的档案系统的基础支撑。档案工作的对象则是档案，是从文件转化而成的科学有效的信息，信息时代的飞速发展使得文件档案管理模式产生巨大转变，计算机文档管理智能系统的出现使得文档一体化不再是困境，将文书管理和档案管理有效融合，实现文档生成、文档管理、文档查阅等在内的文书档案标准化体系的建设，这将会为文书档案管理工作的开展奠定下更为坚实的支撑作用。在计算机文档智能管理系统内部同时包含有档案管理系统和文书管理系统。而在云计算和大数据技术体系下的档案管理与文书管理的差异化更小，在日常工作中完全可以通过智能化处理系统实现对信息资源的有效处理，最终转变为档案，系统结合档案的关键词来分类处理并将其储存在不同的文件夹中。文书和档案存在密切的关联，但二者却又处于相互独立的状态，在计算机文档智能管理体系下，文书和档案存在于系统的诸多不同模块，但是由于系统内部保持为网状结构，因而存储具备相应的关联性。
二、现代文书档案管理工作的问题
1.领导重视不足，管理意识薄弱
就目前来看，有大量企事业单位的领导人员认为，如果想要使单位朝向更好的方向发展，需要从教学、科研、改革等多方面着手，只有切实有效地完成对上述内容的关联，才能够收获更为可观的经济收益和社会效益。虽然此类想法具备充足的可行性，但是却严重忽视了文书档案管理所具备的重要作用，甚至有部分管理者认为在档案收集和档案管理方面需要投入过多的人力资源和物理资源，但是却并不能迅速收获良好成效，这样做会导致因小失大，与此同时由于领导层级的忽视，会导致文书档案管理技术缺乏的问题。
2.人员素养较低，工作开展困难
针对于企事业单位的文书档案管理工作通常由专业部门直接进行管理，但实际上专业管理人员不仅要负责文书档案管理工作，而且还承担有大量繁琐的日常工作，甚至还有部分工作带有紧急性质，因而此类人员通常会在已经完成日常管理工作的前提上进行文书档案管理工作。在此种情况下，文书档案管理工作的正常开展受到巨大的影响，相关人员并无过多时间处理文档资料，文件资料难以获得妥善的处理应用。与此同时，还有部分企事业单位对人员学历的要求较低，人员在缺乏专业性管理能力的情况下便被要求上岗工作，文书档案管理工作的正常开展受到影响。
3.电子文档丢失，外部技术威胁
现代社会的飞速发展使得文书档案管理的信息化速率越发加快，在针对于文书档案的信息化管理中，电子文档的安全性通常是需要重点关注的问题，其将会直接影响到企事业单位的后续建设发展，工作人员的疏忽或者是计算机管理系统的漏洞很有可能导致电子文档丢失或者是外部技术的威胁。因而，相关企事业单位需要不断优化完善系统软件和硬件的建设，尽可能地避免被外界病毒所侵入。
4.管理手段落后，信息搜寻困难
在最近几年，多个领域的资料管理工作均在进行着相应的变革发展，并逐渐将信息技术应用在资料管理工作中。就目前来看，相关企事业单位的管理者均在尝试着增强对信息技术的使用，而在文书档案资料的管理方面却仍旧采用传统的手工记录、分类的方式。传统的管理模式过于繁琐，并且管理质量将会直接受到人的综合素养以及其思想意识的影响，不同管理人员所整理出的文书档案往往存在诸多差异化形式，因而人们在查找档案的时候，难以迅速定位到自己所需要的信息，文书档案管理工作因此受到巨大的冲击。
三、现代文书档案管理的基本策略
1.创新队伍建设，优化工作形态
现代科学信息技术正在迅猛发展，档案管理的模式将会伴随信息技术的发展变化而产生变动，整体科学性、合理性正在不断增强，但即便如此，档案管理也需要人员的操作支撑。所以，档案管理工作者有必要坚持学习培训，不断提高自身的从业能力，通过科学合理的技术工具，增强档案管理工作的投入，促使档案管理工作实现创新发展。相关企事业单位需要把好人才入口关，注意招聘具备专业文化知识、技能的人才，以为档案队伍的充实建设奠定下坚实的支撑作用。要注重现有人才的应用，大胆应用具备专业理论知识和技能特长的年轻干部，稳定现阶段文书档案管理团队，解决其存在的各种实际问题，保证投入到本职工作中。此外，还需要健全完善人员进出管理制度，以促进文书档案工作的稳定发展。
