“两级管理”是高校内部管理体制的突破性发展, 这种垂直管理模式实现了管理权限的合理下移, 大大提高了各个学院的主动性和积极性, 有利于高校与学院各项工作活动的有效展开。二级学院作为这一模式的基本单位, 能够进一步发挥教学、科研、内部管理的主体作用, 逐渐成为拥有实际权限与职责的管理实体, 而二级学院办公室更是成为二级学院的核心部门和重要枢纽, 承担着向上沟通反馈、向下传达监督、横向组织协调的重要任务, 是保证高校行政管理、科研建设、学生发展等各项工作平稳运行的重要环节。二级学院办公室的功能与性质决定了其重要性, 但工作的特殊性与复杂性又使其显现出许多明显弊端, 如何切实解决学院办公室存在的问题, 以促进工作效率的提升成为高校面临的重要课题。
一、高校二级学院办公室的主要特点
二级学院办公室协助学院领导开展日常事务管理的辅助部门, 除了在学校与学院各项组织活动中起到上传下达作用以外, 还有明显的服务协调功能, 要对各项工作任务及时跟进并作出反馈, 切实解决教学、科研过程中存在的各种问题。所以二级学院办公室的工作任务较为繁重, 其重要性也显而易见, 整体工作具有鲜明的特点。
(一) 工作地位具有辅助性
二级学院办公室在学院管理系统中处于中心地位, 具有重要的窗口作用, 每天需要完成上传下达工作, 处理大量琐碎事务。整体来看, 高校二级学院办公室的作用较为广泛, 重要性较为突出, 但在整个高校组织架构中, 二级学院办公室属于基层管理机构, 与领导之间属于从属关系, 日常工作具有典型的辅助性特征[1]。办公室人员需要协调好各方关系, 明晰自己的职位与职责, 准确把握领导意图, 坚决服从领导安排, 协助领导完成学院各项事务的指挥与监督工作, 同时要为教学科研、学生管理、档案管理等工作提供支撑服务。
(二) 工作内容具有复杂性
高校二级学院作为基层管理机构, 其工作十分繁杂琐碎, 具有突出的复杂性。高校内部的职能分工相对比较细致, 通常都有几十个职能部门, 二级学院办公室承担了与上级沟通的重要职责, 需要与各个部门建立良好沟通关系, 及时传达每个部门的要求和任务, 工作点繁杂是必然现象。在学院内部, 办公室还要为日常教育教学、科研学术建设、学生管理工作而服务, 需要充分发挥后勤保障作用。此外, 作为学院主要对外窗口, 办公室还要承担接待校外访客、建立社会合作关系等事务性工作, 工作任务非常繁重。
(三) 工作管理具有服务性
高校二级学院办公室的性质与职责决定了其工作管理具有非常典型的服务性, 首先, 要为上级领导机关服务。对上级机关下达的决定、任务要尽快安排落实, 并对此相关进度、整体情况及时做出汇报反馈。其次, 要为本学院领导服务。要及时跟进学院领导交付的各项任务, 协助领导完成日常管理工作。再次, 要为广大师生服务。大到科研教学管理, 小到学生纪律要求, 都是学院办公室需要给予足够关注的工作内容, 这也是学院办公室日常工作最为繁杂的地方。所以服务思想贯穿在日常工作的各个方面。
二、高校二级学院办公室存在的主要问题
院校两级管理模式已经在高校内广泛展开, 以学院为中心的院级管理逐渐发挥出其优越性和实效性。在此背景下, 二级学院办公室成为高校体制改革所关注的重点之一, 其工作效率、工作质量对学院乃至整个高校而言都都具有举足轻重的影响作用。不过受到各种主客观因素的制约, 二级学院办公室在职能定位、队伍建设以及业务水平方面存在突出问题。
(一) 办公室职能目标不够清晰
高校二级学院办公室的工作范围十分广泛, 基本牵涉到校内所有部门和各项工作活动, 其重要性不可忽视。但在实践过程中, 二级学院办公室往往由于日常工作复杂多样而导致职能定位不够清晰, 容易引发分工不明确、责任不到位的不良后果。一方面, 高校管理运营存在明显的思想偏差。由于办公室工作的事务性较强, 很多高校将二级学院办公室看作跑腿打杂的角色, 所以其职能发挥容易受到限制和削弱, 上传下达工作不够通畅。另一方面, 院校两级存在职能交叉现象, 时代发展也会带来新的工作业务, 学院办公室容易陷入“越权”或“僵化”的尴尬境地。
(二) 工作人员队伍建设不足
高校二级学院办公室工作人员队伍建设可以说是一个困扰已久的问题了, 主要是工作人员数量与质量的双重矛盾较为突出。办公室工作千头万绪、复杂琐碎, 需要投入大量时间与精力, 尤其某些细节要求较高的工作需要反复核实调整, 工作强度与工作压力都十分明显, 但是二级学院办公室的人员配备通常在4~8个, 甚至很多还是兼职兼任, 这就使得日常工作处理的及时性和精细程度得不到有效保障。此外, 办公室工作人员的学历背景、专业水平相对较低, 主动学习、积极创新的意愿不够强烈, 工作效率和质量自然也会受到明显制约。
