办公室文书工作总结范文第1篇
一、文书档案管理的办公自动化概述
办公自动化是一种新型的办公室工作方式, 是建立在现代化的办公软件快速更新以及计算机互联网蓬勃发展的基础上融合产生的, 为现代工作人员提供便利的一种工作方式。办公自动化大量采用了与信息技术息息相关的新型技术、新型设备以及新型工作流程, 在其自动化范围内使用了数字网络以及相关设备, 简化了相关工作人员的工作流程, 提升其工作效率。在文书档案管理过程中, 需要使用各种与其工作相关的办公程序以及档案数据, 需要打印机以及计算机等设备的协调配合, 针对文书档案管理的办公自动化过程, 是采用了办公室自动化软件进行工作, 工作人员将各类相关的档案数据归入计算机系统的数据库, 文书档案工作人员可以在工作中按照一定的步骤操作, 从数据库中寻找相应使用的资料, 并对其进行修改等操作。此外, 在文书档案管理的自动化过程中同样需要对其使用的系统及软件进行相应的维护, 并设置一定的保护方式, 以达到长久使用其自动化系统的目的。
二、推进办公自动化带来的好处
(一) 提升工作人员工作效率。办公自动化建立在电子计算机普遍使用的基础上, 利用计算机系统强大的记忆以及储存功能, 对文书档案进行规划管理。传统的文书管理工作, 需要人工记录每一份档案收集及使用时间, 并且将纸质档案进行归类并定期检查, 需要耗费大量的人力及物力, 当一个单位在时间长久之后, 会出现文书档案堆成山难以存放情况, 针对此种情况, 办公自动化应用软件对文书档案进行管理, 只需要在计算机上的相应软件收入文书工作, 即可实现无纸化的信息数据收集、存储操作, 可大大提升相关工作人员的工作效率。
(二) 实现数据资源的快速传播。目前, 办公自动化采用较多高科技软件, 但归根究底离不开对信息资源的使用, 当文书档案管理办公空间较大时, 人与人的交流将会出现困难。在办公自动化体系兴起之后, 工作人员在日常工作中所受到的信息大多从其使用的电子计算机上而来, 不用受到地域、时间以及其他条件的限制, 大大提升了数据及其他信息资源的传播速度。且办公自动化所使用的软件具有操作便利、时效性强等特点, 可使得文书档案管理工作更加迅速。
(三) 增加信息接收的途径。由于办公自动化是建立在互联网发展的基础上, 而互联网的一大特点是具有信息的海量性, 文书档案管理工作时刻与信息资源打交道, 使用办公自动化系统可以增加其信息接收的途径, 且使用办公自动化软件的人员之间可以实现信息资源的交流与共享, 当信息档案与其载体实现分离时, 可以通过自动化软件与其他信息系统建立相关的联系, 彼此之间可以提供对方所需的信息, 并且可以实现信息网络平台上的交流。
三、推进文件档案管理的自动化进程的方案
(一) 加大资金投入力度。关于文书档案管理工作的办公自动化进程, 主要建立在对于新设备、新技术使用的基础之上, 针对此种情况, 应加大对于文书档案管理工作的办公自动化相关设备的投入, 改进相关工作人员进行文书档案管理工作的环境, 增加对于办公自动化软件的更新及应用, 从而为文书档案工作提供优良的物质基础, 实现单位文书档案管理自动化。
(二) 对其内部网络进行严密保护。文书档案管理工作在进行办公自动化进程中, 由于互联网的开放性等特点, 易发生档案数据以及其他核心数据泄漏的问题, 此种情况可能对其正常经营造成影响。由此可见, 针对内部网络布置较为完善而周密的保护措施是有必要的, 应将内部使用的网络进行保密设置, 文书档案管理工作人员在工作时不可随意将内部网络与互联网相连, 以确保档案信息数据的安全。此外, 应使用较为稳妥的具有良好信誉的上市公司出产的办公自动化软件, 减少文书档案数据从软件中泄漏的可能。
(三) 对文书管理工作人员进行相关培训。办公自动化是当前各行业纷纷采用的一种工作形式, 但其出现时间较短, 大部分文书档案管理的工作人员从业时间较早, 其对办公自动化的了解程度有限, 这导致了办公自动化系统软件及相关设备出现后, 普及到生产生活中使用仍有难度。针对此种情况, 应对其文书管理工作人员进行相关培训, 一方面增强其在使用办公自动化软件及设备方面的能力, 通过在岗培训使其快速接受新知识、新技术;另一方面应对其工作的安全性进行培训, 使其了解文书档案的重要性, 不可做出违背职业道德的事情, 以确保文书档案数据在监控之内。
办公自动化系统为文书档案管理工作提供了极大的便利, 不仅为文书档案管理的工作人员带来实际操作上的方便, 而且大大减少了文书档案工作的出错概率, 全面实现了无纸化办公, 节约了资源。笔者通过对文书档案工作在办公自动化进程中遇到的问题进行分析, 并提出了实际解决方案, 希望有助于文书档案管理工作的实际发展。
