高校档案室工作计划范文第1篇
一、高校档案管理工作现状
(一) 管理制度缺陷。我国部分高校因为经费、师资等原因无法顺利展开档案管理工作, 这就使得档案管理工作中混乱现象时常出现, 例如档案标号、标题等, 并且还有众多档案没有建立相应目录。此外, 档案在搜集、存储、查询、阅览等环节中也存在了较多漏洞。众多管理人员仅重视资料的搜集, 而忽略对其进行整理和归档, 没有精心存放, 很多重要档案发生遗失。
(二) 管理人员素质低下。新时期对档案管理人员的工作能力也提出了较高的要求, 工作内容不仅仅局限在搜集资料、资料整理、文件编号、档案存储等简单工作, 更要求其具有专业的档案管理知识及高度的责任感。而许多高校在招聘管理人员时, 录用门槛低, 没有严格选拔高学历、高素质人才, 导致档案管理人员综合素质普遍偏低。
(三) 基础设施落后。对比国家对高校档案管理工作的要求, 许多高校没有严格执行, 在基础设施建设中明显投入过少:缺乏专门存放档案的库房;或者库房没有防水、防火、防潮、防盗、防虫等功能;或者库房面积较小, 设备老化情况严重, 没有现代化信息设备, 查找档案极为不便。
(四) 管理方式滞后。高校在进行档案管理时仍采用传统管理方式, 没有应用现代化信息技术, 导致工作效率极低, 很难建立高水平、高质量的档案管理系统, 无法进一步展开相关信息的开发和应用。
二、完善高校档案管理工作的措施
(一) 加强领导的意识, 提高对档案管理的组织工作。高校档案管理工作对学校的发展有着重要的管理和领导作用, 是具有重要价值的资源管理工作, 因此, 高校领导应该充分认识到档案管理工作的重要性。高校的档案资源就好比是一面镜子, 它反映出高校多年的发展历程, 具有客观性、真实性, 是高校发展建设重要的依据, 是学校的宝贵财富。学校领导应该加大在档案管理的工作力度, 将档案管理工作列入学校建设发展的工作日程中, 加大资金投入, 提高档案管理部门的工作条件, 还要加大学校教职工的思想认识, 只有这样才能使全校一心, 做好档案管理工作。
(二) 健全管理体制, 规范工作。要想加强高校档案的管理工作, 首先就要有一个健全完善的管理体制, 有科学规范的管理原则。以学校、院系以及各单位的档案管理部门为基础, 建立统一、集中的管理制度, 从档案的整理、分类、征集、建档等各个程序都能高效有序地按照完善的体制进行, 使档案管理工作更为规范。要明确档案收集的范围, 及时、准确地对需要存档的档案信息进行收集;对收集到信息资源做好鉴别工作, 确保信息的准确可靠性;档案的整理工作要绝对按照处理规范进行, 精确分类、有序编排、整齐装订。此外, 还要进行体制创新, 提高服务水平。
(三) 建设高水平的档案管理人员团队。档案管理人员的工作水平和能力直接影响到档案管理工作是否能高效有序地进行。因此, 高校还应加强档案管理团队的建设。高校可以通过某些方式和途径加强档案管理人员的工作能力和水平, 例如可以定期进行档案管理人员的工作培训。另外, 还要注意档案管理部门的人员补充和调整, 引进高水平, 高素质的档案管理人员。加强档案管理人员的思想意识培训, 提高他们对档案管理工作重要性的认识, 提高档案管理人员的整体综合素质, 使他们可以更积极认真地投入到档案管理工作中。
(四) 提高档案管理的现代化信息建设。现如今飞速发展的现代化信息管理技术为高校档案管理工作的发展带来了新的契机。通过信息技术的数字化、网络化以及自动化使用, 可以提高高校档案管理的效率。因此, 学校应该加大档案管理部门的现代化基础设施的建设, 加快档案管理信息化建设的进程。改革传统纸质档案管理的模式, 实现档案数字化管理的转变。利用网络技术, 实现档案信息的收集、整理、分类、存档等工作, 利用网络技术还可以提高档案检索的速度, 提高档案管理的质量和效率。
三、结语
综上所述, 在新的形势下, 高校档案管理工作需要积极改革, 做到与时俱进, 从管理制度、相关管理人员综合素质以及基础建设设施等方面入手, 致力于解决档案管理工作遇见的各种难题, 积极应用现代化技术, 强化训练工作人员, 提高其专业水平和责任感, 进而促进高校档案管理工作的良好建设。
摘要：对于我国各大高校而言, 档案管理是其日常事务的重要组成部分之一, 该档案详细记录了高校在学生教育、科学研究、教师管理、会议召开等方面的相关事宜, 包含了学术成果、科研论文、教学方案等机密材料和档案, 对高校教学、科研、管理等工作的顺利实施具有重要意义, 同时也影响着学校未来的发展, 意义重大。然而, 我国目前众多高校的档案管理工作存在较多问题, 基础设施落后, 管理制度不规范。因此, 本文将就高校档案管理工作展开探讨, 提出科学、合理的管理措施。
关键词：高校,档案管理,现状,改革措施
参考文献
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[2] 丛日丽, 刘云超.对于服务意识下高校档案管理工作的探讨[J].赤峰学院学报 (自然科学版) , 2015 (03) :142-144.
