目前, 我国中小企业内部控制存在很多问题, 其存在的问题阻碍了中小企业的发展, 并引起了社会各界的关注。为了改善我国中小企业内部控制现状, 提高其管理工作效率, 本文采用文献和案例分析相结合的方法, 分析青岛振宇汽车集团内部控制现状及问题, 有针对性地提出对策与建议, 为其他中小企业在ERP环境下实施内部控制借鉴意见。
一、青岛振宇集团内部控制现状
(一) 青岛振宇集团概况
坐落于青岛西海岸新区的青岛振宇汽车集团, 成立于2006年, 经过十余年的发展成为青岛西海岸最有影响力的四大品牌汽车营销品牌, 下设八家分公司, 多家合作经销商。它认为员工是公司最大财富, 振宇人应具有“热情、专注、勇敢、持续”的特质以及“没有借口皆有可能”的信念。面对中国汽车产业日益增长的严峻形势, 首创了“七天不满意退换”营销理念并“坚守客户价值持续经营”的服务理念, 取得众多荣誉。
(二) 青岛振宇集团内部控制现状
本文采用访谈法这一方式对青岛振宇汽车集团的相关人员进行了访谈分别从内部控制五要素方面对青岛振宇汽车集团进行了相关调查。
控制环境现状:一是青岛振宇汽车集团的组织架构。青岛振宇汽车集团是一家典型的中小企业, 设有八家分店, 各分店管理层大多为与董事长同姓氏的人。二是人力资源。青岛振宇汽车集团没有人力资源管理制度;也没有职工个人职业发展规划和内部晋升制度;使用的ERP软件并没有启用薪资模块, 员工工资使用人工计发且有财务经理一人核算所属分店所有员工的工资。员工学历层次主要以中专学历为主, 占公司员工学历层次的60%, 剩下40%员工中大专学历占25%, 15%为本科学历。
风险评估现状。通过采访青岛振宇汽车集团员工, 我了解到在“员工对风险评估重视程度”这一问题上, 79%的员工表示不重视, 21%的员工表示重视;在对“员工对风险评估程序的了解程度”上, 52%的员工表示不了解, 28%的员工表示了解, 15%的员工表示熟悉, 仅有5%的员工表示十分熟悉。
控制活动现状:一是不相容的岗位。青岛振宇汽车集团属于中小企业, 公司发展规模小, 通常为了减少成本支出, 在岗位设置上往往不注重, 容易出现不相容职位没有分离的情况, 如, 出纳一人负责记账、开具收据和收款, 支票和印章的保管是由出纳一人管理。二是授权审批制度。没有执行特定经济业务的可依照其处理权力相关的规章制度, 没有事后反馈机制保证经授权后所处理的经济业务工作质量。三是凭证与记录控制方面。由出纳收集和汇总原始凭证, 交由部门的2名会计人员录入ERP系统, 其中出纳依据自己的权限, 进行有关现金业务的签字, 会计负责其他业务的记录以及相应报表的生成。个别业务会产生当全部交易事项结束后, 该业务的发票迟迟不能收回的问题, 出现延迟记账的现象。
信息与沟通现状:一是公司内部之间的沟通。公司购买了DNS系统和金蝶软件, 给不同员工设置不同用户名和密码, 其中, 库管利用DNS系统软件对配件及产品的出入库逐笔进行详细的记录。公司的财务系统和存货系统分开处理, 通过人工将存货记录于财务系统, 每日的销售情况也是通过普通的聊天软件进行传递。二是公司与外部之间的沟通。公司在2007年成立时便建立了自己的网站, 现在公司网站上具有对公司的基本情况介绍以及刚创建该网站时公司产品的介绍。
内部监督现状:没有明确的制度规定来进行内部审计和内部监督。59%的员工认为没有内部监督, 41%的员工认为有内部监督, 同时, 51%的员工表示对公司的内部监督不了解, 26%的员工表示了解, 15%的员工表示熟悉, 仅有8%的员工表示十分熟悉公司的内部监督制度。
二、青岛振宇集团内部控制存在的问题
通过上述现状分析, 青岛振宇集团的内部控制主要存在以下问题:
1.控制环境基础薄弱—组织结构中员工的配备不合理, 人力资源制度缺少规范性, ERP系统未启用薪资模块;2.风险评估机制缺位;3.控制活动力度不够—控制活动整体不规范, ERP系统使用不全面;4.信息交流与沟通途径狭窄内部信息交流与沟通不完善, 外部信息沟通渠道不宽泛;5.内部监督体制缺失的问题。