摘要：目前我国科学技术发展不断加快, 在计算机硬件制造及互联网的不断发展下, 文书档案管理工作也引入了新型的运作方式, 该方式利用了办公自动化系统, 将文书档案管理工作全面引入新时代。办公自动化在文书档案管理工作中的效率得到了极大的提升, 但在自动化普及中也遇到了诸多问题, 本文通过对办公自动化与文书档案管理进行研究, 提出一些切实可行的建议, 希望有助于文书档案管理工作的开展。
关键词：办公自动化,文书档案管理,硬件环境
参考文献
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办公室文书工作总结范文第2篇
一、自动化办公环境下文书档案管理的优点
(一) 自动化办公提高了文书档案一体化管理的水平。在以往的文书档案管理工作中, 管理人员过于依赖手工进行操作, 尤其是在对文件资料进行收集和整理的过程中, 企业不仅要求资料的完整和齐全, 还要求书写规范和清楚, 在这种情况下依赖手工进行操作既费时又费力, 而且还容易出现错误。在自动化办公环境下, 这些内容都是在系统设置的环境下进行操作的, 使整个过程变得非常简便、有序。因此, 自动化办公有利于文书工作和档案工作的对接, 还有利于对文书工作和档案工作整个过程的掌控和管理。
(二) 自动化办公使文书档案管理更加快速、高效。档案信息检索一直以来都是档案手工管理的难题, 而怎样在大量的档案文件中快速、精准地搜寻用户所需要的信息, 更是以往企业文书档案管理的一个难点。把自动化办公应用到企业文书档案管理工作里面, 可以有效地处理这些问题, 自动化办公实现了信息数据的一次性输入和多次利用。在管理人员顺利地完成了自动化办公系统中文件的流转以后, 只需要简单地转一下库, 就完成了文件从自动化办公系统转移到档案管理系统的全部内容。当需要使用相关档案的时候, 管理人员只需要根据指点的信息进行搜索, 就可以快速、全面地搜寻到需要的信息。
(三) 有利于电子文件的保存。在自动化办公过程中, 所产生的电子文件是记录信息、传达信息以及储存信息的重要载体, 它和以往纸质档案载体进行比较, 具有体积小、寿命长、便于保存等特点。管理人员根据实际情况的需求, 合理地选择相关的电子载体, 比如:VCD、DVD以及移动硬盘, 这几种载体都是存、读便利快速, 便于备份和传递, 而且能够储存十分久的时间, 受到外部环境的影响也非常小, 不容易出现损坏的现象, 具备稳定性能比较强的特点。
二、自动化办公环境下文书档案管理出现问题
(一) 企业对网络办公环境安全的风险意识不够。在自动化办公环境下, 企业对文书档案的传输和共享都是建立在网络基础之上的, 这就表示着电子档案传输和储存具有一定的风险。所以, 如何有针对性地提高电子档案在传输和归档方面的安全、稳定成了自动化办公的重要内容。首先, 文书档案管理人员应该定期定时地对办公设备的软件和硬件进行检测、维护、升级, 对已经存档的文件要进行备份和更新, 从而保证文书档案储存的稳定性。其次, 文书档案管理部门应该合理地应用用户身份验证、网络防火墙等加密技术, 最大程度地提高文书档案储存和信息共享方面的安全性、保密性, 从而避免一些用户为了自身利益窃取档案的行为。
(二) 处理电子档案容易产生操作上的错误。自动化办公环境下的企业文书档案管理, 由于在电子文档的储存和共享方面具有一定程度的风险, 所以, 企业应该建立规范的管理操作规程和严格的档案管理制度。比如:企业根据电子文档收集、储存、传输、共享的各个细节制度合理有效的规范操作, 这样能够减少操作过程中的错误和漏洞引起的文档损坏和丢失;为了保障文书档案的保密性、安全性, 仅仅依靠现代化信息加密技术是远远不够的, 更应该创建起严格的身份验证制度和档案保密制度, 这样做的目的有利于弥补档案加密技术中的疏漏和不足之处。
(三) 文书档案管理人员的综合素质不够适应。自动化办公环境下的档案管理工作对管理人员也提出了更高的要求, 不仅需要管理人员具备良好的道德品质, 还需要管理人员具备较强的专业技能。然而, 从相关调查中发现, 许多企业文书档案管理人员的综合素质较低, 对计算机等电子设备的应用操作熟练度不够, 缺少相关的文书档案管理经验等, 这些也是影响企业自动化办公文书档案管理效率和质量难以提高的主要原因。
三、合理的建议对策