高校档案室工作计划范文第2篇
教育部和国家档案局根据档案法和有关规定, 制定了《高等学校档案管理办法》 (以下简称《办法》, 即中华人民共和国教育部第27号令, 自2008年9月1日起施行。该法规颁布后, 高校档案工作各方面都有了相应的进步和改善, 但是《办法》并没有对高校工作起到根本性的作用, 其约束力有限, 根据目前高校档案部门的实际情况来看, 《办法》的内容贯彻实行到位的很有限。
(一) 管理体制不健全。《办法》第四条可以看出:教育部、教育厅由上至下主管高校档案工作, 然后国家档案局、省级档案局由上至下负责指导高校档案业务工作, 而高校的档案工作由校长领导, 分管校领导协助。
但是从笔者的工作经历和近年来对高校档案工作的了解来看, 以上相关规定在高校的执行情况是各有差异。教育部门和档案行政部门对高校档案工作很少进行建设性的指导工作, 通常只是档案行政部门对高校档案业务工作进行象征性的定期检查, 而且检查工作只是表面的, 很少到高校实地进行考核、指导, 事实上档案局行政部门对高校档案具体业务工作并不十分了解, 各级综合性档案馆的业务和高校档案业务也有很大差别, 要说档案局对高校档案工作进行业务指导, 实际上是“空话”, 并不能对高校档案工作起到实际的促进作用。实际上是没有专门的管理部门管理高校档案工作, 没有专门的部门进行业务指导。笔者所在的广西区各个高校、企事业单位的档案工作虽然由档案局的一个处室进行业务指导, 但是实际上他们无法进行具体的建设性指导, 他们大多并非专业出身, 还肩负着其他的工作, 而且对各个单位的情况并不熟悉, 也没有经常性走访调研, 每年的档案目录检查也基本流于形式, 这对于高校档案工作的发展没有实际帮助。档案工作只能是原地踏步, 毫无作为。
此外, 高校的校长一般是不“领导”档案工作的, 对档案工作知之甚少, 最多由一个分管领导负责一些相关的行政事务。笔者所在的大学, 校长是不负责档案工作的, 自治区档案局只是每年对各个高校的档案目录进行例行检查, 然后进行评比, 但是几乎所有学校每年都是“优秀”, 没有任何意义。平常档案局也几乎很少与高校进行沟通, 谈不上具体的业务指导。事实上档案局对学校档案工作并不了解, 所以无法做真正意义上的“指导”。同时因为缺乏硬性、严格的考核制度和监督机制, 高校对档案法律法规的执行程度极其有限, 对很多事务可做可不做, 没有严格的约束力。因此, 这样的一种管理体制对高校档案工作起不到实际的促进作用。
另外, 高校档案管理办法颁布后没有及时进行修订, 高校档案实体分类法还是80年代修订的, 如今已经过去30多年, 没有重新修订, 30多年时间社会发生了翻天覆地的变化, 很多归档要求和范围早已不能与现实相符合, 应该随着社会现实的发展而实时更新, 可是似乎没有相关的部门去关心这个问题。高校档案的归档只能是各自发展, 参差不齐, 自己摸着石头过河, 像是大海里的小船, 没有导航的指引。在平常的档案工作中, 其实经常碰到一些文件不知道该分到哪个类别的情况, 而且很多文件材料的保管期限不合理, 比如财会凭证要求是保存15年, 但是从现实工作中看, 不到15年就销毁, 应该延长期限。
(二) 档案馆 (室) 职责未按照《办法》落实到位。《办法》第八条对高校档案机构的安全管理职责进行了9个方面的细化和明确, 这些职责既包含了行政事务, 又有具体的业务职能。档案馆 (室) 的主要职责本是业务方面, 而这些属于行政机构的管理职能而不属于非实体管理机构的职责却赋予了档案馆。《办法》既然将行政机构的职责赋予了档案馆, 也应该明确与其相匹配的机构性质和职级。但是, 现在的高校档案部门大多是被定为教辅部门, 更多的是挂靠校办, 根本没有行政权力。规模大的高校成立了档案馆, 规模小的设立综合档案室。档案馆能否独立设置全在于校领导对档案的认识程度和对档案工作的重视程度。档案室级别的档案部门一般只是校长办公室的一个附属科室, 其人员或最多一人, 或是校长办公室其他岗位的人员兼职, 而且在办公室工作繁忙时节, 档案室的人员均会被抽调帮忙, 自己的档案工作都得靠边站, 过后自己加班再做完。另外, 因档案馆 (室) 一般被划为教辅单位, 没有行政执行力, 在各种档案事务和业务工作中是阻碍多多, 连基本的归档工作都感到十分艰难。这种状况在高校中是普遍现象。
(三) 法律规范描述不严谨、缺乏追责条款。《办法》中诸多的条款是“应当……”, 如第十条“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。”第十三条“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员, 应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生, 保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇, 并可以按照有关规定予以补助。”第十四条“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度, 定期布置、检查、总结、验收档案工作, 明确岗位职责, 强化责任意识, 提高学校档案管理水平。”还有第二十一条、第三十二条、第三十五条、第三十七条、第三十八条等都有“应当”等类似的字眼, 可是这样的“要求”没有约束力, 领导可以根据自己的理解和态度来确定是做还是不做, 而且“不做”没有任何的不良后果产生, 不用承担“不做”的责任。