与此同时，企事业单位还需要不断强化对现有档案管理人员的培训教育，对档案管理工作有效补充，有条件的单位需要重点提升档案管理工作者的计算机应用能力和外语水准。
2.创新工作模式，贴合时代进程
几乎所有文书档案管理者都长时间承担着枯燥乏味的工作，逐渐失去创新和进取发展的愿望，可以明确的是现阶段仍旧有诸多企事业单位采用传统落后的文书档案管理模式。所以，切实有效地改变现阶段档案管理工作动力缺乏、超前意识丢失的问题极为重要，保证文书档案管理人员能够从传统的档案管理工作中脱离出来，转化为现代社会发展服务的创造者以及支撑者，档案管理工作从传统的事后资料收集的管理模式，逐步转化为事前介入、事中参加以及事后跟踪的崭新管理模式。文书档案管理工作只有充分切合市场经济的发展情况、求真务实，才能够收获现代社会的认可。在社会飞速进步和现代科学技术迅猛发展的情况下，档案管理已经逐渐成为人类社会发展的信息支撑。所以，所有档案管理人员都应肩负责任，并且有义务将档案管理、应用和开发作为重要工作对待，保证其能够更好地贴合现代社会经济发展进程。
3.创新管理模式，提升管控效率
现阶段，部分企事业单位已经开始逐渐提升对计算机技术应用的重视，但是通常只涉猎到档案目录的收录、输出和检索等，这显然是不够的，相关管理人员需要进行更为深层次的探索应用，推广各种崭新技术。实际上，通过实践观察后可以发现计算机技术在档案管理中具备极为广阔的发展前景，如利用条形码的方式代替传统的档案编号，此举不仅能能够保证档案资料的安全性，而且还能够为后续查阅和管理奠定下良好的基础，此外此种方法还能加速借阅归还的速度。现阶段，我国各行业的手工操作均在尝试着应用计算机技术来完成，针对于文书档案管理的工作自然也不例外。档案的业务工作以及管理工作等均在不同程度上实现计算机管控，极为有效地推动了不同地区的文书档案的资源交流，这是人们利用计算机技术的重要展现。有大量实践报告表明，此种档案管理模式能够在相当大的程度上解决实际存在的问题，同时还能有效提高管理质量和管理效率。
4.推举特色服务，优化服务功能
在新时期的档案管理工作不能被局限在传统的坐等上门的落后模式，有关人员需要明确应该如何实现从被动到主动的转化，借助于计算机技术来提供远程服务。众所周知，网络是非常庞大的信息集散地，资源信息传播速度是非常可观的，和其他文书档案机构联网，共同享用部分信息资源，逐步拓宽业务的应用范围，由浅至深，逐步地深化现阶段文书档案管理工作。档案管理工作能够在服务领域寻找突破与创新，全方位地开发现阶段已经拥有的档案资料，而后加工处理，保证其能够更好地服务于现代社会，为社会发展提供不竭的动力。与此同时，企事业单位还能将档案资料转化为出版资源，出版内容可以是相应单位的发展历程、人物纪实等等，以此来全方位地拓宽档案服务的通道，只有这样才能保证档案工作长久地持续下去。
5.创新管理机制，实现良性循环
负责档案管理工作的相关部门必须要从全局着手，适当地融合竞争机制，创新优化现有的工作方案，改变传统的档案管理工作者安于现状的心态，增强其优化意识，从本质上杜绝各种安逸作风的存在。改变传统的管理模式，适当地引入竞争机制，秉承公平、公开、公正的基本原则，平等地对待所有文书档案管理工作者。此外，相关企事业单位还需要结合岗位特征，选聘才华出众、表现优异的员工，采取科学合理的优胜劣汰的管理机制，保证档案管理工作者能够充分认识到自身能力的拓宽和工作业绩提升与其生存之间存在的密切关联。增强员工群体所具备的危机意识，保证其能够更加积极努力地参与到相应工作中，激发其工作潜力和工作积极性，促使档案管理工作拥有更为充实的竞争力，尽可能地实现档案管理模式的优化创新。此外，还需要建立完整的激励机制，如通过科学合理的分配模式，鼓励员工进行优化创新，并将创新能力作为员工考核的核心标准，促进文书档案管理工作的良性循环。
四、结束语
总之，文书档案的内容將会见证企事业单位从无到有，从有到创新，从创新到拓宽的历程，是现代企事业单位的重要管理工作。所以，切实有效地提升在文书管理上的投入具有极为重要的实践意义。
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（作者单位：海南省血液中心）