(一) 提升档案归档的安全性、稳定性。信息网络技术的快速发展存在两面性, 实现快速、高效的文件传输的同时, 网络病毒和黑客入侵等影响企业文书档案管理安全和稳定的因素也随之出现。因此, 企业应该不断地学习当前先进的信息安全技术和加密技术, 为文书档案管理部门设置严格的权限, 与此同时, 还应该规范可以整理数据库和服务器的用户范围, 从而防止档案被非法盗用、修改以及删除。
(二) 提高文书档案管理人员的综合素质。在自动化办公环境下, 企业要想在文书档案管理方面取得理想的成果, 离不开一支高效率、高素质的档案管理团队。针对当前我国各个地区企业文书档案管理人员综合素质过低的现状, 提出以下几点建议:首先, 从社会上聘请文书档案管理综合素质较高的认识来对企业管理人员进行相关培训, 让管理人员更好地认识到自身岗位的责任和义务, 从而激发他们的在岗学习能力。其次, 制定相应的考核制度和选择优胜劣汰的任用制度, 定期对管理人员的综合素质进行考核, 对于一些长期表现良好的管理人员给予相应的奖励;反之, 对于一些表现差的管理人员给予相应的处罚, 特别是一些不思进取, 长期出现错误的管理人员应该及时地辞退。最后, 企业还应该加强管理人员之间的交流, 邀请附近企业的文书档案管理人员参与到本企业的交流活动中, 这样做的目的有利于丰富管理人员的工作经验, 拓展他们的视野, 使管理人员在未来的文书档案工作中发挥更大的作用。
(三) 树立全面化、系统化的档案管理目标。全面系统的自动化办公环境主要是为了避免办公设备和文件归档过程中出现不兼容、不衔接的现象。在设计自动化办公系统的时候, 企业应该要求文书档案管理人员积极主动地加入到系统的设计和规划中。此外, 文书档案管理人员还应该和程序开发人员展开相关内容的交流和沟通, 结合自身企业实际工作情况分析前期阶段的文件处理工作与后期阶段的文件归档工作, 从这两个方面出发提出对系统设计的功能要求、整体上的规划以及框架设计, 使这些内容都和本企业工作需求相符合, 这样才能够真正地提高档案在收集、整理、归档、共享方面的准确性、安全性以及实用性。
四、结语
综上所述, 自动化办公不仅提高了文书档案一体化管理的水平, 还使文书档案管理更加快速、高效, 有利于电子文件的保存。但是, 当前我国许多企业在自动化办公环境下文书档案管理出现了许多问题, 应该从提升档案归档的安全性、稳定性和提高文书档案管理人员的综合素质以及树立全面化、系统化的档案管理目标这几个方面出发, 从而促进企业文书档案管理的健康、稳定发展。
摘要：随着我国经济的飞速发展, 信息网络技术也呈现出良好的发展趋势。近年来, 自动化办公的出现逐渐获得了人们的认同和支持, 这也为企业文书档案管理迎来了一场全新的变革。但是, 由于许多企业的办公自动化还位于起步阶段, 缺少相关的管理方法和经验等, 导致许多企业在自动化办公环境下文书档案管理出现了许多问题。本文针对自动化办公环境下企业文书档案管理出现的问题进行分析, 并阐述了合理的处理对策。
关键词：自动化办公,文书档案,管理
参考文献
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办公室文书工作总结范文第3篇
(一) 文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的, 但是人员配置确实不是齐全的。目前, 许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂, 会出现未将档案及时归档, 或者是没有按照相应的管理标准等等, 这样情况下的档案管理, 不利于档案的综合利用, 档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实, 在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准, 也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿, 不利于管理。其次, 很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善, 对目前文书档案管理形成了层层阻碍。