二、高校档案部门处于尴尬弱势地位
虽然《高校档案管理办法》是指导高校档案工作的法律规范, 但是《办法》中的规定没有赋予高校档案部门足够的行政执行力, 事实上是赋予了行政和业务双重职能, 但是高校实际只在实施业务方面的职能。大多数高校档案馆被定为教辅部门, 档案室甚至只是校长办公室的一个下属科室, 而且档案部门的人员经常要作为校办的后备力量, 要分担校办的部分工作。在各种评选优秀、福利分配方面档案部门都是被忽略的。例如笔者所在的大学档案馆在每年寒暑假都要参加校办值班, 经费使用、优秀评选等各项事务都是算作校办的下属部门。档案馆在每年的归档工作中举步维艰, 催促归档是一个“头痛”的问题, 因档案馆没有行政权力, 加上档案馆的地位低下, 不被重视, 档案工作的开展和发展受到很大牵制。另外, 档案馆没有专用经费项目, 与校办合在一起, 馆长没有签字权, 无法自主发展, 业务培训, 在职学习等都受到限制。
三、档案部门没有明显经济效益, 且社会效益无法快速体现
档案的收集不能产生任何看得见的经济利益, 且在长时间内是看不到实际效益的。在追求短期内利益最大化的经济时代, 效益总是被摆在第一位的。在高校, 科研和教学体现了一个学校的地位和水平, 被作为评价一个大学的重要指标。而档案工作无论是在关键时候起了多大作用, 为学校发展提供了多少有用素材, 这些都不会作为一个高校领导能够重视档案工作的有利条件。在高校本科教学评估等工作的考核指标中, 从未把档案工作作为其中之一。
四、人才匮乏
高校档案部门通常被认为是养老的地方。过去经常是安排老弱病残或者家属的地方, 就算现在已经渐渐有了硕士研究生等高学历的档案学专业人才, 但是他们的到来并不能长久, 往往过几年就被其他部门“挖走”。档案馆 (室) 的领导职位也通常是安排即将退休的。给人感觉就是“等着退休”, 不需要再“操心”, 不需要再发展。在档案部门的领导迫于条件限制, 即使想大有作为, 也“无力施展”, 只能都是安于现状。这造成几乎没有人愿意来档案部门, 或者只是作为“跳板”, 年轻人更加因为考虑长远发展, 不愿意“久留”。这些造成档案部门缺乏稳定的专业性人才, 特别是要逐步走向数字化、信息化的档案, 更缺乏计算机和档案专业等相结合的复合型人才。笔者所在的高校档案馆内男性年轻专业人才只有一名, 而他是经常被借调的首要人选, 也是其他部门想“挖走”的人选, 从他自身发展来看, 当然是不会长期任职在档案馆。
五、档案工作者待遇低下, 工作热情不高
档案部门一般是教辅部门, 也是典型的“清水衙门”, 没有任何创收业务, 也没有独立的经费。档案工作者的工资待遇都是固定不变的, 需要晋升职务基本只有专业技术这一条路可走, 但是档案工作的繁琐杂碎对于很多人特别是年轻人来说, 都是枯燥无味的, 而且做多做少都一样, 这样造成对工作的积极性很低, 因为“业务工作做得再好不如一篇高水平的文章来得实在”, 因为评上职称得以晋升工资。另外, 在很多方面无法受到学校重视, 和其他部门相比总感觉“低人一等”。
六、领导对档案认识不到位
档案部门在很多外人甚至是领导们的眼中, 远不及学校的教学、科研等工作重要, 不用花太多的人力、物力和财力在档案工作上, 能够应付日常的需要即可。
笔者所在档案馆虽然有上级编委文件认定校档案馆属于副处级教辅部门, 但是一直以来领导并不完全按照文件执行, 一直“挂靠”校办, 不给予独立设置。而与档案馆同级的学报编辑部却是给予了完整的认同。档案馆虽挂靠校办, 但是实际工作中是被作为下属部门, 这实际上降低了档案馆的地位。另外, 在档案馆的日常相关事务中, 领导通常不太在意和支持, 如报预算时, 领导不认为扫描仪、照相机属于档案工作的必需品, 觉得没有必要购买, 这实际上也限制了档案馆的业务发展, 同时也打击了档案工作者的积极性。档案工作虽比不上教学重要, 但是领导太厚此薄彼, 认识不到档案工作的长期性、历史性作用, 对档案工作的发展起不到积极作用, 只能安于现状, 停滞不前。
七、科研薄弱
在高校, 科研是评价其发展水平的重要指标之一。特别在笔者所在的医科大学, 科研更是学校尤为重视的部分。而在这里学非医学专业的老师都是处在科研的边缘地带, 与专业性强的医学者相比, 似乎没有那么重要, 而要在文科方面做出什么惊人的科研成就实属可能性不大, 对于档案如此冷淡的专业更加难以在科研方面有所建树, 和医学也难扯上关系。科研能力的强弱直接影响到个人的职位升迁。尽管学历在现在有很大改观, 逐步引进了硕士研究生, 但是迫于现实的情况, 即使是有学历, 但是在医学为重的大学, 档案专业难以在科研上有所建树。这样档案工作者即使工作做得再好, 也难以得到晋升机会, 只能默默无闻。
高校档案工作相对其他中央和地方综合类档案馆, 有许多的不同之处, 相对发展滞后。笔者认为, 高校档案工作要发展, 最重要的是需要高校领导的支持, 这需要领导对档案工作的正确认识;其次是需要档案工作者增强自信心, 认识到档案工作的重要价值, 从而能够全身心积极认真投入到档案工作中。总之, 高校档案工作任重道远, 需要多方面的努力, 才能使其走上一个新的台阶。
摘要：高校档案工作目前虽然有很多进步和改观, 但是发展缓慢, 很多方面出现“瓶颈”。笔者针对高校档案工作的突出问题, 结合实际工作中的亲身体会, 论述高校档案工作中的问题。
关键词：高校档案,瓶颈
参考文献
[1] 胡波.《高等学校档案管理办法》实施手册[M].中国高等教育出版社, 2008.