三、ERP环境下青岛振宇汽车集团内部控制的对策建议
重塑公司内部控制环境:1.设立科学的治理结构、合理的人员分工。青岛振宇汽车集团应当改变机械式、效率低下的组织结构, 建立具有经营决策权的董事会对股东会负责, 建立一个由非家族人员和家族人员共同组成的监事会。2.重视人力资源管理, 培养具有胜任能力的员工。制定规范的人力资源制度, 对每一位入职人员做好个人职业发展规划, 引进高学历、适合公司发展的优秀高素质人才, 对不同岗位要求员工有相应的专业技能资格证书, 培养并激发员工创新能力。根据不同岗位、业绩和职责, 对不同层级的员工, 在业绩考核指标体系设置上, 采用不同的考核指标方式。要统筹兼顾员工的招聘、业绩考评、后期培训等方方面面的工作, 建立长期有效的激励约束体系。3.启用ERP系统中的薪资模块。将公司对各部门员工工资的计发标准编辑成公式录入ERP系统中, 根据每天对出勤和绩效等的录入, 从而在月末自动计算出应计工资和实发工资等, 形成一个清晰明了的工资条, 避免财务人员私自扣发工资等现象的出现。
建立风险控制体制:首先, 青岛振宇汽车集团应做好系统软件及硬件的定期检查, 及时发现问题并进行改正, 对不同的用户设定不同大小的权限, 并依此划分为不同的安全级别;其次, 在处理业务期间, 严防交易内容被无关人员擅自修改, 把修改、签字、盖章的权限进行二次加密;最后, 对财务部门的职权进行明确规定, 对某项业务的制单人员和审核人员必须对该项业务分开处理, 严防一人多岗。
加强控制活动管理:1.扩大控制活动范围, 实行嵌入式自动控制。首先, 建立内部控制反馈机制, 从而确保经授权后所处理的经济业务的工作质量;其次, 通过信息化平台收集有关本企业的财业数据, 将控制点设在工作执行的地方并辅助业务流程重造的这一方式将和数据相关的内部控制与业务流程相互嵌入。最后, 由计算机自动执行财务信息处理过程, 保证不受人为因素干扰, 按照已设定的模型参数监管业务活动, 并实现自动反馈。2.充分利用ERP系统, 增强会计系统的开发。明确划分各个岗位的职责, 规定好每个人每个岗位在ERP系统中的各自的权限及密码, 一旦出问题责任到人;在授权审批上也可采用ERP系统进行处理, 避免了假冒他人进行审批的可能性;建立专门的信息化管理系统控制报表输出与录入并进行记录。在财务人员已经确认审核通过的业务, 其他部门不得对其修改, 这样做能够相互监督、相互控制及相互制约, 也能有效防止相勾结现象的出现。
完善信息交流与沟通:1.进一步完善内部信息交流与沟通。建立董事长信箱, 同时, 引进OA办公软件, 规范内部人员之间的信息交流, 将ERP系统和DNS系统之间的信息传递通过OA系统实现。2.构建良好的外部信息沟通渠道。将网站进行重新管理, 分派计算机经验丰富的人专门管理公司的网站, 及时准确的更新企业有关产品的宣传及促销活动, 同时, 借助微信公众号、微博等新兴、便捷的途径来进行宣传。
健全监督管理体制:可以设立一个由与本企业管理人员无利害关系的员工组成的审计委员会, 并直接向董事会汇报工作, 除此之外, 通过信息化平台, 把内部审计、传统审计、现代审计三者相结合, 利用先进的信息技术作为导向, 对公司的各项数据资料启用智能审计模块进行智能化分析, 管理层便能对整个公司的情况进行动态监督与控制。
摘要：我国企业正处于内部控制与信息化建设的大背景之下, 企业内部控制的重要性和信息对企业的发展的影响也越来越明显, 中小企业作为国家经济的支柱, 应当顺应信息化的背景来加强企业的内部控制建设。鉴于此, 本文对青岛振宇汽车集团进行实地考察, 并结合内部控制五要素来分析在ERP环境下青岛振宇汽车集团实施内部控制产生的种种问题, 提出其该如何顺应信息化环境去实施相应的内部控制措施, 指出其内部控制完善的新思路, 为其他中小企业在ERP环境下实施内部控制借鉴意见。
关键词：中小企业,内部控制,信息化环境
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