(二) 文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作, 也就是说文书以及档案两者部分组成, 两者有区分也有联系, 在大多数企业当中, 文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了, 我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是, 在企业中的文书工作一般是兼职人员, 对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来, 让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书, 未能在今后的工作中充分发挥档案的作用, 档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。
(三) 缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中, 每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员, 对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱, 对于一般性的文件未能做到及时有效的处理, 特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作, 从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质, 缺少工作责任心, 未能认真记录或者是整理相关的档案文件, 这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说, 我们应该及时采取相应的解决措施, 加强企业文书档案的收集以及归档工作, 从而保证档案管理工作的顺利进行。
二、做好文书档案管理系统实现的措施
(一) 不断完善档案管理制度, 提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用, 所以说, 企业领导应该充分重视文书档案管理工作, 不断与时俱进, 完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行, 不断促进文书档案管理工作规范性和制度化, 从而不断提高文书管理水平。当然了, 要想提高档案管理工作的管理水平, 不仅仅需要稳定办公室人员, 配备专业文书从业人员。同时, 每一名员工要从思想上树立责任意识, 认真做好文件资料的收集以及整理, 有系统、有标准地进行收纳整理, 以便以后的查找和利用。
(二) 建立“自动化”管理系统, 实现档案管理工作的一体化管理。首先, 我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号, 都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟, 现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时, 需要将前期的文书资料进行整合, 将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中, 同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理, 从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并, 在这样自动化的管理模式下, 能够高效地将两者的工作联系起来, 从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。
(三) 加强档案管理人员的培训, 不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员, 不仅仅需要具备专业的档案管理知识, 同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外, 企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作, 不断强化从业人员的专业素质。