高校档案室工作计划范文第3篇
摘 要：随着全国高校教学质量评价的提高和高校教学质量报告的编制，越来越多的人重视高校档案管理，对高校质量提出了更高的要求。高校档案管理是一系列收集、整理、保存、提供和利用整个学校宝贵档案材料的管理活动，涉及系统的制定、机构的管理以及对于人员的管理。本文以牡丹江师范学院为例，进行了相关背景的阐述，并对其进行深入研究，了解高校档案管理现状，从中找出档案管理中存在的问题，提出与之对应的对策，以促进其更好的發展。
关键词：高校;档案管理;牡丹江师范学院
近年来，我国高等教育的快速发展令人欣慰。政府对教育的重视程度不断提升，近几年随着高校基础建设规模的提升，其整体办学条件在不断进行优化，这也使其对档案管理的整体要求不断提升。在本世纪初我国高等教育体制改革后，高校教育体制不断完善，部分高校在此前提下进行了兼并，这也使得高校档案管理工作愈发复杂。由于档案管理的性质使其在高校管理的过程中非常容易被忽略，在这样的情况之下加强基础设施档案管理，通过这样的方式促进高校中对于档案管理的优化与实施能够更好的进行档案作用的发挥，进行档案管理的规范化实施可以说是刻不容缓。高校档案馆是收集和管理大学教学和科研成果，传播档案信息，为教学和科研提供原始证据以及保持历史真实面貌的重要基础。档案管理是高校管理的重要部分，是大学建设和发展中不可或缺的基础性工作。随着我国高等教育的普及和快速发展，高校的办学规模越来越大，办学条件日益改善，科研实力逐年提高，因此也生成了越来越多的文件。其中，有许多科研项目和学术论文具有很高的学术研究和技术开发价值。做好高校档案管理工作，让其可以更好地为学校的科研工作的发展提供助力，对促进学校的长远发展具备十分重要的作用。基于这样的因素需要对高校档案管理问题与相关对策进行较为深入的分析。
一、高校档案管理现状——以牡丹江师范学院为例
1.高校档案保存情况
通过了解发现牡丹江师范学院实现了仓库收集、检索管理以及整理分类与综合办公几个板块的管理，从整体角度来说其现代化的办公设备较为全面，并且进行了防火与防盗系统的配备，安保人员需要对档案管理进行监控，非档案管理人员不得随意的进行档案馆的进入，在进入档案馆的时候需要进行相关事宜的登记，并对其入馆目的、时间以及出馆时间进行登记、查证。在牡丹江师范学院的基础设施档案保存方面，除特殊载体外，大部分档案蓝图都存放在档案箱中。对于底图档案其整体来说储存条件要比蓝图好一些，是用专用的牛皮纸袋进行存放，之后放在专用的底图柜之中，整体来说存储环境更好。目前来说牡丹江师范学院已经对档案馆进行了一定的优化，对所需归档的档案基本都能做到装订、组卷、装盒和归档问题，同时也做到了防虫、防潮、防火与隔热，使牡丹江师范学院的档案管理仓库保存条件较为合理。
2.高校档案的现代化管理情况
档案管理人员需要对档案分类整理归档、有序进行存放以方便后期翻阅查看和追踪。在牡丹江师范学院中保存的档案类别有行政、党群、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财务、声像、实物、人事等12大类档案，内容涵盖广泛，种类繁多，而且要求存档时间较长，以至于在后期翻阅或查找起来比较困难，这时就需要借助科学的、现代的管理模式进行分类汇总和存档。在牡丹江师范学院中虽然采用了信息化归档形式，但是信息化使用不完全，没有对相关人员进行深入的信息化培训和讲解，使其对信息化档案管理的了解比较肤浅，其功能的使用受到限制，不能很好的为档案存档及查阅提供技术性的支持，同时也缺乏解决问题的能力。信息化系统使用中更新或升级不及时，不能跟上现代社会发展的步伐，给后期的存档翻阅带来了不便。
3.高校档案管理人员情况
据了解牡丹江师范学院档案人员的学历基本都为研究生毕业，学历水平与以前相比有了明显提高，这也说明牡丹江师范学院档案管理人员的整体素质有了一定的提升，档案管理工作对于员工的要求也在不断的加强。在目前来说其需要具备较强的专业性，并且其对档案管理人员的要求较高，不仅仅需要具备高超的业务素质，还需要具备良好的档案管理经验，同时在这一基础上，需要保障档案管理的完整性与有效性。牡丹江师范学院档案管理人员从学历和专业水平上基本符合要求，但是没有标准的培训流程和缺乏必要的培训提升渠道，没有持续的知识输入，就难免会与时代脱节，不能给学校档案管理工作带来建设性意见。
二、高校档案管理存在的问题
1.标准化、精细化管理模式需要加强
