一、选题背景及意义
随着国内高校越来越重视高校文化活动, 活动规模、经费与人员投入也不断增加, 在这种背景下, 高校文化活动的项目化管理成为一个重要的协调与管理手段。项目管理理论在高校文化活动中的应用研究对提高高校文化活动的层次和高校的形象建设都具有十分重要的理论和现实意义。
高校引入项目管理理论应用于文化活动项目中有利于提升参与度及影响力。通过高校文化活动项目突出学生自身价值, 提高实践能力, 鼓励大学生充分发挥积极性、创造性, 进一步提高创新意识、团队意识和凝聚力。运用项目管理理论建立高校文化活动管理制度, 明确各部门职责分工, 活动资金使用规范, 各部门协同合作, 各项活动联动开展, 有效整合活动资源, 提高资源的使用效率。高校文化活动的项目化管理使整个项目更具有系统性、规范性、科学性。
二、上海海事大学“海大人文”系列活动概况
上海海事大学以航运、物流和海工为特色的大学, 具有工学、经济学、法学、管理学、文学和理学等学科门类的多科性大学。2011年起, 由上海海事大学图书馆、宣传部、学生处、团委四个部门围绕学校创新·育人任务, 开拓性地打造“海大人文”品牌。开展节庆、展览、讲坛三大人文创新系列活动, 以讲坛介绍文化知识、以展览宣传人文精神、以节庆传播人文理念。
“海大人文”系列活动丰富师生课余生活、培养思想感情、充实精神生活、升华道德境界, 活跃了孜孜不倦的校园人, 活跃了不断创新的学术思想、活跃了上海海事大学的校园文化。七年多来共举办讲坛80余场, 累计听讲人数超过12, 000人次;展览100余场;节庆系列包含读者节、海洋节、航运物流节三大主题节庆, 累计举办各类活动200余项, 参与人数近35, 000人次。“海大人文”系列活动的开展对学生综合素养的培育发挥了积极作用, 为海大学子提供了展示自我, 交流合作的文化平台。
三、上海海事大学“海大人文”系列活动项目化管理应用
(一) 项目启动与规划
由秘书处组织组委会开“海大人文”动员会讨论相关项目, 各学院社团竞标项目, 中标活动项目由承办学院团委分配职能设计、明确组织结构、岗位职责, 搜集项目信息, 分析状态, 确定执行策略, 社团为项目团队锁定项目所需资源, 并及时上报分团委书记, 再由分团委书记通知秘书处。承办学院按方案制订出详细策划, 实行“教师指导+学生自治”模式, 由学生社团自主策划掌控项目活动中的每个方案、规划进度管理、定义项目活动并为活动排序、估算活动资源、估算活动时间范围;估算项目成本、制订项目预算;规划人力资源管理、规划采购计划、规划项目干系人。
(二) 项目管理与控制
进度管理方面, “海大人文”各项具体活动的进度管理的管理主体是各项具体活动的负责人。活动执行过程中, 进度管理分为三个阶段:一是在活动前期管理, 各项具体活动的负责人在确定活动目标和活动主题后, 及时制订好活动的计划进度表和相应的实施方案, 上报活动组委会;二是活动中期管理, 各项具体活动的负责人在活动开展后, 定时向活动组委会汇报活动开展情况, 配合和接受组委会的监督检查工作;三是活动后期管理, 当活动开展的情况与原先制订的计划出现不一致时, 各项具体活动的负责人要及时采取措施, 对活动做出调整, 使活动能够跟上原计划的进度, 让后期的活动能安计划进度有序进行下去。
成本管理方面, 经费由学校针对“海大人文”系列活动为提供专项活动经费, 由秘书处进行整体统筹。活动承办方做好成本预算后上交组委会进行审批, 再交由秘书处进行具体分配, 严格做到专款专用。
风险管理方面, “海大人文”系列活动的风险管理是指对可能会影响活动正常开展的各种风险的预测, 并采取相应的措施防范这些情况的发生。活动风险管理的主体是组委会, 组委会在各具体活动汇报开展情况中, 及时发现可能存在的风险, 并及时采取措施, 同时建立突发情况应急预案制度, 在突发状况发生时能及时有效的处置。
组织管理方面, 组织机构即上海海事大学“海大人文”系列活动组委会, 在活动中的组织管理工作。其中包含了两层含义, 一是对活动的管理, 组委会对各项活动的活动目标、活动主题、实施方案等管理, 确保活动顺利开展。二是对具体活动的负责人的管理, 也是对承办组织的管理, 做好协调各部门之间沟通合作, 在学校层面有效整合活动资源, 实现在各活动的承办组织之间的资源和信息共享, 提高资源的使用效率, 增强活动团队的凝聚力, 增强各项活动之间的联动性。