同时, 也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作, 让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作, 从自身做起, 能够更加了解文书档案管理的有效性, 同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化, 有效避免了专业文书档案管理人员二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程, 有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题, 档案管理的工作人员应及时反馈给各部门, 进行及时地解决, 避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员, 可以定期给予相应的培训, 从而确保档案管理工作的顺利开展, 这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现, 这样的档案管理工作更加的高效化。当然了, 文书档案管理工作的顺利开展, 也离不开各部门的支持与配合。
三、总结
文书档案管理工作是衡量一个企业档案管理水平的重要标准, 管理水平的高低也直接影响着资料的完整性以及今后的利用率。所以说, 档案管理工作应该让每一位工作人员予以重视, 能够从以及思想层面以及实际行动中去践行。加强文书档案的管理工作, 建立健全文书档案管理工作的标准, 从实际中不断建立新的标准和规范, 让企业文书档案管理能够更加适合企业实际的发展。不断提高文书档案利用率, 为企业的发展提供强有力的后盾。
办公室文书工作总结范文第4篇
总结
一、总结的概念
人们回顾前段时间的实践活动并进行归纳、分析，得出经验和教训，找出客观规律，把这些内容写成书面材料，就是总结。
二、总结的种类
根据不同的分类标准，总结有很多种分类。
按内容分，有综合总结，专题总结。专题总结又可以分为许多不同的专题。
按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结等。
按时间分，有年度总结、半年总结、季度总结、月份总结或阶段总结。
凡是情况比较简单、工作时间比较短或工作对象范围比较小的总结，也叫“小结”。小结是简明、短小的总结。
总结的种类虽有上述分法，但事实上，一份总结从不同的分类角度看，可同属几个种类，
如例文“中国人民银行xx市分行2003年工作总结”，同时是单位总结、年度总结、综合总结。
另外，总结的基本种类有两种：一是综合总结，二是专题总结。
(一)综合总结
综合总结又叫全面总结。是对一个单位、一个部门在一定时期内的各方面工作做出比较全面的归纳、分析、阐述的书面材料。一般来说，这种总结是定期的。例如各单位所写的年度工作总结、半年工作总结、季度工作总结都属这一种。写综合总结，既要全面概括，又要分清主次、突出重点，使人阅后既了解全面情况，又知道主要的成绩和问题。
(二)专题总结
是专门针对某一项工作、某一方面的问题或某一个事件进行分析、阐述的书面材料。一般来说，这种总结是不定期的，总结的内容比较集中、具体。
三、总结的作用
(一)改进工作
人们写总结要系统地对前一阶段的工作情况进行反思：工作是根据什么做的?做得怎么样?是成功还是失败?是成绩多还是失误多?成绩和失误是怎么来的?通过这些反思、分析，可以使人们的感性认识上升为理性认识。人们的思想达到了理性认识的高度，就能掌握客观规律，今后工作起来就得心应手了。对一个单位的领导来说，总结了经验，提高了认识，指导工作就有了方向，也就提高了领导水平。
(二)考核工作
一个单位的总结往往要报送上级，下级职能部门的总结往往要报送上级主管部门，供上级考核，并取得上级对工作的指导。
(三)交流经验
形成了文字的总结材料，人们用它交流经验比较方便，而一个单位总结中所提供的经验，一经上级推广，可供其他单位参考，起到互相交流、互相借鉴的作用。
四、总结的写法
(一)总结的基本内容
总结的基本内容：一是工作的基本情况;二是成绩和缺点;三是经验和教训;四是存在的问题和今后的打算。其中经验和教训是总结的核心。
(二)总结的基本结构 1. 标题
总结的标题要与内容相符，力求写得准确、简洁、醒目。常见的拟标题方法有以下几种： (1)标明单位名称、总结的时限和种类。例如“中国人民银行瑞金县支行2003年工作总结”。这种公文式的标题，处理工作和立卷较为方便，综合总结一般都采用这种拟标题方法。
(2)反映总结的内容范围。例如“加强风险贷款管理的几点做法”、“我们是如何开展房地产信托业务的”，专题总结常采用这种拟题方法。
(3)反映总结的观点。例如“银行应该积极开展电脑代发工资业务”、“实行系统管理、规范信贷行为”。专题总结常用这种拟标题方法。还有一些工作总结的标题为了醒目，运用一些修辞手法，有的运用比喻，如“巧作红娘、发展信托”;有的运用对比，如“一个钱顶几个钱和几个钱不顶一个钱”;有的运用对偶，如“尊重知识、启用人材”;有的运用成语，如“再也不能‘竭泽而渔’了”。有的工作总结除了有正标题之外，还有副标题，往往是正标题突出基本经验或基本做法、副标题指明总结的范围和内容等。例如“流动资金管理指标纳入企业承包合同好——xx省工商银行改善流动资金管理的办法”。