科技不断发展使得高校相关设施与环境不断完善，牡丹江师范学院也是如此，其目前来说已经将计算机技术引入到相关档案的管理方面，并且进行了现代化软件与管理设备的使用，逐步形成了文件管理的信息化。但是面对庞大的存储库和各种需要归档的资料，如果没有一个标准化的工作流程，在后期工作中分工不明确或者流程繁琐不标准，难免会出现一团乱或者档案管理人员经常加班的情况，只有制定一套精细化的管理流程，严格按照流程执行，在面对如此庞大的工作量时，相关工作人员才能有条不紊地进行整理归档翻阅查看。同时还应该建立精细化、标准化的交接流程，因为数据库针对的是整个学校的存储，自然会有来自各个部门的资料都汇集在这里，如果缺乏必要的交接和流程指导，也会给工作带来不必要的麻烦。比如，存档人员拿过来资料，恰巧碰到档案管理人员比较忙碌或者没在座位上，不能口头进行交接，也会给后期存档带来麻烦。信息化时代的到来让我们的生活更加方便，牡丹江师范学院可以充分发挥信息化的优势，充分利用信息化软件的扩展功能，实现信息的同步化、可视化，如存储资料的状态、年限等等在信息化系统中明示出来，以方便大家在后期查找时一目了然。高校档案管理工作是一个较为系统的工程，其在进行工作的过程中必然会涉及到很多的信息，其包含党政信息、教学信息以及基础建设信息等方面，需要牡丹江学院的档案管理人员不断与时俱进。
2.档案管理制度不健全
想要进行档案管理体系的良好开展需要进行档案管理制度的制定，近几年我国进行了多个档案管理法规的颁布，如《档案法》《普通高校档案管理工作办法》等，这些法律法规的出台能够对高校档案管理进行一定的优化。引导并规范档案管理行为，从而对学校档案管理制度进行优化，但是就目前来说牡丹江师范学院档案管理制度依然存在很多的不完善，其各个管理部门之间无法进行良好的沟通，档案管理之间存在脱节。指导制度和监督制度有保障，档案收集资料不全;各高校未记录每学期的教研、招生、毕业等工作会议;牡丹江师范学院目前来说没有对学籍进行较为良好的管理，不同部门对于學生社会实践活动的记录存在一定的不一致，无法及时对学生的相关信息进行跟踪，缺乏良好的档案管理制度。同时，其部分档案管理工作存在不严谨的情况，甚至存在随意乱抽档案资料、借阅不归还、缺乏必要的档案保护制度和措施等不良现象。
3.档案管理人员专业素质待提高
档案管理是一项具备较强政策性的工作，也是一项专业技术要求很高的工作，档案工作者需要具备良好的道德素质，并且需要具备良好的职业素养，这样才能胜任档案管理工作。由于牡丹江师范学院不重视档案管理工作，因此没有配备更多的专业人才，没有系统地学习和培训档案专业，目前高校档案管理人员的专业水平不高。目前，高校档案管理团队普遍存在知识结构、职称结构和年龄结构不合理的现象，这也使得教育水平与专业素质无法满足新时期进行档案管理工作开展的需要。目前很少有专业人员能够进行档案内容的熟悉，对档案信息进行深入的研究与开发，导致高校档案馆由于缺乏生命力、效率和服务而发展缓慢。由于人员素质不高，使得档案工作无法充分发挥作用，造成档案资源和工作时间的极大浪费。高校档案管理人员的职称大多数为初级和中级，档案专业人员的高级职称很少，这限制了高校档案管理水平的提高。在高校快速发展、信息技术不断更新的今天，高校档案管理人员不仅要掌握档案专业知识，还要精通计算机信息技术，同时也需要全面了解档案管理和信息技术。目前来说牡丹江师范学院人才配置情况不符合高校进行档案管理的需要。同时，现有的档案管理人员大多年龄较高，所以其整体对于先进知识的接受程度相对较低传统的观念无法跟上时代的需要，部分档案管理工作人员稳定性不足，存在较高的人员流动问题。考虑到很多工作人员在档案管理部门申请职称或升职的机会较少，在岗的档案管理人员基本上随时准备换岗，工作上不能安心。
三、提高高校档案管理的对策
1.管理技术手段优化
随着时代的飞速发展，高校逐渐认识到进行档案管理的重要性，在这样的前提下，高校需要对档案管理进行深入的重视，在这一过程中需要进行档案管理要求的明确，并积极地进行先进技术手段的引入，从而进行档案管理工作环境的优化，并进行服务质量与服务效率的有效提升，使其能够最大程度的进行档案管理。与此同时，需要进行档案资源的充分利用，从而适应知识经济的发展，将数字技术、信息技术等技术运用到对于文件的信息开发与管理方面，从而更好的提升文件网络覆盖率。高效率的文件信息管理需要进行文件管理与服务功能的充分发挥，从而实现文件的综合管理。学校需要充分进行信息数据库的管理，从而将信息存储方式的改变，尽快实现档案信息资源的共享，提升交流与沟通能力，保障档案信息的真实性与有效性，使其能够方便用户的使用与查询。
2.完善档案管理制度
（1）完善档案管理职能
档案管理工作需要具备全面性、安全性与规范性。同时，还需要适应高校和社会发展的需求，注重档案管理的现代化和科学化。高校档案管理工作如今已经不仅仅是进行资料的收集与管理，需要遵循高校档案管理的整体发展方向，对高校档案进行整体的研究，对档案信息进行分析。进行档案信息开发是其中的重中之重，同时需要进行其管理职能的完善，将办理重点从存储逐渐向开发重组与创新进行发展，使现有档案信息的潜力得到充分利用，进而实现档案管理的根本转变。
（2）加强档案服务职能
高校的档案管理是为大学与社会所进行的服务，是进行档案管理的最终目标，在这样的情况下要进行文件服务功能的优化，将文件服务放在工作的首位。让其能够更好地进行档案管理的发展。集中在为高等学校的教育科研和社会服务上，以扩大高校档案管理的发展空间。
（3）建立档案教育职能
