电子档案管理范文第1篇
摘要：在现阶段的电子档案管理中，由于一些现实问题的存在，使电子档案管理工作的质量和效率难以提升，给档案管理工作的科学化发展带来了严重的不利影响。本文对档案管理中电子档案管理的意义进行分析，提出现阶段电子档案管理存在的问题，并提出优化建议。
关键词：档案管理;电子档案管理;建议
在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的发展带来了不利影响。
一、电子档案管理的意义和发展现状
档案管理作为行业发展中重要的工作组成部分，在新时代信息技术体系高度发展的背景下，档案管理工作的模式也发生了巨大转变，由传统的纸质档案管理逐渐向着电子档案管理模式发展。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理，电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现，其意义主要体现在两个方面：首先，电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的，通过电子化档案储存，在需要时，通过档案信息检索，能够快速将所需档案调取出来，大大提升档案管理工作的效率。其次，电子档案管理的时效更长。传统档案管理过程中，由于纸质档案本身的易损性，在风化以及环境腐蚀的影响下，档案的清晰程度会逐渐下降，再加上纸张变色的影响，导致档案的储存时间较短。而电子档案管理则能够避免这一问题，通过电子信息模板，能够在计算机系统中长久储存。
随着新时期数字信息技术的发展，档案管理工作中电子档案管理逐渐实现了对传统纸质档案管理模式的替代，并且受到了业界人士的广泛认可。在现代档案管理工作中，电子档案管理功能愈加完善，除了基础的档案管理外，逐渐衍生出档案分类、汇总等功能，并且在现代大数据平台的建设应用中，还实现了平台中档案的分析，为行业档案管理工作开展提供了现代技术支持。并且电子档案管理中檔案的传递也更加便捷，通过网络数据传输能够将档案快速传递给另一方，大大提升了档案传输速度。
二、电子档案管理中存在的问题
虽然现阶段行业档案管理工作中电子档案管理的应用愈加广泛，但也使电子档案管理中一些现实问题暴露出来，给档案管理工作带来了严重的不利影响。现阶段电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：
（一）电子档案管理人员的综合能力有待强化。电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
（二）电子档案管理设备有待更新。电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
（三）电子档案管理中大数据平台建设不足。电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。
（四）电子档案管理中安全防护机制有待完善。电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
三、电子档案管理工作的优化建议
针对现阶段电子档案管理中存在的上述问题，笔者立足在电子档案管理工作优化的基础上，对现阶段行业的电子档案管理工作提出了如下建议，以推动我国档案管理工作现代化发展与进步，提升档案管理工作的效率和质量。
（一）落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力。管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。
（二）更新电子设备，保证硬件系统的质量。在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保證电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。
（三）建立档案大数据平台，保证电子档案管理的功能得以完全发挥。大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现，是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台，对档案数据信息进行平台数据的云端储存，实现档案数据的长久保存。同时，也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比，为行业决策的落实提供数据分析保障，推动档案管理工作现代化发展。