2. 开头
无论是综合总结还是专题总结，开头都是概述基本情况。如说明开展工作的根据(是上级的安排还是本单位的实际需要)、开展工作的时间、地点、环境(自然环境、社会环境)、条件(有利条件和不利条件)、交待总结要写的实质性问题、简介工作的主要成绩或缺点、归纳基本的经验或教训等等。有的总结还在开头说明写作目的。开头应该高度概括，紧扣中心有所侧重。总结开头常见的写法有以下几种：
(1)概述式 概括介绍基本情况，简要交待工作的时间、地点、条件等背景情况。例如：“为探索现行体制下改善流动资金管理的新路子。2003年，我们抓住企业承包换届、续约的有利时机，努力将资金指标纳入新一轮承包条款。截止2003年末，与我行有借贷关系的企业，已新签、续签承包合同的有2784个，其中将流动资金管理指标纳入承包合同的有2497个，占89.7%，这对于充分运用企业承包经营机制，强化流动资金管理，保证银行贷款的安全性、流动性、效益性起到积极的促进作用，我们的主要做法是„„”
(2)结论式 先明确提出结论，使人了解经验教训的核心所在，然后再引出下文。例如：“2000年，长春市工行在全面清查信贷资金的基础上，把加强风险贷款的管理当作一项重要工作来抓，通过设置专职机构、配备骨干人员、实行目标承包、采取搞活企业转化风险、清收贷款减少损失等做法，全年活化、清收风险贷款8089万元，占风险贷款总额的39%，取得了较好的效果。”
(3)提问式 开头先提出问题，点明总结的重点，以引起人们的注意。例如：“企业存款是银行信贷资金来源之一，在一定程度上，企业资金的运转行为牵制着银行资金存量的变化。但目前市场疲软，许多企业产品积压，资金相互牵制，银行也在激烈的业务竞争中面临着资金短缺的困难，怎样才能找到一条解决问题的出路呢?
(4)对比式 采用对比方法，将有关情况说明，显示工作的发展变化，展示工作的成绩。例如：“2003年，工商银行长春市分行铁道北办事处在改进和完善贷款管理程序工作中，从实际出发，将贷款管理沿袭多年的‘专人分管、三查合
一、单线审批’的老办法改为‘三个环节专门部门分别管理’的新办法，从而提高了贷款管理水平，减少了贷款的风险程度。”
3. 主体
无论是综合总结还是专题总结，主体部分都是具体介绍成绩或经验、问题或教训，以及取得成绩或经验的做法、体会等等。要注意处理好主次、详略的关系，不能就事写事，而要进行归纳、分析、探索事物的规律性，即普遍适用的经验或教训，用以指导今后的工作。工作总结主体部分概括起来有两种基本写法。
(1)横式写法 这是将工作分成几个不同的方面，每个方面往往加个小标题，把这方面工作的做法、效果、体会、经验一一写出。这种写法人们运用最多。例如一个银行的年度工作总结(综合总结)可以分成思想政治工作、信贷、会计、储蓄、稽核、保卫等方面来写。当然，这些方面有主次之分，不能平均用墨。
(2)纵式写法 这是将一项工作进行的过程分成几个不同的阶段，每个阶段或加小标题或标数码字。分别把这项工作在各阶段的客观状况、做法、成绩、经验、体会一一写出。各阶段有什么特点，可以加以比较，说明发展变化及其原因。写作时要注意各阶段的内在联系，要体现一定的逻辑顺序，使读者了解进行一项工作及取得经验教训的全过程。人们在具体写作时，还常常把横式写法与纵式写法结合起来运用。
4. 结尾
综合总结一般有结尾。结尾主要是在总结经验或教训的基础上，针对存在的问题提出今后的打算或指明今后的努力方向。专题总结有的有结尾，有的没有结尾。不论是哪种总结，结尾都较简短。要注意的是，总结的结尾是自然发展的结束语，意尽言止，不要画蛇添足。
五、写总结的基本要求
(一)全面了解总结对象的情况，掌握充足的材料
叶圣陶先生说：“写工作总结必须是参加了某项工作，对这一项工作有比较全面的了解，知道这一项工作的优点和缺点，经验和教训，加上语文程度又不错，这才能写。”
(二)以党和国家的方针政策为依据
工作过程中会出现各种情况，写总结时会有各种材料，这时就要以党和国家的方针政策为依据，才能发现问题，才能分清是非，才能权衡利弊，才能讲清道理。
(三)实事求是、不溢美、不护短
写总结是为了发扬成绩，纠正缺点，做好今后的工作，而不是为了向上级摆功请奖，不能只报喜不报忧。陈云同志说：“是成绩就写成绩，是错误就写错误，是大错误就写大错误，是小错误就写小错误。”