档案教育是进行档案服务的良好体现，但是其与档案服务存在一定的差异，档案教育是进行档案管理的外部支持，档案管理组织的教育职能体现在对于舆论宣传的提升与对学生档案意识的提升方面，档案教育能够使用多种方式进行呈现，促进高校档案管理的发展，从而展示档案信息资源的发展成果，并向教师和学生们介绍档案管理的重要性。从高校图书馆开设文献检索课的实践中汲取教训，提升档案知识与进行档案利用方式的传授，同时需要进行大学生档案遗失的提升，对学生档案利用方式进行优化，这样必然大大提高大学档案管理的效率。
3.加强管理人才培训
随着时代的不断发展，人力资源逐渐成为生产力的第一要素。为了提升高校档案管理水平并实现科学化与先进化的管理需要具备高素质的人才队伍，这些都对档案管理工作者提出了高质量的需求，档案管理不仅仅是一项政治工作，更加是进行国家真实面貌的事业。档案管理工作者必须具有高政治素质、高职业道德、热爱档案。具有敬业精神，遵守职业道德为基础，使用扎实的档案管理专业知识与专业技能对档案管理进行优化，档案管理工作者需要具备敏锐的洞察力，并需要进行信息的开发，具备一定的创新精神，所以对档案管理人员的优化需要从年龄、学历与专业等方面，建立一个高素质的档案管理团队，这也是档案管理水平进行提升的重要保障。档案工作者的素质培训是有效提升高校档案管理水平的有效保障，在这样的前提下需要将其列入到高校的人才管理计划中去，从具体角度来说，需要进行其整体培训制度的优化，也是进行档案管理的一部分，档案管理制度化是档案管理工作者的保障，需要建立良好的培训机制，从而保障培训质量。档案管理部门要建立相应的考核机制，以激发档案工作者参加培训的积极性，主动性和有效性。相关部门应该成立一个工作小组，互相帮助，互相学习，互相弥补，使其能够在实践中了解问题，解决问题，对档案管理进行优化。
四、结论
高校的基本建设离不开基础设施档案，其能够反映出高校的整体建设历程，能为高校建设提供良好的根据，档案管理是高校中的基础工作之一，高校发展的过程中需要其发挥良好的作用。当前高校管理与档案管理所面临的问题是如何建立高校档案管理体系，使其能够在新平台上发挥良好作用，更好地为高校档案管理进行工作。高校中进行档案管理工作还需要结合实际，对其存在的问题与对策进行良好的分析。以促进其更好的进行发展。
参考文献：
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（作者单位：牡丹江师范学院档案馆）
基金项目：黑龙江省高等院校档案学会一般课题，课题名称“在校园文化建设中高校档案文化服务可及性研究”项目编号：HGDK2020-16
作者简介：丛迪阳（1990-），女，汉族，黑龙江人，研究生，中级馆员，研究方向：档案管理。
高校档案室工作计划范文第4篇
一、高校档案工作现状
(一) 学校各级领导高度重视。一直以来, 高校各级领导对档案工作给予了很大的关心与支持。档案一般由一名校领导分管, 成立档案馆或档案室, 配备相应的专职人员, 档案经费专款专用。档案工作被列入学校工作的年度计划和总结, 各级领导经常现场调研, 定期了解档案工作情况, 及时解决档案工作中遇到的实际困难, 确保档案工作所需的人员、经费、设施和设备到位, 档案工作不断发展。
(二) 强化督导和培训。高校有一套健全的档案工作网络, 建立了较完善的学校、单位 (部门) 、兼职档案员三级档案管理体系, 为做好档案工作打下了坚实的基础。为保障档案工作网络的规范有序, 高校有意识地加强对专兼职档案员的督导和培训。专职档案员定期参加档案行政管理机构举办的业务培训, 更新工作理念和管理方法, 掌握最新的档案技术。对兼职档案员则是年度培训和随时指导相结合, 培训档案有关知识, 对档案资料的收集、鉴定、整理、利用等业务进行手把手的辅导。
(三) 推行“前端控制, 全程管理”理念。所有文件资料在发文盖章时, 均保存一份正稿、签发稿和草稿, 文件资料年底以部门为单位进行汇总、立卷、录入档案系统、移交、归档。对于科技项目档案或专项业务档案, 则推行“四同步”管理, 项目结束或竣工后归档。集中收集与平时收集结合的方式, 保证了学校产生的有保存价值的文件资料收集齐全。整理方面, 按照高校档案分类法, 准确分类, 整理有序, 装订美观, 安全保管。
(四) 积极开展档案利用服务。档案工作始终围绕学校中心工作提供优质服务。如:提供大量涉及学校定位、财政拨款、人员定编等档案文件, 维护学校合法权益, 有效解决债务、产权等各种纠纷;协助纪检、监察处核查各部门处级干部签署合同和经手的规章制度;为学校周年庆典、人才教育教学评估等工作提供参考和凭证资料;查阅学籍档案提供学历认证, 为历届毕业生提供核实学历、学籍证明等等。档案工作为师生提供了大量的查阅服务, 成为了学校工作不可缺少的参谋助手。