（四）落实安全防护机制，避免档案数据信息的泄漏。大数据时代，信息数据的重要性不言而喻，一旦发生档案数据信息泄漏的情况，不仅会给行业发展带来麻烦，甚至还会给行业造成巨大的经济损失。因此在电子档案管理中，必须建立安全防护机制，对档案数据信息进行加密保存，避免出现档案信息数据泄漏的情况。并建立网络数据防火墙，避免不法分子通过网络信息数据窃取的方式，将档案信息数据盗走，给行业发展带来隐患。
四、结束语
在数字信息技术高度发展的时代背景下，电子档案管理已经成为档案管理工作发展的必然途径，在电子档案管理过程中，必须落实培训机制，强化管理人员的综合能力，为电子档案管理工作的高效开展提供保障，推动档案管理工作的开展。
参考文献：
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电子档案管理范文第2篇
摘要：信息技术目前已在多个行业得到应用，电子档案的产生为高校档案管理工作带来极大飞跃。本文通过对电子档案含义、特点以及使用途径进行分析，结合其应用现状提出相应对策。
关键词：电子档案 高校档案管理 电子档案应用
校园信息化建设的快速发展使高校档案管理也随之进入信息化管理模式，这为高校档案管理带来极大便利，大幅度提高了档案管理的效率。然而，这既是机遇，也是挑战，电子档案管理模式的运用在享受成果的同时也面临着许多问题。
1 电子档案的含义与特点
随着信息技术的广泛普及，电子档案应运而生。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
电子档案主要包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等，其具有区别于纸质档案的特点：实时共享性，电子档案摆脱了时间和距离的限制，能够随时随地进行共享;需借助计算机进行阅览与利用;传递速度较快;电子档案具有小体积、大容量和易保存携带特点。
2 电子档案使用的途径
电子档案比纸质档案快捷方便，并且其查准率与查全率也是传统纸质档案所无法相提并论的。但是，电子档案的利用必须建立在信息技术基础上，通过进行管理软件操作才能够充分展示其优越性。目前对电子档案的利用途径大致分为以下三大类。
2.1 对电子档案的直接利用。直接利用指通过利用档案检索部门的计算机与网络授权来实现直接查询档案的功能，这能使多位用户同时调取同一份档案。
2.2 提供复制。可复制是电子档案使用的第一途径，其目的是向使用者提供档案的原始状态，以确保其权威性。提供复制过程中，档案部门需要将电子文件转换为通用标准的文档存储格式，使用者可以通过软件及硬件平台进行显示。
2.3 通信传输。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。能够快捷有效地解决用户因地域性限制而无法及时到达档案所在地问题，因此通信传输是目前电子档案使用的重要方式之一。
3 电子档案在使用过程中的缺点与优势分析
近年来，我国高等教育迅猛发展，高校数量与学生规模均大幅上升，教职员工的人数也随之呈现出稳定持续增长态势。高校每年都要对档案进行变动、更新与维护，高校档案管理工作挑战很大。高校档案不仅记录了学校的教育历史，还是对全校师生员工德、能、勤、绩及学校教育教学活动进行了真实记录，具有重要价值。
3.1 电子档案在使用过程中的缺点分析。虽然电子档案的出现为高校档案工作带来很大便利，但任何事物都具有两面性，承载电子档案所使用的磁盘、光盘等均是高科技产品，对保管环境要求很高，温度、湿度及强磁场等都会不同程度的影响到这些载体，电子档案是否能够可靠保存是一个重要问题。就目前使用情况来看，电子档案的缺点如下：
第一，初期投资费用增加。由于传统纸质档案管理通常由人工即可完成，而电子档案则必须依靠计算机技术来完成，因此前期必须配备计算机及外围输入输出设备、计算机网络等，并且需要对档案管理者进行计算机培训，这就使得费用大大高于传统档案管理工作。此外，光盘、硬盘等电子文件载体的物理寿命相对较短，所以要在技术上及时对载体进行保护以免电子档案文件无法访问，这又需要投入一部分人力与财力。
第二，对电子档案草稿与定稿无法进行分类。档案的本质属性即为原始记录性，而在办公自动化系统中，对电子文件的起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改与覆盖的特性使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征难以保存，因此电子档案管理中没有正本与副本之分。
