不论党政机关还是企事业单位, 大大小小的社会组织都不能没有办公室这一机构设置, 可见办公室的地位有着不可替代的作用。办公室属于一个单位的行政部门之一, 它担负承上启下、协调关系、联系各方、发号施令的任务, 是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。因此, 办公室运转的好坏、效率的高低直接影响到整个单位工作的运转。办公自动化建设是电子政务建设的重要内容之一, 是当前实现规范、高效办公的必然要求。中国热带农业科学院综合业务管理系统 (简称热科院OA系统) 是基于电子产品和计算机网络技术高速发达基础发展起来的, 通过建立公文处理、综合事务、信息统计等模块和子系统, 能极大地提高办公管理的现代化、提高办事效率效能。本文主要从热科院OA系统建设、推广、使用等工作出发, 与大家一起分享工作中的经验和做法, 并对完善OA系统建设提出建议。
一、热科院OA系统建设概况
中国热带农业科学院 (以下简称“热科院”) 是直属农业部、专门从事热带农业科学研究的国家级科研机构, 设有14个机关部门、14个科研单位和3个附属单位, 分布在海南、广东两省六市 (海口市、儋州市、文昌市、万宁市、湛江市、广州市) 。拥有国家重要热带作物工程技术研究中心、省部共建国家重点实验室培育基地、农业部综合性重点实验室等60多个部省级以上科技平台和2个博士后科研工作站。现有科技干部职工4600多人, 土地6万多亩。
由于热科院机构分布广、职工人员多, 因此建立一个节能高效的网络办公平台就显得尤为必要。为此, 热科院于2013年初启动OA系统调研工作, 3月份与海南思凡信息科技有限公司签订综合业务管理系统建设协议, 正式启动系统建设工作, 9月份试运行;2014年4月份在全院17个院属单位和14个机关各部门全面使用。热科院OA系统主要用于非涉密文件的网上审批、公示、传递, 成功解决了院属各单位多地办公带来不便问题, 提高了办公效率。系统的运行, 节约用纸70%, 文件运行周期缩短了50%。截止目前, 已有终端账号1000余个, 成为单位日常办公的核心系统。
二、热科院OA系统的建设经验
热科院OA系统自2013年建设到现在有2年多了, 回顾2年多的历程, 还是有一些东西值得与大家分享。总结起来, 主要如下:
(一) 准确定位, 合理设计。
一是准确明晰系统的框架定位。建设框架是办公自动化系统的骨架, 用来明确办公自动化建设完成后的功能。因为热科院办公地点分布在海口、儋州、湛江、文昌、万宁、广州、北京等地, OA系统的建设, 让距离不再成为问题。提高办公效率是建设办公自动化系统的最基本需求, 所以热科院办公自动化定位首先是非涉密互联网办公平台。作为国家级科研单位, 我院承担多项职能, 是否将不涉密的行政办公、科研管理、财务管理、人事管理、资产管理、基建管理、出国管理等都纳入到办公系统建设管理也是建设前期必须明确的内容, 否则建设内容不清晰, 部门分工不明确。目前我院比较成熟规范运行的主要是行政办公及日常事务管理模块, 因此办公自动化建设首先从公文收发、公文审批、日常事务审批功能建设入手建设, 其他功能待有关业务部门结合需求进行再次开发。明确以上两点后, 办公自动化建设的方向非常清晰, 不贪大图全, 便于集中精力, 在短时间内看到建设成效。二是科学确定设计思路。首先要贴近传统办公方式, 克服传统办公方式的不足。办公自动化系统建设不是把原有的文件传递、审批方式推翻重来, 而是尽可能比照传统办公程序, 运用现代的网络技术, 实现无纸化、高效化。这意味着办公自动化建设来源于传统办公, 而且只有无限贴近传统办公方式、并能克服传统办公方式的缺点的设计思路, 才能被大多数所接受。因此, 办公自动化的文件审批、日常管理设计思路都要以尽可能靠近日常工作程序, 并以最直观的方式呈现办公内容为原则。其次, 系统设计要做到固定性与灵活性的合理结合。办公自动化建设流程设计是系统建设的核心环节, 对办公内容起到导向作用, 是一座大楼的施工图。要通过流程的控制实现办公管理的严肃性和规范性, 因此对既定的管理工作要将流程固定化。但同时也要考虑多种可能性, 在非关键节点允许灵活性的处理, 两者结合起来才能将管理工作贴近日常实际。即, 对一项系统内的关键环节, 要提纲撮要, 固定必须的流程, 加入可以灵活的节点供使用人增删。
(二) 加强沟通, 做好设计。
一是做好设计沟通。系统设计, 沟通是关键。作为农业科研单位, 管理部门对办公的各个环节、细节十分清楚, 而且形成了自身的一套办事风格和语言术语。但承接办公自动化建设的设计公司是局外单位, 对此有所不知。需要联络员与设计方对每个程序、每个细节一一敲定。因为一个小小的细节问题, 往往直接会造成整个环节的运行不畅, 后续运转也会出现很多问题。二是做好术语对接。建设方使用的一般是电子计算机程序已经命名好的固有词汇。对于长期从事农业科研管理的人员, 这些词汇是生僻的, 哪怕是熟悉的词汇也有不同于字面的意思, 比如“竞争执行”“知会”“多级会签”等, 需要逐个与设计方沟通明确。当明确内部词汇的含义后, 要善于将日常工作的管理思路“翻译”为建设方常用的计算机后台设计用语, 用建设方的用语与设计方沟通, 达到事半功倍的效果。三是系统测试。系统测试是系统开发与使用的承前启后的一个重要阶段, 对发现办公自动化系统问题, 完善系统运行具有重要的意义。