(五) 加大档案资源编研开发。档案编研一直是高校档案工作的重点之一。高校一般有组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等基础编研资料, 学校特色编研资料和专题材料、发文汇编等等。档案部门认真总结档案编研经验, 在学校范围内征求意见, 分析需求, 有针对性地开发档案信息资源, 编纂新专题。档案编研在学校人才培养、科研和社会服务中发挥重要作用。
(六) 积极推进档案信息化建设。档案信息化建设是提高档案管理质量和水平的重要抓手, 也是时代发展的要求。高校通过购买或合作开发档案管理系统, 档案目录电子化率达100%, 近年来许多高校开始实行OA办公, 电子文件即时归档。而且, 学校对存量档案进行数字化扫描, 逐步实现全文网上检索利用。
二、高校档案工作存在问题
近年来, 高校档案工作取得了较大的发展和进步, 然而, 在新形势下, 高校档案工作尚存在一些问题。
(一) 档案制度有待完善。高校档案收集范围和档案保管期限的相关规定, 需要重新定义和修改。专职人员岗位职责考核制度、兼职人员岗位职责和依法治档制度、档案工作依法检查制度、档案信息安全管理制度等有待建立和完善。
(二) 档案意识有待加强。存在档案意识淡薄、责任心弱的现象, 有些重点项目建设未能与档案工作做到“四同步”, 部门预立卷制度执行和开展较难。
(三) 档案信息化建设有待加快。学校档案信息化建设虽取得了一定成效, 但电子文件的归档管理、党群、行政类永久保管的档案扫描工作尚未启动, 学籍档案数量庞大, 数字化扫描进度慢。档案全文数据网上检索利用尚需权限, 并未全面开放。
(四) 档案信息资源整合利用不够。校内部门之间缺乏系统协调意识, 各个部门的信息化各自为政, 采用的软件系统不一致, 数据标准不统一, 缺乏统一的信息资源管理平台, 导致校内大量数据的重复建设和资金浪费, 形成多个“信息孤岛”, 资源无法共享, 也增加了以后档案数据兼容、对接和归档的难度和成本。
三、高校档案工作持续发展的对策
(一) 开展档案规章制度的废、改、立工作。认真贯彻落实《意见》有关部署和任务, 高校要进一步开展档案规章制度的废、改、立工作, 修订各类档案制度, 制定档案信息安全管理及档案管理应急预案, 建立专兼职档案员岗位责任制及奖惩制度, 建立健全检查、考核、评估制度等。
(二) 重视档案的形成积累, 做到“四同步”。继续加强对档案工作的领导和重视, 把档案归档工作列入单位 (部门) 岗位责任考核范围, 纳入相关人员的工作职责。重大基建项目、教学评估项目、科研课题、研究项目等要严格做到“四同步”管理, 逐步规范文件档案材料的形成、积累、收集和整理工作。
(三) 持续推进档案信息化建设。按照高校档案信息化建设方案的规划, 档案信息化建设与学校信息化建设同步发展, 档案管理系统与OA办公系统无缝对接与整合, 加强电子文档的收集、管理, 加快学籍档案、党群、行政类重要档案的数字化扫描工作, 持续推进档案信息化建设。
(四) 加快档案资源整合。高校档案信息资源的整合和开发利用尚处于初级阶段, 发展的空间比较大。
要统筹规划, 整体协调, 加大经费投入。按照“整合资源, 共建共享”的原则, 将学校内部所有的资源体系整合, 纳入统一的开发平台, 实行统一的技术标准, 逐步将高校教务系统、学籍系统、科研系统、设备系统甚至财务系统的数据都与档案系统对接, 真正实现纸质文档与电子文档的同步归档。对所有档案资源进行再开发、再挖掘。与此同时, 建设能够支持多方访问与个性化利用服务平台, 实现档案信息资源的开发和共享, 最大限度地发挥现有资源的作用。
(五) 优化信息化人才队伍。首先, 构建专业的技术队伍。档案管理人员除了具备档案基本知识外, 还要具备一定的计算机水平, 熟悉计算机操作、录入、网络、数据库、图像处理等方面的知识, 不断更新知识结构, 活到老学到老。其次, 强化业务培训。开展面对全校各个层次的档案信息技术培训, 重点提高师生的信息技术运用能力。再次, 借助于高校网络技术部门或外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势, 采取合作或购买技术支持服务, 优化档案人才队伍结构, 提高信息化建设的效率。最后, 多开展校际间的技术交流, 开阔眼界, 相互促进和提高。
(六) 完善档案安全管理工作。做好安全保护工作是档案最重要的基础工作之一, 高校继续强化档案安全意识, 开展安全专项督查, 加强基础设施建设, 保证档案实体和档案信息的安全、系统和完整。
在以知识和信息为主要特征的时代背景下, 高校档案工作的关键是创新, 管理创新, 技术创新, 利用模式创新。在创新中求发展, 迎接新挑战, 开创新局面。
摘要：面对新形势、新任务、新要求, 高校应从完善档案制度、重视档案形成积累、推进信息化建设、加快资源整合、优化人才队伍和完善档案安全管理体系等方面, 进一步推动档案工作的创新发展。
高校档案室工作计划范文第5篇
一、充分认识高校档案工作的重要性和必要性