第三，安全性较差。计算机与网络技术的开放性使一些病毒或“黑客”有机会对电子文件的真实性与完整性造成威胁;由于电子档案具有小体积、大容量的特点，一旦失窃，后果不堪设想;电子档案没有字迹特征，若被恶意修改也很难查出。
第四，长久保存难度较大。电子档案载体的特殊性使其对环境有着较高的要求，其保存环境必须严格控制湿度、温度、洁净度及磁场等影响因素。因此，高校档案部门若采用电子档案管理时，就必须考虑到这些因素，以防出现电子档案损坏、丢失等无法挽回的情况发生。
3.2 电子档案在使用过程中的优势分析。由于高校的档案管理涉及到人事管理、学生注册、教学、科研和财务结算等多方面档案材料，通过传统方法来建立与管理档案的工作强度较大且操作过程十分复杂繁琐，电子档案则克服了这些不便，在工作中呈现出优势。
首先，一定程度上减轻了档案工作人员的劳动强度，尤其是在进行档案查找环节中，通过搜索文件分类号就可以找出所需文件及附件，不仅节约了时间，也极大的降低了档案管理人员的劳动强度。
其次，具有高效快捷的归档速度。通过网络传输技术能够实时进行电子档案资源共享，且正确度较高;电子文件是由各种媒体信息集成的，具有图文声像等直观效果。
再次，促使档案管理人员的综合素质得到了提升。電子档案在推行过程中不仅提升了档案管理工作人员的计算机水平，还要求这些人员必须拥有较广博的知识，并通过不断的知识更新才能适应整个专业要求。高校的档案管理人员要谨记档案工作对高校的服务性与辅助性，通过不断提升自我专业能力以达到提升高校档案工作整体水平的最终目的。
4 加强电子档案管理的意义
加强电子档案管理不仅促使高校管理者与档案管理者从传统管理理念转向现代化管理理念，还从真正意义上加速了档案管理工作的发展。
4.1 能够满足使用者多样化的需求。越来越多的使用者随着社会进步而对档案提出更多的使用要求，原始的纸质文字资料已无法满足其快节奏生活，并且对原始视频图像等影音资料需求是传统档案模式所无法满足的。而电子档案则能够通过视频、图片来进行再现，这种多样性的信息保存方式逐渐发展为解决使用者多样化需求的主要解决方案。档案工作的服务对象需求会随着社会发展与科学进步而发生变化，只有加强电子档案管理，才能随着动态需求及时更新并有效提出解决方案。
4.2 加强电子档案管理能够节约人力与物力。由于档案工作具有一定的特殊性，采用传统的档案管理方式不仅需要耗费大量的人财物力，还可能存在损坏风险。然而，计算机及其网络不仅为归档提供了快捷的管理手段，还提供了信息利用的快速途径，减轻管理者劳动强度的同时还将归档质量和检索速度大幅度提高了。电子档案管理工作中将按“卷”立卷归档优化为按“件”进行整理归档，使档案管理工作效率得到了飞跃提高。
4.3 加强电子档案管理能有效提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提供便捷高效的服务，电子档案将实物资料进行信息化，使海量原始档案能够通过计算机存储介质进行集中并利用互联网来进行传播，这就十分便于用户对信息的迅速筛选与查阅。通过加强电子档案管理能够为用户提供高品质的服务，通过拓宽知识面、及时沟通并学习新技术来增长电子档案管理技能，进而使档案管理工作能够将其社会效益和经济效益发挥到极致。
5 加强电子档案管理与应用的对策
加强电子档案利用管理与应用具有重要意义，因此，需要从多角度开展、多方面配合电子档案管理工作。
5.1 通过建立档案利用制度来整合各类档案资源。建立档案利用审批制度，通过对使用者调用档案进行约束来保证其安全性，档案管理部门可利用网络技术对档案进行及时的收集管理，以保证电子檔案能够及时更新。在进行电子档案应用的同时也可以兼用传统纸质档案来进行互补，即“双套制”，通过档案资源整合来创新档案管理模式，推动实现电子档案管理工作的发展。
5.2 规范档案储存与利用的方式，以避免无法恢复性损失。通过加强电子档案的存储设备和网络安全性来保障档案文件的安全。电子档案硬件设施要做到专机专用并定时进行管理与维护，对软硬件要及时进行更新升级，以保证存储设备的状态良好。同时还要定期更新备份所存档的电子文件，以防意外丢失情况发生。定期对电子档案文件的使用密码进行更改，防止被非法访问与随意删改等情况的发生。总之要不断改进现代化管理手段，以提升电子档案的安全。
