当今世界已经进入创新密集时代, 知识加速涌现, 技术爆炸发展, 科技创新与产业变革同时迸发, 历史性地聚集在一起。信息化已经成为经济社会发展的一个重要标志。
一、科技档案管理背景
随着信息化社会的到来, 信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。档案基础业务建设的重点已经开始向信息化转移, 档案信息化建设成为档案事业发展的必然趋势。同时, 档案信息化建设也是档案部门进一步深化改革、推动科技进步、提高服务效率的必然选择。
二、科技档案管理信息化项目建设
(一) 制度与组织机构建设。科技档案管理的信息化建设可由信息化管理部门牵头, 建设信息化项目组织机构, 制定信息化建设管理制度及流程、为项目建设提供制度保障、技术支持、沟通协调等支持。
项目组织机构应包括所主管领导、档案部门主管、信息部门主管、档案管理人员、信息管理人员等。
由所主管领导担任项目主管, 负责信息化建设的总体规划、重大问题的解决、决策、指挥等工作;档案部门主管负责科技档案信息化规章制度的制订, 档案资源的数字化、系统建设等工作的协调;信息部门主管对档案信息化建设过程中遇到的问题进行协调, 档案管理人员负责数据信息的著录、收集、整理、入库、保管、利用和维护等工作;信息管理人员负责档案信息系统的软硬件的调试、升级维护、网站的维护、信息的安全与保密等工作。
(二) 信息系统建设。一是科技档案信息资源的数字化。科技档案信息资源的数字化是信息化项目建设的关键步骤, 数字化程度的高低、数字化质量的好坏直接影响着信息服务质量的优劣。
档案数字化包括纸质档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化等, 其中大量的工作是纸质档案的数字化。纸质档案的数字化包括两个不同层次:一是档案目录的数字化, 二是档案全文的数字化。
可采用扫描录入等方式, 按档案原貌逐页存储为图像文件, 并为其编制目录索引, 或是经光学字符技术识别后, 采用文本格式存储档案内容辅之以全文检索数据库两种不同方式。
相对于传统的手工检索工具, 档案目录的数字化已经突显了极大的进步, 这一点是有目共睹的, 但档案目录的数字化远不是档案管理的全部内容, 而档案全文的数字化能够全面、系统地显示档案管理的全部内容, 在不触动档案原文的条件下, 可以借助计算机网络的优势, 方便快捷地查阅各类档案的详细内容, 通过局域网、磁盘、阅读器等工具, 即可实现异地查询、浏览及信息交流等, 有效地拓宽了档案信息资料的传递空间, 因此档案全文的数字化才是档案数字化管理的发展方向, 也是信息化项目建设的主要内容。
档案全文的数字化不仅包括纸质文件的数字化, 还应包括音像文件、数据文件的数字化。对于音像文件、数据文件, 除了将其运用光盘进行复制、保存外, 还应通过专业的软件进行处理, 并可进行在线浏览, 而不是将光盘存在库房里, 需要利用时, 再将光盘借出使用。
由于大多数光盘中的文件占用空间极大, 所以对这部分文件的数字化工作, 应好好规划其存储方式、存储地点。
二是科技档案管理工作自动化。摒弃传统的手工工作, 将科技档案管理的各个工作环节都设计在信息系统里, 借助计算机及系统来完成日常的管理工作, 从而实现科技档案管理工作的自动化, 这也是信息化系统设计的主要内容。结合文件生命周期理论与前端控制理论, 文件从产生到作为档案被保存并利用, 直到失去价值被销毁的整个生命过程都应在信息系统中完成。
在系统的设计中, 管理工作自动化的内容应包括文件生成与审批系统、文件收集、整理、分发、入库归档、组卷、检索、提供利用、回收、鉴定与销毁等内容。文件生成与审批:在系统中设置编写、校对、审核、审定、QA审核、批准、归档等功能, 使文件产生后, 由编写者发起流程, 依次经过校对、审核、直至归档的流转过程, 参与流程的角色与编写者进行的任何交互都在该系统中完成。文件的所有校审记录也在系统中自动生成, 并可查看与下载。文件的整个流转过程可实时监控。
归档完成后, 由科技信息档案室统一下载打印, 并做后续的归档处理。该功能省去了纸质审批的繁琐, 减少了纸质打印量, 节约了时间, 提高了工作效率, 将文件的产生环节纳入了管理自动化的范畴。
三是科技档案管理工作流程化。在科技档案管理工作中, 涉及的流程主要有文件生成流程, 文件审批流程, 文件分发流程、试验数据分发流程、文件更改流程、文件作废流程、全文浏览审批流程、文件借阅 (调阅) 流程。
文件生成过程流程化:为各类型的文件设置相应的生成流程, 作者点击相应的文件类型, 在文件的各模块中, 输入相应的内容, 即在系统中自动生成一份完整的报告。
档案借阅 (调阅) 流程化:包括纸质档案借阅、光盘档案借阅及会议 (现场) 档案调阅流程化;纸质档案借阅流程化:申请人输入相应的查询条件, 检索到需要的档案条目, 点击“纸质档案借阅”, 填写借阅用途, 发起借阅申请, 系统自动进入纸质档案审批流程, 依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批, 审批同意后, 由档案库房管理员在后台档案利用模块, 根据申请的相关信息及审批情况, 调用《纸质档案借阅审批表》, 进行下载打印并作借阅处理。光盘档案借阅流程化:申请人输入相应的查询条件, 检索到需要的光盘档案条目, 点击“光盘档案借阅”, 填写借阅用途, 发起借阅申请, 系统自动进入光盘档案审批流程, 依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批, 审批同意后, 由档案库房管理员在后台档案利用模块, 根据申请的相关信息及审批情况, 调用《光盘档案借阅审批表》, 进行下载打印并作借阅处理。
会议 (现场) 档案调阅流程化:由申请人输入相应的查询条件, 检索到需要的档案条目, 点击“会议 (现场) 档案调阅”, 填写调阅用途, 发起调阅申请, 系统自动依次提交给申请人所在科室 (即组织单位) 领导、科技信息档案室领导进行审批, 审批同意后, 档案库房管理员即可在后台档案利用模块, 根据申请信息与审批情况, 调用《会议 (现场) 调阅档案申请表》, 进行下载打印并作调阅处理。
三、前景展望
科技档案管理的信息化建设是一个系统工程, 它是科技档案管理工作方式随着社会进步不断创新的过程, 不可能一蹴而就。我们要不断总结信息化建设过程中的经验, 不断推进信息化项目建设向前发展。
信息化建设过程中也将产生更多的问题, 需要我们去解决与克服。比如:数据长期保存和可用、信息安全、数字资源标准化、凭证问题、著作权、知识产权保护、技术设备过时更新、管理理念与方法等。同时, 科技档案管理工作应在信息化的基础上与知识管理、项目管理工作进入深度融合, 使科技档案管理更好地与业务流程相结合, 并为知识积累, 技术创新而服务, 促进企业的产业升级、结构调整, 从“中国制造”走向“中国智造”。
摘要：本文以中国核动力院二所为例, 分析了在科技档案管理工作中加强信息化建设的一些措施与想法。
关键词：科技档案,信息化
参考文献
[1] 霍妍琳, 徐敏.国内外视频档案数字化的技术现状分析, 北京档案, 2011 (04) .