档案指得是高校在其教学、教研、管理以及其他活动中逐渐积累而成的, 对于学校未来的发展具有较大价值的, 各类文字、图表、影像等文件记录。高校档案一般是在学校建立之初就已经形成, 在学校发展过程中得以逐渐丰富和完善, 属于学校发展历程的客观真实记录, 也是学校未来发展的重要参考资料。另外, 档案材料还能够作为高校升格评估的有力材料, 教育主管部门的评估委员会要对高校的具体情况有深入的掌控, 对高校的教学水平以及办学能力作出客观公正的评价, 就需要对高校的档案予以系统化、全面化的查阅。现阶段进行评估工作是国家对高校实施宏观管理的有效途径, 评估的最终结果必然会对高校的地位与社会声誉造成影响。档案材料作为学校评估升级、改革发展的重要材料, 同时也是高校珍贵的财富, 唯有努力开展好档案工作才能够确保高校的持续健康发展, 所以档案工作绝不能忽视。
二、找准存在的问题, 推进档案工作规范化
面对此次机遇, 对于档案工作来说既是一次很好的提升机会, 同时也是一次严峻的挑战。从我校的具体情况而言, 档案工作存在下面几点问题:第一是广大师生和管理者对于档案工作不重视, 阻碍了档案工作的有效开展。第二是档案工作相对薄弱, 很多有价值的资料没有及时归档, 造成珍贵资料的丢失。第三是档案工作投入较少, 软硬件配置有待加强。第四是档案管理人员专业水平有待提升, 部分档案人员不具备基本的档案管理技能, 导致档案材料不符合规范标准。面对如此多的问题, 我们要寻找出路, 找准解决的方法。笔者认为应从以下几个方面作为突破口:
(一) 强化领导监督, 完善档案工作体系。高校应当将档案管理工作纳入到学校的发展规划中来, 强化对档案工作的监管, 这也即是“三纳入”“四同步”的工作要求, 即纳入学校发展规划、纳入管理规章制度、纳入相关工作人员的职责范围。高校必须结合档案工作实际需求来设置档案管理人员岗位, 以便于负责档案管理日常工作。各个系部也应当委派一名兼职人员, 主要是对本系部的档案材料进行日常的收集、整理与归档, 让高校在日常教学教研工作中形成的档案材料可以第一时间归档, 进一步完善高校档案工作体系。
(二) 鼓励全员参与, 提高群体档案意识。在日常的工作过程中, 档案管理人员往往会存在一些问题, 比如说档案材料无法全面收集、案卷材料不完整等。这些问题出现的主要原因还是群体档案意识有待加强。高校档案管理工作的开展必须要求各方人员共同参与。全员参与能够在很大程度上推进档案工作的认识深化, 我们可以借助于教育教学评估, 让高校广大职工可以更加深入地理解档案工作的重要性, 同时进一步强化档案管理人员的服务意识。在对高校进行评估时, 高校档案管理工作应当及时、迅速、准确地为评估委员会以及相关教职工提供服务, 唯有如此才可以真正地培养档案工作人员的实际能力, 强化广大教职员工的服务意识, 让他们理解到应当通过不断调整自身定位来服务于档案工作, 才能够有效提升高校档案工作质量。
(三) 做好档案法规宣传, 健全管理制度。应当对高校档案管理工作人员强化相关政策法规的宣传, 让其能够深入学习理解《档案法》《档案工作条例》, 借助于一切可用机会来提升档案宣传力度, 如此才可以让档案人员从思想认识上和实际行动上真正配合高校档案工作的开展。另外还应当进一步健全高校档案管理工作机制, 如不同类型档案的归档制度, 档案人员考核评价制度, 档案保管借阅制度以及档案归档整理规范等, 尽可能地确保所有档案材料都可以被及时收集和整理。
(四) 加强培训, 提高档案管理人员的素质。我校的档案管理工作起步较晚, 制度不够健全, 档案管理知识也相对贫乏。因此, 建立专职档案管理团队, 提高从业人员素质是当务之急, 我们学校的档案室在办公室下设, 配备2名档案员, 从业人员年龄老化、文化程度偏低, 计算机应用能力弱, 档案管理人员不稳定、流动性大, 部分新晋档案人员对于档案工作业务的规范流程不熟悉, 同时缺少实际工作经验, 在一定程度上影响到档案工作质量, 无法符合高校评估对于档案工作的需求。因此应当进一步提升对档案工作人员的培训力度, 让其能够掌握更加丰富和牢固的专业知识技能, 落实档案规范标准, 以保证档案工作的正常开展。所以只有抓住评估的机会提高档案管理人员的业务素质, 是做好学校档案工作的前提。
三、结语
随着社会的进步, 人们对档案管理工作的要求越来越高, 不但要有文字档案还要有电子档案, 这就要求我们要积极实施档案信息化建设, 从服务方面不断创新, 将为广大师生服务当成是档案工作的出发点和着力点。总之, 高校评估的开展为高校档案工作提供了良好的发展契机, 学校档案部门应当利用此次机会, 广泛宣传, 引起领导的足够重视, 从而借机把档案工作推向正规, 使档案从此工作走向健康发展的快车道。
摘要：目前高校正在进行评估活动, 这对高校工作既是一次全面检查, 又是一次有力地促进, 档案工作抓住此机遇, 更能进一步推进其走上健康良性发展的轨道。
关键词：高校,评估,档案工作
参考文献
[1] 孙亚臣.关于高校档案工作实现信息化管理的几点分析[J].科技展望, 2016 (03) :45.