5.3 进行高校档案管理人员职业培训，加强其安全意识。定期进行必要的职业培训，使档案管理人员真正从思想上认识到此工作的重要性，提高其职业责任心的同时还应从技术上不断更新，以保证档案管理工作的安全性，使档案资料能够安全可靠，并最大程度上做好服务工作。
参考文献：
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作者简介：白敏（1982-），女，陕西宝鸡人，档案系列助理馆员，研究方向：档案管理。
电子档案管理范文第3篇
DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2011-5640-5983
摘 要：在现代信息技术的推动与发展下，学校教学以及档案管理中均体现出信息化元素，并取得了相应的良好效果，使得学校管理体系更加完善与科学化。信息技术在学校档案管理中的应用不仅利于提高档案保存的完整性，同时有效提升了档案以及重要资料的保密性，方便管理与查阅。是非常先进且适合大范围推广的档案管理策略。本文将针对信息技术应用于学校档案管理中的优势以及具体实施策略进行合理分析与探究。
关键词：信息技术 档案管理 应用 研究
Application of Information Technology in School Archives Management
SONG Weiwei
（Shenyang Conservatory of Music， Shenyang， Liaoning Province， 110818 China）
檔案管理是学校管理工作中相当重要的一部分，不仅保存着教学管理方案、教学活动、学生学习活动、教师及学生资料等多种具有价值的档案，更是见证学校发展过程的证据留存。在信息技术的支持下，档案管理工作的效率会出现突飞猛进的成果。传统的学校档案管理中存在一定弊端，保密性较差、错误率较高、查阅困难、管理单一、更新及保护困难等漏洞及劣势，均是不利于学校档案管理的问题所在。利用信息技术与档案管理工作有效结合，在完善学校信息技术设备与提升管理人员综合素质的基础上，建立信息化的技术办公体系并重视信息化档案管理的安全性，是当前学校档案管理工作中的重要内容。
1 信息技术应用于学校档案管理中的优势
伴随着国家经济与社会快速发展，信息化生活方式逐渐取代了传统的生活及工作状态。信息化档案存储方式不仅利于学校保存重要资料，更利于学校的良好发展。信息技术应用与学校档案管理中不仅提升档案管理工作效率，同时具有存储量大、节省空间的优势。另外更加利于查阅，并节省资源。以下将通过利于档案完整保存、保密性更加完善以及方便管理与查阅三方面，对信息技术应用于学校档案管理中的优势进行具体分析与探究。
1.1 利于档案完整保存
学校档案管理中承载着所有学生及教师的个人资料、学校活动资料以及重要论文及文献等。传统的档案管理工作以纸质的保存形式为主，同时需要教师及管理人员手动管理，另外在日积月累的借阅和翻阅过程中，文件和档案逐渐被磨损，进而导致档案和文件保存不完整的问题出现。在信息技术的支持与发展下，互联网以及硬盘等工具的运用具有存储量大且不易损坏的优势，在存储大量文件、资料、档案的同时保存了资料的完整度。因此，信息技术应用于学校档案管理中非常利于档案的完整保存。
1.2 保密性更加完善
学校内部的档案、资料以及重要文件等具有严格的保密价值，但是传统的档案管理工作中由于管理人员操作以及往来借阅问题，导致档案保密性较差。部分严格保密的文件丢失或泄密，会对学校造成一定损失。而信息技术的发展恰好解决了这一问题，完善的档案管理机制与信息技术系统，可以有效地避免保密文件与资料丢失，降低学校损失。
1.3 方便管理与查阅
传统的档案资料管理多以纸质或照片的形式为主，不仅不利于档案管理的多元化发展，更不利于文件的管理与查阅工作。人工查找是非常耗时且不科学的管理方式，管理人员工作压力较大、工作效率较低。而且在档案管理中存在很多音频以及视频形式的资料，如果缺乏信息技术的支持，非常不方便管理与查阅。因此，利用现代信息技术的优势，依靠计算机、互联网以及完整的管理系统及办公软件，对学校内部的各种资料、文件以及档案进行分类整理。管理人员可以按照时间、编码、类型等信息进行分类，以此方便日后教师及学校管理与查阅。
2 信息技术应用于学校档案管理中的具体策略