(四)在写作时要避免以下毛病 一是材料说明不了观点;
二是文字冗长，装腔作势，写了许多套话、废话、重复的话;
三是罗列现象，好似流水账，不分析、不归纳、不突出重点，不得出规律性的经验或教训;
四是结构混乱，层次不清，该在前面写的放在后面写，该在后面写的放在前面写，该合在一起写的分开写，该分开写的合在一起写;
办公室文书工作总结范文第5篇
摘 要：随着经济社会的飞速发展，文书档案工作面临着机遇与挑战并存的局面。文书档案管理工作关系到企业发展、科研、管理的诸多方面，具有重要的意义。本文针对新形势背景下的文书档案管理 随着经济社会的飞速发展，文书档案工作面临着机遇与挑战并存的局面。在事业单位的发展过程中，文书档案是办公室工作的组成部分。文书档案管理工作关系到企业发展、科研、管理的诸多方面，促进新形势下文书档案管理工作的发展能够提升单位的执行能力和工作效率，逐步推进相关部门的综合效率。
然而，在时间的推移下，文书档案管理工作中的发展问题逐步显现，传统文书档案的空间性、保存性不够深入，电子文书档案工作管理又具有流动性和依赖性，这也使得相关档案工作者要正视其中的发展弊端，科学利用互联网信息技术文化，采取适应的管理措施，不断提高事业单位的文书档案管理水平。
一、新形势背景下的文书档案工作的价值意义
随着事业单位工作进程的脚步，文书档案作为重要的记录载体，体现出了对工作过程、管理性质的真实反映。进入二十一世纪，文书档案工作逐渐规范化，在部门发展中的地位和作用也越来越重要。
首先文书档案中对归档范围、事件详情、保存期限做出了详细的判定。在文书档案工作中，资料的管理是主要的部分，它包括各个部门出具的单位及上级单位下发的“红头文件”、单位签订的人事、财物、行政各项合同，还包括单位签订范围内的各项合同、照片、影像资料等等。通过收集、保存这些资料，能够让单位各部门工作人员积累经验，并将这些工作经验更准确、务实的应用与当前的工作中。
二、新形势背景下的文书档案工作的发展现状
文书档案指的是在相关单位的生产经营活动中形成的特定的信息整理记录。在不同的历史形态中，文书档案管理的流程日趋复杂，呈现出了不同的发展特点，具体分析如下：
（1）文书档案管理人员的综合能力缺乏
当前形势下，森林资源的维护和管理政策逐步推行。相关文书档案管理工作需要在工作质量和管理层次上不断增加。陈旧的文书档案管理已经不能适应事业单位的发展需求。随着工作年龄长，很多文书档案管理人员在思想上较为保守陈旧，不能掌握高效、高质的档案电子信息管理技能，文书档案管理工作面临着机遇与挑战并存的局面。
（2）信息化文书档案管理工作的风险性
应用电子信息的技术的新式档案管理工作在增加工作效率的同时也带来了一定的风险。互联网背景下，文字档案虽然便与存储、查阅，但却具有严格的依赖性和不安全的因素。极易发生操作误删、黑客侵入、程序错误、病毒感染等事件，这些文档一旦产生上述问题，会是整个文字数字系统出现错误，风险性不容小觑。
（3）文书档案管理效益受到局限
对于很多部门负责人人来说，他们对文书档案管理工作存在误解。没有建立科学的规章制度，尚未达到经济效益和社会效益的高度融合。很多单位的馆藏资源不够丰富，在相应的科学研究、专业探讨、资源查询等方面存在管理漏洞，不能达到科研工作的最佳表现。而在大量的专业信息面前，很多文书档案工作没有形成完善的发展效益，在整体服务模式的构建中也处于一个被动化的发展局面，这也使得很多事业单位的的文书工作极度边缘化，整体行为模式较为单一，没有形成文书档案工作的科学性和社会性。
三、强化新形势背景下的文书档案工作的若干策略
当前形势下，针对于事业单位管理中的各项契机，相关工作者要紧紧抓牢文书档案工作中存在的问题，顺应时代的发展趋势，不断满足文书档案工作的各项需求。
（1）建设智能、高效、科学的文书档案管理系统
不管是傳统的文书档案工作还是电子文书档案管理，都少不了相关人员的发展开拓。为了迎合时代的发展需求，更好的满足事业单位的全面发展，建议广大文书档案工作者要建立一套完善的文书档案管理系统。一方面，通过“一体式”“智能化”的发展形势，构建一个和谐的文档资料查阅、借阅环境。在短时间内实现文件的生成、录入、存储、销毁等管理流程。确保文本资料始终保持完整性和真实性。
其次，通过自动化办公行为的切入，发展自动化档案信息系统，从而明确纸质文本档案、电子文件管理的相关制度。在转变文书档案管理的过程中，要始终以先进的信息技术产业来促进工作效率，带动事业单位的思想变革，促进文书档案工作的发展和创新。同时，相关部门要立足于工作实际，牢牢抓住网络背景下的发展机遇，建设智能、高效、科学的文书档案管理系统，从而满足市场、经济、社会等各个环节的发展需求。
