文书档案作为一种反映政治生活和行政事务管理活动的历史纪录, 通常都是由上级所发的红头文件转化而成。随着网络时代的不断发展, 网络化和数字化资源是文件档案管理发展的必然趋势, 这不仅是一种对传统文书档案管理方式的巨大冲击, 同时也是人类文明进步的重要体现。为进一步推进和完善文书档案管理实现数字化建设的进度, 本文就文书档案管理过程中存在的问题以及文书档案管理实现数字化的意义进行深入性分析, 现总结如下。
一、文书档案管理概述
文书档案管理主要是指对文书档案相应的管理工作, 其主要旨在对文书档案进行管理的过程中形成“收集鉴定————分类整理——存档保管——开发利用[1]”的规律性管理模式, 同时也被称为文书档案工作。文档的收集鉴定工作主要是指对现有文档中需要归档或未归档的所有文件进行收集和进一步的鉴定, 也就是文档管理的第一步——集中文档。分类整理则是在第一步的基础上对所收集的文档按格式、内容、时间以及来源等各方面的不同来进行排列整理, 通过分门别类地整理将所有被收集鉴定的文件构成一个有机整体, 便于下一步存档保管以及后期开发利用等相关工作的顺利开展。文书档案的存档保管则主要是指为确保其齐全性和完整性而采取的一系列保护措施, 这一阶段的管理工作主要旨在尽可能地延长文档的使用寿命。“查阅——编研——检索——利用[2,3]”是对文书档案进行开发利用的主要环节模式, 也是进行文书档案管理工作的最终目标。
二、文书档案管理现状
1、文书档案管理方式过于落后
尽管随着网络时代的到来, 网络信息技术已被广泛运用到社会各层面, 但以手工对文书档案进行裱装和修订的传统方式依然在不断沿用。这就在一定程度上影响了文书档案管理的进度和效率, 同时也将传统文书档案管理方式以及管理过程中的落后性和缺陷暴露无遗。传统性的文书档案管理主要是指由管理人员以文件的特征或形式为依据, 把本单位在工作活动中直接形成或有待后续处理的文件以及具有保存价值的全部文件进行初步筛选和整理, 并以“件”为单位进行装订, 完成装订后还需进行盖章和编号以及编制归档文件目录和将档案装盒等一系列程序。由此可见, 传统性的手工管理方式不仅十分烦琐, 并且工作量也非常大。但当前各领域文书档案管理工作人员的专业知识技能和水平参差不齐, 在相同的文书档案中出现不同的归档管理形式也在所难免。除此之外, 倘若频繁地更换文书档案管理人员, 抛开新上任档案管理员的专业知识技能不说, 单缺乏“实战经验”这一点就会对其实际工作造成一定的不利影响, 使文书档案管理无法顺利开展和进行, 从而导致出现文件管理不规范的现象。
2、文书档案管理意识过于薄弱
相关工作人员对文书档案管理的认识度在某种程度上直接决定着文书档案管理工作的开展。但在实际工作中, 由于文书档案自身保密性等特点以及长期受到传统管理思想和方法的影响, 导致各单位的领导阶层与员工对文书档案管理的意识过于薄弱, 因此在该方面的资金投入较少, 档案管理设备较落后和简陋。甚至有相当一部小型工作单位直接将文档室与仓库融为一体, 使各类文书档案与杂物一起堆放, 未对文件进行妥善保管, 导致文件损毁或丢失。
三、实现文书档案管理数字化的意义
1、有利于进一步提高工作效率
实现文档的数字化管理不仅能够将第一手资料进行及时性的归整, 同时还能够进一步提高文档的利用率。实际上, 文件经数字化后的信息更为准确可靠, 能够为企事业单位在进行决策时提高更好的依据和服务。与此同时, 经过数字化处理后, 还可实现文件的智能查询功能, 提高办公人员进行相关工作的便利性和快捷性, 从而进一步提高整个工作链的工作效率。
2、加强对文书档案原件的保护
对文书档案进行数字化, 就相当于在无形之中为各类文书档案穿了一件“保护衣[4]”, 能够在有效保护文件不被损坏的基础上延长其使用寿命。与此同时, 一旦在实际工作中发现文书档案出现纰漏或不足之处还可及时进行修改或利用副本进行替代。在文档原件和副本保存方面, 各企事业单位也通常都是将其分开来保存, 通过这样的方式能够将文书档案在出现人为破坏或自然灾害等突发事件时所受到的损伤最小化, 在很大程度上保证了文书档案的安全性和完整性。并且, 通过数字化手段还能够将历史悠久且具有高保存价值的文书档案直接转化为数字形式的资料档案, 这样便进一步添加了文书档案在使用和管理过程中的安全可靠性。
3、有利于进一步提高经济效益
数字化的文书档案管理方式的出现改变了传统文档管理的方式, 将纸质档案资料转化为数字档案, 不仅为企事业单位在一定程度上节省了文档保管空间和文档管理费用, 并且还为相关工作人员提供了方便快捷的查阅和传递等功能, 进一步帮助企事业单位优化内部管理, 达到以最少的管理成本获取最大的经济效益的目的。
四、结语
总而言之, 网络时代的到来为文书档案管理工作创造了良好的环境和机遇, 因此, 各文书档案管理人员应牢牢抓住这一机遇, 充分利用网络时代的便利性来最大化实现文书档案管理的数字化, 以进一步提高文档管理工作的效率和文档的可利用性。但就当前各区域对文书档案的管理现状来看, 要想在网络时代下实现文书档案管理数字化, 依旧任重而道远。
摘要：从全面分析的角度来看, 目前, 文书档案管理在网络时代下实现数字化建设存在着文书档案管理方式过于落后以及文书档案管理意识过于薄弱等多方面的问题, 严重影响着文书档案管理工作的效率。同时也使得如何在网络时代的帮助下更好地实现数字化文书档案管理成了社会各界尤其是图书馆的重点研究方向。
关键词：文书档案管理,数字化,意义
参考文献
[1] 王磊.文书档案管理实现数字化的意义[J].办公室业务, 2014, (17) :177.
[2] 赵丽萍.文书档案管理信息网络平台建设的探究[J].黑龙江史志, 2015, (13) :203.
[3] 贾心洁.“互联网+”时代运用OA系统处理公文对高校文书档案管理的影响——基于SWOT分析法[J].机电兵船档案, 2017, (02) :37-38.
[4] 林燕卿.高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例[J].江西电力职业技术学院学报, 2017, 30 (01) :49-50.