信息技术的快速发展为学校档案管理工作带来了巨大的改善作用和便捷性，当前我国很多地区及学校已经将信息化管理手段运用与学校档案管理中，在逐渐的探索、学习以及更新中，寻找到更加完善的管理方式以及管理体系，为学习档案管理工作带来了良好的促进作用。不仅解决了传统学校档案管理的漏洞和弊端，同时有效提升了档案管理工作的效率，降低了档案管理人员的工作压力。以下将通过完善学校信息技术设备、提升管理人员综合素质、建立信息技术办公体系以及重视信息化档案管理的性四方面，对信息技术应用于学校档案管理中的具体策略进行具体分析与探究。
2.1 完善学校信息技术设备
信息技术在学校档案管理工作中的运用首要条件即是完善学校信息技术设备。具备良好的设备支持才能更好地发展档案管理工作。对于完善学校信息技术设备需要计算机以及电子设备的支持。同时需要完善的信息管理系统，以校园为单位将信息技术全面覆盖，实现档案管理的云操作以及传输形式，以此促进提升档案管理效率与档案查阅的准确性。因此，完善学校信息技术设备不仅需要技术支持，更需要设备的支持[1]。
2.2 提升管理人员综合素质
信息技术在学校档案管理工作中需要提升管理人员计算机使用以及掌握能力，以此达到信息技术更加完善地运用于学校档案管理中。提升档案管理人员素质应当从多方面进行开展。首先，加强对档案管理人员计算机培训工作。对此，学校可以申请与专业人士合作，开展计算机管理档案的培训工作，使档案管理人员以专业的身份进入工作中，以此配合信息技术的科学性。同时学校可以安排技能考核等流程，以此加强档案管理人员的专业性以及创新意识，使管理人员不断学习与探究。其次，加强提升档案管理人员的责任意识。学校档案管理并不是简单的工作，需要管理人员具有较强的管理经验以及管理能力，同时责任意识是必备条件。对此，学校可以通过奖惩制度制约档案管理人员提升其责任心。另外，档案管理人员的创新能力及整理能力同样非常重要。善于整理与分析资料，将档案与文件以更加科学的方式留存与整理，是档案管理人员的必备条件。因此，提升档案管理人员的综合素质与能力是促进信息化档案管理工作的重要基础[2]。
2.3 建立信息技术办公体系
完善的信息技术档案管理体系不仅有效提升档案管理人员工作效率，同时在信息技术与科学管理的支持下，更好地推动学校的发展与进步。对于建立信息技术办公体系，应当按照流程与将档案以及资料进行收纳与管理。第一学校档案管理人员应当将纸质的档案、资料以及文件录入计算机，摒弃传统不利于保存的纸质资料，这是档案信息化管理的首要工作内容，更是学校开展信息化档案管理的必要条件。对此，学校应当加强力度，使纸质文件尽量完整且无遗漏地录入计算机，保证电子档案的真实性以及完整性。第二，是电子档案、文件的分类工作。良好的分类方式是促进今后档案管理工作达到事半功倍效果的重要基础。对此，学校及档案管理人员可以针对实际情况通过多种方案进行整理与分类。例如按照时间顺序进行归类，即是非常合理且便于查阅的方式。在此方式的运用中，将所有档案以及文件，以时间的先后顺序为主，进行整理与管理工作。或者依靠分类的形式进行管理，比如将学生实践活动归为一类、将教师及学生的个人资料以及档案归为一类、将学校内部文献归为一类等方式。分类的方式由学校及档案管理人员协商决定，需要注意的是，严格按照操作流程，将资料与档案完整的整理与归类。第三，在档案信息化管理的体系中，档案管理人员可以二维码或者条形码的形式进行保存，以此方便传阅，并有效提升档案管理工作效率。比如，对于部分经常传阅的文件、资料以及档案，将其以二维码形式进行保存，在需要查阅时，利用手机等电子设备对二维码进行扫描即可出现相关资料，包含此资料的时间信息以及全方面的简介等。此方式既高效又可以降低档案管理工作人员的压力，是高效工作的代表。第四，建立云存储的档案信息技术品台。云存儲档案信息管理平台是以科学的方式将传统的档案管理以虚拟形式储存于云端之中。通过分布式处理等多种途径将文件、资料、档案进行集合与运用，这种方式的运用可以促使使用者包含学校档案管理人员、教师、学生等依据各自身份在云端寻找各自所需的文件及档案。因此，从多个方向进行开展建立完善且科学的信息技术办公体系是信息技术学校档案管理中应用的重要环节。学校及档案管理人员应当在此方向加强学习与探究，利用更加完善且科学的方式，将学校档案管理科学化、信息化。
2.4 重视信息化档案管理的安全性
信息化档案管理的安全性也是十分重要的环节。学校档案、资料以及文件的安全管理可以通过多个方向进行。首先是加强电子设备的维护与日常监测工作。信息技术管理学校档案，应当着重加强对电子设备的日常维护以及监测工作，确保电子设备的正常运作，避免因设备故障等问题造成的损失。第二是保持电子档案保存的环境。避免电子设备处于高温、潮湿等位置，妥善处理电子档案以及纸质档案的保存环境。最后是加强学校档案管理人员的安全意识，避免出现资源丢失的情况出现。因此，在档案安全管理问题上，档案管理人员的责任心是首要条件，同时学校应当加强力度、创新形式，以保证电子资料以及档案的安全性[3]。