（2）建立一支现代化的文书档案管理工作队伍
针对于当前形势下文书档案管理工作的漏洞，相关部门要从管理人员的角度出发，通过建立相应的规章制度，进一步明确档案管理人员的工作职责。同时，制定严谨的文书档案一体化实施办法，通过开展相应的讲座、系列知识培训、课程学习、实践教育等方面。提高工作人员的业务素质和综合能力，确保文书档案工作的稳步发展。要本着“高质量、严要求”的档案管理原则，促进文书档案管理工作队伍的综合水平，让他们不但具有充足的管理经验，还要熟练掌握电子信息化档案管理技术。确保文书档案工作更加现今，及时做好文书档案个人归档、分类、存储等工作，促进相关档案资料的工作效率和工作规范。
（3）在文书档案工作中融入风险管理的意识
从文书档案工作的总体进程中看，风险意识是各企业、事业单位都需要掌控的。为了避免信息化文书档案工作出现不安全的隐患、管理者要通过各项技术措施，强化文书档案管理的安全性和保密性。
例如，在文书档案系统的构建上，建议在单位内部办公自动化网络中设置专业的网络防护，实现双重的技术网络隔离。第一层隔离是采取路由器的技术模式，屏蔽掉一些不安全的IP地址。第二层实现防火墙隔离模式，通过防火墙的隔离模式。实现网络的净化和管理，弱化网络中存在的各项不安全因素。同时相关工作者要考虑到防火墙的信息安全，确保建立一个绿色、安全的网络工作环境，增加对档案信息管理的保密工作，不断强化安全安全制度建设。实现信息资源的优化共享，利用网络登录账号等方式进行平台交流。并根据不同的文书档案信息需求，采取小量闪存U盘、光盘等电子方法进行存储，并存有必要的备份，实现信息存储的安全性和交流性。继而采取身份认证、数字备份、网络驱动等方法，从而建立一个完善、全面的技术管理。
四、总结
综上所述，在文书档案工作中，相关工作者要结合社会发展的各项形式，认真总结和分析其中的社会发展历程。在改革决策、基础建设等多个方面，进行全方位的工作优化。在对信息化文书档案工作进行升级的同时，利用现代科学技术，为文书档案工作的自动化和智能化打下扎实的基础，为我国事业单位文书档案管理工作的发展贡献一份力量。
参考文献：
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的特点、问题、策略进行探究，力求结合实际，建立较为完善的管理体系。
办公室文书工作总结范文第6篇
摘要:文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标,在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一,至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发,探讨在转变教学观念,完善课程体系,改革教学方法,加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。
关键词:文书工作 档案管理 教学特征 教学改革
0 引言
文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。
1 转变教育观念,完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2 积极探索研究,改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试:
2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。
2.2 加强实践教学 在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。
2.3 探索新型教学方法
2.3.1 范本教学法 俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。
2.3.3 实物演示法 俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。
2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3 加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。
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