档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息, 档案是再现历史真实面貌的原始文献。其历史再现性、原始性、真实性、长期性等特点, 决定了基层档案管理工作的重要性。目前, 我国社会主义市场经济的快速发展, 为基层档案管理工作带来新机遇, 同时也带来了新问题和新挑战, 基层档案管理工作必须从思想意识和工作内容、方式、方法上寻求新工作模式, 从而适应新形势下的社会发展, 为社会主义现代化建设提供更好的服务。
一、当前基层档案管理工作存在的问题
(一) 对基层档案管理意识不够, 重视不够。部分单位、领导对基层档案管理重视不够, 对档案相关法律和专业知识不够了解, 对档案工作职责不够明确, 没有责任到人。
(二) 基层档案管理硬件设施不达标。有的没有专门的档案室, 或者有档案室, 但硬件设施不规范, 不配套, 达不到标准;未实施档案室信息化、电子化管理, 或者档案室信息化建设、没能普及, 建设不完整。
(三) 基层档案管理体系滞后。档案管理网络不健全, 录入电子信息不完整, 有的档案甚至没有微机录入;档案信息收集方面不广泛, 不全面, 档案收集方式单一。
二、创新基层档案管理工作的几点建议
(一) 转变观念, 从思想上高度重视基层档案管理工作。加强对基层档案管理工作的领导, 转变观念, 认识到基层档案管理工作的重要性。必须改变过去对档案工作不重视、无所作为的思想, 按照国家规定的档案具体管理标准要求, 对基层档案进行管理。领导干部带头学习相关的档案管理法律法规和专业知识, 明确档案管理工作的职责, 从人、财、物方面为基层档案管理提供保障, 由专人负责, 实行责任人制, 严格管理。
(二) 加队基层档案管理队伍建设。加强基层档案管理工作人员的文化专业知识、专业技能的培训与教育;改变个别档案工作人员得过且过的思想, 对工作人员公平竞岗, 能者上, 庸者下, 让档案工作人员时刻有危机意识, 实行考核机制, 并鼓励其开拓思维, 创新管理方式, 一经采纳予以奖励。还可以招聘一些具有专业技术的人员, 如计算机、英语专业等, 充实档案管理队伍, 提高档案管理人员的专业技术水平, 从而提升基层档案管理工作的科技含量。
(三) 加快基层档案管理体系完善创新。从硬件上, 设立专门的档案室, 添加改善档案室的基础设施设备, 做好防火、防潮、防虫等防护工作, 保证档案存放的安全;从档案管理措施上, 学习现有的具体档案管理规范和行业标准, 健全管理规章制度, 明确工作责任制, 做到有规可循。
(四) 创新基层档案管理工作方式。1.利用计算机等现代化技术来完成管理档案, 提高工作效率。建立电子目录数据库, 实行电子档案和纸质档案一体化管理;利用高科技如声像技术、网络技术等对档案进行录入与管理;对档案做好检查工作, 及时进行查漏补缺, 确保档案的真实性、完整性。
基于计算机等现代信息技术的优点, 在档案管理过程中, 积极应用新的档案管理手段, 既是提高档案管理质量的重要措施, 同时也是满足档案管理需要的重要手段。因此, 合理使用计算机技术进行档案管理, 对促进基层档案管理具有重要的促进作用。
2.开拓网上档案管理系统, 利用计算机提供远程服务。多数基层单位有了自己的局域网, 可以在此基础上, 将相关的档案知识、资料、数据等信息在网上共享, 从而方便广大用户查阅使用。
结合当前网络的优势, 积极开拓网络档案管理系统, 实现对现有档案资源的有效利用, 同时也加强与其他档案馆的互动, 保证档案管理能够起到良好的资源共享, 为基层档案管理提供有力的支持, 保证基层档案管理取得实效, 最终满足基层档案管理需要。
3.扩大基层档案管理信息的来源。加大对城市化建设、农业、科技及重点工程项目等档案和信息的收集力度, 加大收集和整合各类有关民生的档案资源, 方便老百姓查阅使用, 为老百姓提供更为有效的服务, 为社会和谐发挥作用。
4.创新基层档案的服务方式。当前, 社会经济的高速发展, 要求基层档案服务方式、范围和内容不断创新, 从而更好的提供档案服务。要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要加强和重视档案的研究利用, 提高档案的利用率, 以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新, 如通过计算机网络, 开展在线服务, 使档案利用更加方便、快捷;建立信息反馈机制, 对档案使用者提出的反馈意见和建议, 深入学习、研究、整理, 为服务创新提供信息来源。
三、总结
总之, 创新基层档案管理工作, 是社会经济发展和科学不断进步的客观要求, 是档案事业发展和档案信息化的客观需要。要从思想上、队伍建设上、基层档案工作机制、档案服务等各方面入手, 创新基层档案管理工作, 从而为管理国家, 服务社会发挥其积极意义。
摘要：在科学技术日新月异快速发展的今天, 越来越彰显出了基层档案管理对社会发展的重要性。当下计算机网络、多媒体在社会各个方面的广泛运用, 使得基层档案管理与社会发展出现了脱节, 不能适应社会发展的需要。本文就如何创新基层档案管理工作, 进行了浅要的分析。
关键词：基层,档案管理,创新
参考文献
[1] 司爱丽, 赵翠芳.浅谈信息时代基层档案管理工作的创新与发展[J].中国科技博览, 2012 (36) .
[2] 项敏刚, 章笑梅, 罗忆.我国档案网站现状与规范发展的建议[J].湖北档案, 2004 (06) .