2.5 及时更新处理电子信息档案
在学校信息化档案管理工作中，即是将档案、文件以及资料进行更新是非常重要的工作内容。当前电子信息档案保存工作中存在目录与数据库不统一的情况，对此档案管理人员应当加强自身综合能力，即是更新处理电子信息档案、资料以及文件，使得电子信息档案库更加完整与完善。以此形成科学的管理体系，方便学生及教师查阅，提高工作及教学效率。因此，及时处理更新电子信息档案以及资料是管理人员的工作责任，也是重要的工作流程。
3 结语
将信息技术应用于学校档案的管理工作中，是依据当前信息技术的支持，将学校管理更加科学且高效运转的有效方式。在此工作中，学校及管理人员应当加强自身信息技术掌握能力与综合素质，在保证信息安全性的前提下，将信息技术更加完善地运用，以此保证学校管理体系以更加科学的方式进步与提升。
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电子档案管理范文第4篇
摘要：随着科学技术的不断发展，电子信息技术在各行各业中都得到广泛的应用，尤其是在档案管理方面发挥着重要的作用。信息时代下，档案管理工作人员应该顺应时代发展的潮流，充分应用信息技术，不断提高档案管理的信息化水平，从而提高档案管理工作效率和质量。
关键词：信息时代;电子档案;管理方法
随着科学技术的不断发展，我国慢慢步入了信息时代，信息技术在我国的各个领域中都发挥着重要的作用。电子档案管理方式的出现可以有效提高档案管理水平和管理效率。本文首先针对电子档案的特点及其作用进行分析，然后对于如何做好信息时代电子档案管理提出几点有效建议，希望通过本文的分析能够充分发挥信息技术在档案管理中的积极作用，促进档案管理工作的不断发展壮大。
一、电子档案的特点及其作用
电子档案指的是由计算机系统保存和处理的可以机读的材料或者是其它形式的记录，电子档案储存方法与纸质储存方法不同，这就为档案管理工作带来了一次重大的改革，档案管理工作人员只有充分认识到电子档案的重要性，掌握好电子档案管理工作，才能不断提高档案管理水平和效率。
电子档案主要是在计算机的基础上来进行档案管理工作，网络系统的出现为工作人员提供了方便快捷的管理方式和手段，这就大大的降低了工作人员在整理档案、立卷归档和信息使用中的工作压力，减轻了他们的工作负担，同时也提高了工作人員在归档和检索档案中的速度，提高其工作效率。
电子档案与纸质档案不同，以往人们用人工的方法和纸质的方法来搜集档案和立卷归档，储存档案，经常会发生档案丢失、文件收集不足的问题，如果要查漏补缺就需要拆卷重做，为档案管理工作带来极大的挑战。但是利用网络系统来进行档案管理工作，可以利用微机将文件进行整理和归档，随时的进行查漏补缺，既方便工作，又能不使文件形成堆积，占用空间，从而提高了工作人员的工作效率，保证档案管理工作的顺利开展。
档案管理工作的信息化发展可以有效提高档案的保密性和安全性。以往在用纸质方法进行档案管理时，如果用户需要查询信息，就需要对整卷信息进行打开查看，虽然用户只是使用其中一部分的信息，但是却可以看到整个文卷的信息内容，这就导致信息的泄露，不符合档案管理工作保密性的要求。使用信息技术来进行档案管理可以有效提高档案管理工作的保密性，保障档案信息的安全。电子档案可以将文件分成不同的单份，这样用户在查阅档案时只需要查看他所需要的就可以，无法对其他的信息进行查阅，这就有效的保证了档案信息的安全性。
电子档案有效提高了档案管理工作的规范性。以往档案管理工作中运用人工的方法来进行立卷、储存，但是每个工作人员的工作方式和工作能力都是不同的，这就导致档案管理工作出现误差，不放白用户进行档案信息的查阅。而使用计算机技术来进行档案管理工作可以使档案管理工作方式进行统一，使其规范化、统一化，不仅为工作人员带来的方便，同时也提高了档案管理效率，提高了档案信息的利用效果。
二、如何做好信息时代电子档案管理工作
（一）做好电子档案系统的保密工作
电子档案是使用网络技术来进行管理工作的，网络具有开放性和分散性的特点，很多不法分子会通过不正当手段来窃取和更改档案信息，这就导致档案的泄露，不利于档案信息的保密性。因此档案管理工作人员需要树立较高的保密意识，在设计电子档案系统时加强对保密程序的设置，从而提高档案信息的保密性和安全性。
（二）提高电子档案信息的权威性
