结合办公室工作实践, 笔者认为办公室文化建设主要应处理好五个方面的关系。
一、内容和形式的关系
办公室文化的内容是指构成办公室文化的内在要素, 即办公室的文化理念。办公室文化的形式是指办公室文化内在要素的外在表现, 包括形象、行为规范和管理制度等。
有些单位在建设办公室文化时, 犯了形式化的错误。例如把文化建设等同于员工形象塑造、礼仪培训, 等同于文体活动、思想政治活动, 等同于6S管理、规章制度建设;有些单位走向了反面, 虽然也开展办公室文化建设工作, 可是不关注载体、不注重表现形式、不在乎传播效果。
没有统一的理念, 各种形式展现就会显得盲目混乱;没有恰当的形式, 文化理念就不易为员工了解接受。所以, 既不能只重视形式、忽视内容, 也不能只重视内容、忽视形式, 要注意内容和形式的完整统一。
二、个性和共性的关系
这里个性和共性的关系, 是指办公室文化和单位整体文化的关系。
有些同志过于强调办公室文化的个性, 认为办公室地位重要、工作特殊, 在文化建设上自立门户、另起炉灶, 影响了单位整体形象和组织文化合力的发挥。也有些同志过于强调单位整体文化的共性, 不承认办公室文化的差异性, 不能唤起办公室员工对其工作价值的认同感, 建设效果不如人意。
在办公室文化建设实践中, 处理好个性和共性的关系, 关键是定位清楚。办公室文化作为一种亚文化, 可以体现个性, 可以特别强调忠诚、特别突出服务、特别讲究规范、特别关注细节。但无论如何, 办公室文化一定要高度服从于单位整体文化, 一定是单位组织文化建设顶层谋划的产物。
三、领导和员工的关系
有些同志认为, 办公室文化由办公室主任决定, 员工只是被动的接受者。我们不能否认办公室主任的文化素质、性格特征、工作经历、年龄阶段对办公室文化的影响。办公室主任对文化建设的认知度往往会决定办公室文化建设的方式, 他在理念提炼、环境营造和组织推进方面更是具有不可替代的作用。但是, 办公室文化不是办公室主任文化, 而是办公室全体员工共有的信念和期望的模式。员工群体中涌现的“英雄”和“模范”的观念和故事往往具有比部门领导更大的感召力。只有把办公室主任的主导作用与普通员工的主体作用相结合, 才能真正创造出有生命的办公室文化, 才能真正使办公室文化成为办公室全体员工共有的精神家园。
四、主动和被动的关系
办公室文化建设的方法存在两种错误倾向:一是认为办公室文化是在工作中自然形成的, 人们没办法, 也不该进行人为策划、设计、建设;另一种是认为办公室文化完全是人为策划、设计出来的。事实上, 办公室文化建设是一个从实践到理论, 进而理论指导实践的往复过程。所以, 既需要立足实际, 又需要提炼塑造。如果做不到立足单位实际、部门实际, 推行的文化理念多半是“空中楼阁”, 超出办公室员工心理和行为所能承载的范围, 达不到文化建设的目的;如果不进行提炼塑造, 文化形式可能会五彩纷呈, 但内在的理念肤浅、零散, 甚至相互矛盾, 文化建设多半事倍功半。
五、继承与创新的关系
有些办公室不讲文化传承, 文化一年一变, 甚至一年多变。这背后有两种典型的情况:一是办公室主任在不同场合对办公室文化理念做不同的阐述。二是办公室主任更替时, 办公室文化迅速随之变化。不管是以上哪一种, 都容易让员工无所适从。
也有些办公室文化僵化, 办公室的管理观念、行为模式、规章制度和管理流程多年固化, 没有随着形势吐故纳新, 不能与周边环境和组织需要相适应。比如, 中央出台“八项规定”后, 上级对国内公务接待已有明确的标准和要求, 还沿袭单位原有的接待流程和接待标准, 后果可想而知。
一般来说, 办公室文化理念应该保持相对稳定。但是, 一个组织的文化是否先进和优秀的关键在于能否做到与时俱进。也就是说, 办公室的规章制度、办公室员工的行为规范等等要随着环境的变化而做适应性调整。必要的时候, 还需要对办公室的文化基因进行改造。如果一味因循守旧、故步自封, 必然不适应组织生存发展的需要。
办公室处于组织中枢, 具有窗口、桥梁和纽带的功能。良好的办公室文化能够实现塑造观念、约束行为、凝聚人心、激励员工、辐射周边的作用, 能够推动办公室各项工作快速高效规范运转。办公室文化建设要妥善处理好以上五种关系, 找到最佳平衡点, 将文化落在制度上, 落在执行上, 落在细节上, 成为办公室员工的文化自觉, 体现出实实在在的文化效能。
摘要：办公室文化建设是以办公室业务工作为载体开展的组织文化建设, 是理念系统、行为规范系统、形象识别系统在办公室业务工作中的系统延伸、细化和塑造, 是一个单位组织文化体系的有机组成部分。本文列举了办公室文化建设中需要关注的五个关系, 阐述了办公室文化建设常见误区和应对思路。
关键词：办公室,专项文化,关系,协调
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