一、信息化时代下档案管理工作概述
(一) 档案管理信息化的概念。档案管理信息化是将信息技术应用到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去, 并提供档案信息资源的利用服务。
(二) 档案管理信息化的特点。首先, 档案管理信息化工作的进行须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策。其次, 表现形式由传统的实物存档变为电子档案。最后, 档案信息化管理较传统的档案管理具有不可比拟的优势, 它实现了管理的数字化和网络化, 提高了工作效率。
(三) 档案信息化管理建设的任务。档案管理信息化建设的任务是利用现代信息技术开发和管理档案信息资源。它不仅是一种提高档案管理工作效率的方法和手段, 更是管理档案必不可缺的一种载体。
(四) 档案信息化管理建设的内容。1.基础设施建设。完备的软件和硬件基础设施是实施档案信息化建设的重要条件。档案信息化管理的最终目标是建设全国统一的档案管理信息平台, 为档案管理信息化提供保障。2.标准规范建设。标准规范建设是档案管理信息化建设的根本。必须结合我国具体国情和各单位档案管理部门的调研实际情况, 探索出一条合适的标准规范。3.档案信息资源建设。档案信息化管理的任务是档案信息资源的建设。须同个单位的管理信息库、数字档案馆和公共档案信息资源库的建设相统一。4.应用系统建设。档案信息化建设必须要有相应的技术作为支撑才能顺利进行。应用系统能满足功能设计和标准兼容, 它所采用的软件应尽量产品化和通用化。5.人才队伍建设。人才队伍的建设对档案信息化管理工作具有重大意义。必须要有针对性地对人才队伍进行相关行业的业务培训。同时要求人才队伍的信息化水平要不断提高, 具备基本的计算机知识。
二、信息化时代下档案管理面临的问题
(一) 规划和设计滞后。规划和设计落后是信息化时代下档案管理所面临的首要问题。由于档案信息资源的生成和管理受空间地域的影响, 在权限、资金和规范方面都存在一定的局限。很难制定出全国统一的规划方案, 加上由于自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有相对不确定性, 难以实现一体化管理。
(二) 工作理念滞后。传统的档案管理理念往往忽视了档案的实用功能。信息时代下的档案管理, 信息量大且实用性强, 需要树立服务意识。从领导到基层, 从内部到外部, 都应该有与时俱进的理念。
(三) 管理方式落伍。传统的档案管理工作, 信息的存档是通过工作人员手工编辑进行的, 无法及时完整地对档案资料进行归档整理。另外在检索资料时效率低下, 很难发挥档案信息资源应有的作用。
(四) 工作队伍整体素质偏低。传统的档案管理工作, 工作人员只会简单的电脑操作, 对相关软件的使用并不精通, 其档案管理工作中所要求的专业知识也不相同。因此档案管理信息化应提高工作队伍的整体素质, 加大培训力度, 培养合格的专业的档案管理人员。
三、信息化时代下档案管理创新的对策
(一) 创新思想观念。信息时代下的档案管理, 要求工作人员的观念必须与时俱进, 要有现代创新意识, 注重档案的实用价值, 为社会提供更优质的档案信息服务。
(二) 创新优化服务。传统的档案管理方式滞后, 手工编辑的存档不利于档案的利用, 提取相关信息必须到档案部门进行搜索和查询, 耗费人力和物力, 工作效率极其低下。若构建统一的网络服务平台, 就能实现资源的利用不受时空的限制, 不管何时何地都能通过相关验证信息对档案资源进行提取查询。
(三) 加强档案资料的保密工作。先进的信息技术对档案资料的保密工作带来了隐患。在计算机操作过程中, 可能会因硬件或软件设施故障导致信息丢失或病毒泄密。因此必须加强档案资料的保密工作。
四、结语
档案管理在企事业单位运行过程中发挥了重要的作用, 必须创新信息化时代下的办公室档案管理工作, 实现档案管理的现代化和数字化, 建立全国统一的档案信息管理平台。创新档案管理工作必须从创新思想观念做起, 注视档案的实用价值, 创新服务意识, 让档案信息资源更好地合理地服务社会。
摘要：信息化的档案管理方便了各种信息的存档和记录, 同时也对办公室档案管理工作提出了更高要求。档案管理要充分利用信息化和自动化的平台来完善相关方面的工作, 从而更好地顺应信息时代潮流的发展。
关键词：信息时代,办公室档案管理,创新研究
参考文献
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