对于各行各业而言，电子档案系统中的信息都是十分重要的，很多信息内容和数据都是不对外开放的，要想有效保存电子档案信息，就需要提高档案信息的准确性和有效性，在记录信息数据时保证每项记录的准确性。
（三）电子档案管理工作中需要遵循一定的原则
首先是规范性的原则，电子档案管理工作中需要保证所有的档案信息都能够按照统一的技术模式、文本格式以及工作标准来进行管理，条件允许的情况下可以采用国际通用的标准形式。电子档案主要是使用网络的方法来对信息传递和储存方式进行管理的，对电子档案管理方式进行统一和规范，可以有效提高信息的利用效率，以免因文件格式、软件平台的不同而造成信息资源的浪费。
其次是可靠性的原则，工作人员在开展电子档案管理工作时需要提高档案信息的可靠性，保障档案信息的准确性。处理对电子档案管理工作进行规范外，还需要建立完善的信息保障制度，并严格按照电子档案管理制度来对档案信息进行管理，保证档案信息的真实有效。在输入、保存、复制和整理档案信息时需要严格按照操作流程来进行，可以对档案信息进行备份，从而提高档案信息的安全性和可靠性。
最后是高效率的原则，档案信息管理工作也是一项工作量大、工作程序多的工作，因此需要不断提高电子档案管理工作的工作效率与效益。工作人员需要根据电子档案管理工作的实际情况选择科学合理的管理方法和电子系统使用技术，从而提高电子档案管理工作的工作效率。
（四）加强对电子文件全过程的管理
电子文件与纸质文件在收集和保存信息方面存在很大的不同，在保存电子文件时，需要根据原文件的具体情况来决定原文件的去留，如果原文件没有正式文件的功能，那么就可以不用保留原文件，如果文件保存中有需要对文件进行修改的需要，这可以对原稿进行收集和储存，对于那些有辅助作用的和正式作用的文件则可以及时的进行收集和处理，电子文件与其相对应的纸质文件之间需要有特殊的标识，方便进行查阅。同时还可以在收集文件的过程中制作纸质拷贝件，避免系统出现意外导致文件的丢失。
（五）选择合适的信息保护技术
电子档案管理工作中需要做好档案信息的保护工作，可以在档案系统入口、传输和使用三个方面来提高对电子档案信息的保护。为了有效避免档案信息出现丢失、窃取和被更改的现象，保护网络系统不受病毒、黑客等侵入，可以使用签署技术、加密技术、身份验证技术以及档案备份等方法，或者是使用防火墙、杀毒软件等设备来达到保护档案信息的作用，只有这样才能保证档案信息在传递、储存的过程中能够有效保证电子档案内容的真实性和可靠性，提高电子档案信息的安全性，从而促进电子档案管理工作的顺利进行。
结语：
随着科学技术的不断发展，我国各个领域都加大了对信息技术的应用，尤其是在档案管理工作中，信息技术发挥了重要的作用。档案管理工作信息化改变了以往的档案信息管理模式，不仅降低了档案管理工作的难度，还提高了档案管理工作水平和效率。工作人员要想做好电子档案管理工作就需要提高档案信息安全意识，保证电子档案管理工作的规范性、可靠性和高效性，并通过加强对电子文件全过程的管理以及选择合适的信息保护技术等有效措施来提高电子档案管理水平，保证电子档案信息的安全性和可靠性，从而促进电子档案信息管理工作顺利进行。
参考文献：
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电子档案管理范文第5篇
[摘 要]计算机以及互联网的发展使得我国当下的各个行业都在很大程度上发生了改变。在档案管理领域，计算机的先进电子技术发挥的作用更是十分重要的。所以，研究档案管理工作中电子信息的作用，能够更好的促进档案管理工作的发展。本文在此主要阐述了电力档案的优势，并对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的探索，旨在为提高电子技术在档案管理工作中的应用而提供一些有价值的参考意见。
[关键词]电子信息网；电子文件；电子档案
电子技术已经在我们的生活、学习、工作中被广泛的应用，并且已经成为了我们生活中不可缺少的一个重要组成部分。随着其应用的深入，电子技术逐渐的被应用在了档案管理工作之中，并且其应用为档案管理工作开辟了一条新的路径，使得档案管理工作更加方便、快捷、更加的符合时代发展的潮流。所以，在今后的档案管理工作中，相关部门应该加强对电子技术的作用研究，并且在研究中逐渐将对电子技术的研究纳入到档案管理领域研究的一个重要课题之一，从而促进电子技术在档案管理工作中发挥更大的效用。
1.电子技术在档案管理中的作用
1.1效率高，速度快
能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。