(三) 项目收尾与评价
活动结束通过反馈会议法在单项活动结束社长召集社团成员填写负责项目活动执行评估表, 总结情况后交由团委书记存档, 由团委书记总结后在海大人文总结会提交活动执行评估, 提出相关问题, 共同讨论并总结改进。项目总结有助于提高相关管理的绩效, 在项目收尾阶段“海大人文”组委会举办终总结会, 完成收尾工作。组委会召集项目负责人及学生代表开总结会。另外“海大
人文”系列活动在人员激励上形成严谨的激励制度。学生活动与综合测评考核挂钩, 鼓励学生积极组织参与各类学生活动。
四、建议
(一) 各部门重视, 提升项目管理意识
在高校文化活动中引入项目化管理理论, 确保活动有序、优质、顺利进行, 应当从从思想上引起重视、认同提升项目管理意识, 协调学校各相关部门沟通协作, 在各项活动之间增强联动性, 在学校层面有效整合部门资源, 各方面积极配合, 提高资源的使用效率。通过对高校文化活动项目化管理加快活动转型升级、提升活动质量, 创建有学校特色的校园文化氛围。
(二) 建立和完善相关制度规范
明确目标、合理规划不断建立和完善相关制度。运用项目管理理论建立相关活动管理制度, 在制度中明确各部门的工作流程、进度情况、职责分工、建立经费预算和成本管理制度、建立质量保证体系, 对项目进度、风险、成本、质量控制管理, 建立工作沟通制度, 使高校活动的制度化管理水平得到提升, 做好项目后对活动策划、执行、费用、效果进行评估, 检验高校文化活动项目, 规范高校文化活动项目制度, 使高校文化活动项目更合理、科学进行。
(三) 增强项目化管理团队建设
加强项目化管理团队建设, 能增强项目团队的凝聚力, 并且通过项目化管理团队建设使团队中的成员产生归属感和自豪感, 能够在团队中营造一个和谐的工作氛围增强凝聚力, 激发团队成员完成任务的潜力, 使团队中的每一个成员相互合作、集思广益在项目管理者的领导下, 积极的环境中顺利地完成各自的工作任务。成功的团队建设有利于激励师生更好开展各项高校文化活动, 创建和谐校园文化环境。
(四) 多部门协作, 整合活动资源和渠道
高校文化活动的开展, 需要充分发挥学校各部门的优势和资源, 构建平台使这些优势和资源在活动中得到共享。不仅如此各高校间合作、校企合作不仅保证活动质量, 节约成本也提升高校文化活动项目知名度, 达到双赢的目的。多部门协作, 整合活动资源做到资金、设备、场地、人力资源共享共用, 保证高校活动项目质量, 提升社会影响力。
五、结语
文化育人是用校园文化、社会主义先进文化、中华优秀传统文化等影响、熏陶、教育学生, 从而达到育人目的的过程。基于项目化管理的思想和方法开展高校文化活动, 并将项目管理概念体系导入是高校校园发展的必经之路, 通过运用项目管理理论, 除了能降低活动成本和提高工作效率之外, 还满足了学生多样化的教育需求, 突出了学生的自身价值, 提高学生实践能力, 并且保障了活动的规范化和系统性, 明确活动主题, 集中开展相关活动, 提高沟通效率和效果, 增加活动的辨识度, 提升活动的品牌价值。
高校文化项目管理应用研究的研究成果, 如果能够推广普及, 将带来相当大的社会价值。高校文化活动品牌的知名度与美誉得到很大提升, 为高校提升其经济价值。高校文化活动品牌项目化是高校文化活动提升管理能力的有效战略, 也是树立高校文化活动品牌的法宝。笔者认为, 国内高校应在高校大型文化活动中导入项目管理概念, 并应用在实践活动中, 使高校文化活动的管理能力、活动质量和品牌价值得到提升, 实现全员全过程全方位育人目标。
摘要：本文结合高校文化活动的特点, 运用项目管理相关理论, 将高校文化活动视为项目, 介绍以上海海事大学“海大人文”活动为例的项目化管案例, 对高校文化活动项目化管理总结了经验, 为国内高校打造文化项目品牌战略提供宝贵的实践参考资料。
关键词：项目管理,高校活动,阅读推广
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