(三) 业务能力有待提高
在实践过程中, 二级学院办公室的业务能力明显不足, 日常工作往往处于被动状态, 虽然办公室处于从属地位, 具有典型的辅助性, 但是工作中也需要以积极主动的态度实现自我创新、自我突破[2]。当前很多学院办公室的工作主要围绕各种会议、文件展开, 对上级行政机构下达的命令和任务基本只是向下传递相关信息, 对具体的工作指导和问题处理没有过多思考, 也缺乏相应的计划和组织, 尤其面对时代发展背景下产生的新业务, 基本没有参与、开拓的意愿和能力, 整体工作水平难以有效提升。
三、高校二级学院办公室工作管理优化
当前高校二级学院办公室暴露出的问题比较棘手, 也影响到了日常工作、管理的效果发挥, 但学院办公室在高校和学院运行发展过程中的重要性和积极性不能因此被忽视。针对出现的各种问题, 高校应当通过制度建设厘清二级学院办公室的职能定位, 通过监督考核、奖惩激励等配套机制提高工作人员的积极性, 主动利用信息化平台提高工作的效率与质量。
(一) 明晰二级学院办公室职能定位
要想进一步发挥二级学院办公室的实际作用, 需要对其职能进行准确定位, 以保证在开展工作的过程中目标明确、权责清晰。首先, 要确定学院办公室的整体地位。在高校组织架构中, 二级学院办公室属于基层管理机构, 主要负责院校之间各项工作的组织协调。在学院内部, 办公室属于核心部门, 是联结各项教育教学活动的中心与枢纽, 也是重要的对外窗口和后勤保障。其次, 要明确二级学院办公室的主要职责。办公室的工作应当兼顾对上级机构、学院领导和广大师生的服务作用, 尽量避免过于侧重教学管理、科研学术等内容。
(二) 完善监督考核配套机制
当前多数高校在实行院、校两级制度的过程中都制定了相应的规章制度, 尤其院级单位根据自身发展实际设置了较为具体的实施细则, 这对推进院校两级管理制度具有积极意义, 不过二级学院办公室在制度建设方面依然有许多改进工作值得注意[3]。办公室工作人员容易产生得过且过、应付了事的态度和情绪, 需要通过良好的监督考核以及完善的激励措施来提高其工作积极性和主动性。在明确责任主体、划清工作范围的前提下, 每个人需要达到怎样的工作目标、相应可以得到什么样奖励或惩罚, 都应当作为一种管理手段存在于日常工作之中。
(三) 加强办公室信息化水平建设
高校二级学院办公室工作量庞杂与工作人员数量有限之间的矛盾, 已经成为制约办公室工作效率提升的重要因素之一, 在精简机构、减少冗余的办公发展背景下, 通过增加工作人员数量来解决这一矛盾显然是缺乏现实基础的, 所以加强办公室信息化建设成为必然选择。信息技术和网络技术的发展, 可以解决大量重复性、固定化的工作任务, 比如利用办公自动化管理档案信息、导入各项管理数据, 利用新兴媒介平台完成宣传、采购等工作, 依靠社交软件下发通知、管理学生, 都会打破时空限制, 提高工作效率。
四、结语
高校实行院校二级管理模式是高校发展的必然选择, 也是高等教育改革的重要探索, 其积极意义已经得到广泛认可。针对二级学院办公室工作和管理过程中暴露出的缺点, 我们必须认识到这不仅是一种静态存在的现实状况, 更是一个会不断衍生新问题的过程。无论这些负面情况是高校历史遗留问题, 还是在扩大规模、深入改革过程中显露的新状况, 根本上都是高校管理体制、运行机制、外部建设等方面出现了偏失, 需要高校正视发展问题, 坚定改革决心, 从而实现高校跨越式、内涵式发展。
摘要：随着高等教育改革工作的持续推进, 管理体制不断优化创新, 院校两级管理制度成为高校重要的管理模式, 二级学院办公室拥有更大的管理权限, 承担了更多的工作和任务, 也暴露出了更加突出的问题与矛盾。本文分析了二级学院办公室的主要特点, 总结了日常工作中存在的典型问题, 在此基础上提出了优化二级学院办公室工作的思路与策略。
关键词：高校管理,二级学院,办公室职能,工作优化
参考文献
[1] 刘伟.新时期加强和改进高校二级学院办公室工作的思考[J].教育教学论坛, 2012 (2) :175-176.
[2] 杨德斌.关于新形势下提升高校二级学院办公室工作水平的思考[J].西部素质教育, 2017, 3 (10) :17-18.
[3] 秦悦悦.高校二级学院综合办公室职能特点及工作创新途径研究[J].科教导刊, 2015 (4) :16-17.