1.2档案信息得到有效利用，实现资源共享
可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平。
1.3促进了档案的实体保护，档案保管更加安全
相对以往纸制档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案，档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。
1.4有效地节约档案占用空间，档案储备量更加充足
所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。
2.加强电子技术在档案管理中应用的策略
由上述可知，电子技术在档案管理中发挥着十分重要的作用，对于档案管理工作中效率、信息应用等多个方面的工作都达到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的档案管理工作中，不断的加强对电子档案管理工作的重视，同时引入并且建立崭新的网络电子档案信息系统，加强电子技术在档案管理工作中的应用时十分有必要的。笔者在此对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的分析，希望能够为档案管理领域更好的发展而献计献策。
2.1完善档案信息库建设
档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库，保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善，针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类，确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作，档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题，因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作，定期对档案信息进行更新和检查，确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点，将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素，保障信息库建设能够充分发挥其作用，提高档案信息的有效利用。
2.2要明确案卷概念和明确组卷规则
过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。
2.3运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷
无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。
2.4提高档案管理工作人员的计算机技术水平
档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高，能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率，有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算機网络技术知识的讲解和实践操作，确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术，提高档案工作效率。
3.结语
综上所述，档案管理工作中电子技术对于档案管理领域的发展有着不可忽视的重要作用。然而，电子技术是一项比较复杂的技术，同时电子技术与档案管理的有效结合也是一个比较困难的工作，再加之我国档案管理领域对于电子技术作用以及应用的研究并没有达到一定的深度，因而不利于电子技术的应用发展。所以，在今后的档案管理领域，要加强对电子技术的重视和研究，并且要从电子技术的多个方面，从档案管理的多个角度进行分析，从而研究出更好、更有利于电子技术发挥其效用的方法和措施，促进档案管理领域在更大幅度上的发展和进进步。
参考文献：
[1]刘寿惠.刍议新形势下的企业档案管理[J].中国科技博览，2011.
[2]赵梦临.浅议新时期企业档案管理[J].档案管理，2012.
[3]金鸣.浅谈新时期企业档案管理[J].科技创业家，2011