测试须全面, 要对即将投入使用的所用功能逐项进行操作;同时, 充分考虑每项功能的各个环节最复杂的运行情形, 尽最大可能满足所有可能性。例如发文程序, 在办公室审核后即将提交给院领导审签之前, 设想到会签、加签、减签的情形, 使用最复杂的程序测试发文程序, 能够发现各个细节存在问题, 及时完善。我院下辖17个院属单位, 各单位办公方式不同, 在测试时要充分考虑这种区别, 不能整齐划一地设定办公流程, 否则办公系统的实用性会受到影响。例如发文程序, 在建立好各单位的审批框架后, 可以在办公自动化审核的流程上尽可能赋予每个环节较多的权限, 用“文书管理”的权限进行流程之间的连接, 该功能能实现当前环节的增加流程、减少流程、修改正文、设定下个环节权限等多种功能。在环节连接处不固定下个环节的具体操作人员, 由当前环节操作人员根据本单位实际自由选择。在尊重个性的同时, 必须要实现环节的制衡, 即整个办公环节, 审核编号、签发的环节要予以固定化, 确保系统内文件规范运转, 并能及时对不妥的文件进行纠正。
(三) 化繁为简, 抓好落实。
一是要抓好OA系统培训。系统的推广使用是建设办公自动化系统的建设目的。任何办公自动化系统的建设都需要花费大量的人力、物力, 且费用较高, 如果在系统推广方面没有深入普及, 则形成了投入产出低效率, 在单位内部造成不良影响。系统推广关键在于深入广泛。要最大限度地让单位职工学会如何使用, 最直接的办法就是培训。但培训不可能让所有职工都参加, 为了巩固推广效果, 最好由本单位亲自编制图文并茂的使用手册 (区别于建设方交付给单位的系统使用说明书, 说明书是建设方用专业术语对系统适用方法的操作) , 对系统每项功能、每个环节如何使用做出细致的说明。热科院办公自动化系统培训时, 由院办公室分别编制了针对院机关和各单位适用的《系统使用手册》, 成为学习使用综合业务管理系统方法的必读内容。二是要做到难易结合。每个单位人员组成都呈现年龄差异, 且存在计算机操作水平和年龄大小呈反比的一般规律, 而且科研单位年龄较长者一般为单位中上层领导, 因此在操作上要尽量简化, 比如发文审批, 仅需掌握输入内容, 并点击“提交”或“发送”简单操作即可。把需要较高操作水平环节交由一般管理人员来操作, 并强化操作水平培训, 这类人员电脑操作水平高, 且接受新事物能力强, 能够胜任审批环节中枢流转操作。三是拓展推广落实渠道。系统推广的难点是改变职工传统办公习惯, 接受新事物需要时间过程, 因此系统推广忌讳操之过急。要调动大家使用OA系统的积极性硬件也很重要, 我们在推广办公系统时开发出APP客户端, 即安装在手机上可以实现文件的签批, 最大限度地便利领导阅批文件, 从而提高领导接受办公自动化的程度。当单位领导普遍使用办公自动化系统后, 向其他人员推广就会变得容易多了。
三、热科院OA系统的完善与思考
热科院OA系统的运行极大地提高了公文运转的效率, 为热科院政务工作高效运转发挥了重要作用。同时, 我们也看到, OA系统的建设和运行离终极目标和要求还存在一定的差距, 还需要大家一步一步去落实。
(一) 缺乏人员和经费持续支持办公自动化的后期运行。
办公自动化系统的后期维护是一个持续性的日常工作, 不断完善功能, 改进不足, 丰富功能, 才能实现其目的, 需要单位有专人负责, 并有经费支持。否则建设出来的效果会打折扣, 长期没有维护就会使OA系统便利性、高效性慢慢钝化, 从而会放弃OA系统。许多单位在OA系统建设时热情高涨, 建设成功后效果也不错, 但由于科研单位人员的流动、经费支持的变化, 考核目标的更改, 使得OA系统失去建设时具有的人财物优势, 最后影响其效率性和便利性。为此, 我们建议:把OA的后期维护作为一个单位办公室的日常工作, 给予持续性的经费支持, 由专人负责OA的后台管理、信息更新、问题收集和改进完善。
(二) 缺乏二次开发。
单位统一建设的办公自动化并不一定适合所有下属单位, 需要由各使用单位在已有框架下, 结合实际进行一些细节和小功能的二次开发。但由于办公自动化系统是自上而下推进的, 部分院属单位没有投入任何时间和成本, 一旦统一开发的系统不符合其实际情况, 就会出现弃而不用的情况, 造成办公不畅通。因此, OA系统建设完成后, 后续的二次开发和创新问题, 应该让所有使用单位参与进来, 提出需求, 不断在自身需求上丰富功能, 在统一的框架下尊重特殊性, 从而顺利推进办公自动化。
(三) 工作思路不稳定造成的办公自动化不便利。
办公自动化是对科学固化流程的认可和使用, 任何一个流程模式的建立都需要花费一定的精力和时间。当OA系统建成试用时, 不采用、不使用, 就会造成系统的闲置和资源的浪费。因此, 办公自动化应该是实现已经成熟的办公流程和方法, 探索性的工作和尝试性的工作思路要在实践工作中推行成功后, 形成统一的定论和方式, 再开发到办公自动化系统功能上, 这样就更加科学合理。
摘要：中国热带农业科学院OA系统的从无到有, 整个建设过程凝聚了开发者和管理者的不少心血。本文通过对热科院OA系统建设经验的分析和共享, 对进一步完善系统提出了建议, 为其他单位OA系统的建设提供了切实可行的办法和措施。
关键词：OA系统,经验,建议
参考文献
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